淺議高校如何更好地利用科技檔案

高桐

【摘要】本文闡述了醫藥類院校科技檔案的重要性，通過對醫藥類院校科技檔案收集、整理、利用等方面現狀的分析，得出更好地利用科技檔案的一些方法。

【關鍵詞】高校；科技檔案；利用

高校的科技檔案是廣大師生在教學、科研、生產、基建、出版、外事等方面的活動中形成的有保存價值的資料，是集體智慧的結晶。

一、科技檔案在高校中的重要作用

（一）科技檔案對學科發展的預見性。科技檔案原始、完整、系統地記錄了學科的發展歷史，對本學科未來的發展有指導意義。高校的專業性比較強，匯集了大批資深學者、教授，每年增加的專利和科研成果反映出廣大師生的學術研究已經站到了學科的前沿位置。科學的發展是個循序漸進的過程，通過對歷年各研究方向的整理分析，可以從宏觀上綜合預知未來本學科或研究方向的發展趨勢和能達到的水平。

（二）科技檔案為學術研究提供有力支持。科技檔案能夠提供一些科研人員需要而圖書館的閱覽室、專業數據庫沒有的最原始信息，如在各種實驗中產生的原始數據、會議記錄、實驗記錄等一次文獻是不容易獲得的。收集師生在研究活動中產生的有價值的原始資料，是科技檔案工作應該加強的地方，全面系統地收集好最原始的資料，不僅為研究人員省去了不必要的重復勞動，而且為研究人員的思路、全面性、準確性方面提供了有力的支持。

二、高校科技檔案利用的現狀

（一）科技檔案管理意識的薄弱。“重管輕用”的管理理念很難適應高校教師科研工作的要求。多年以來形成的重保管、輕利用的思想，使很多有價值的資源沒有得到應有的開發。檔案的歷史價值固然重要，但歷史的價值在于對未來起到支持和指導的作用。

（二）科技檔案管理制度的不健全。科技檔案管理制度的不健全，影響了科技檔案收集的系統性、完整性和及時性。科研項目、科研工作的廣泛性使科技檔案工作的收集范圍變的很大。一個科研項目要經過準備、申報、審批、研究、鑒定及后續的成果轉化等多個階段，這就增加了系統收集的難度。部分科研人員對科技檔案歸檔意識薄弱，很多在研究中產生的資料不能完整、及時地保存和歸檔，有時找不到數據而進行重復的勞動，也影響了科技檔案歸檔的完整性和及時性，因此，要保證科技檔案系統、完整、及時地歸檔，必須要有嚴格的制度作保障。

（三）數字化程度低。許多高校由于經費、重視程度等方面的因素，科技檔案數字化一直沒有進展，紙質檔案和數字檔案并進的工作一直得不到開展，這無形中影響了檔案工作的發展，使檔案的工作處于“重管輕用”的比較原始的水平。

三、怎樣更好地利用科技檔案

（一）轉變觀念。科技檔案工作人員不僅要完整、系統、及時地收集各種歸檔資料，更應該有序地組織、整理，并積極使無需保密的資料最大限度地進行傳播利用，這是一種觀念的轉變，是對檔案工作的一種新的認識。只有把過去的單一收集、保存，變為收集、整理、利用傳播的新模式，才能使科技檔案工作提高到一個新的層次。學校應重視科技檔案人員配備和資金的投入，參與歸檔的部門和人員也應該提高對科技檔案的認識，主動履行歸檔職責，努力配合檔案人員，使歸檔資料盡可能系統、完整，營造一個良性的環境。

（二）健全科技檔案的管理制度。檔案工作應做到有章可循。具體來說，高校科技檔案工作制度中應包括科技檔案利用的工作原則、方法、檢索工具及相關信息的發布，科技檔案的保密與解密的原則、方法、基本程序，科技檔案利用的用戶范圍、手續、基本原則等，使科技檔案的綜合利用與現實需求相一致，盡可能使資源得到充分利用。

（三）提高科技檔案的數字化水平。在收集工作方面，科技檔案收集的全面性要得到保證，以便后續設立多個檢索點。歸檔部門和工作人員應在提供完整的紙質文檔的同時提供完整的電子文檔，這就對歸檔工作提出了更高的要求。在整理工作方面，分類要更詳細、更科學、更規范，利用者無需通過科技檔案工作人員的參與，能獨立獲得自己想要的信息，這就要求檔案分類的規范化，具體可以根據本校的具體情況，編目時設立多個檢索點。例如醫藥類院校，除了通常的關鍵詞等檢索點外，還可以將教師的姓名、研究方向、學院的教研室、專業等信息設為檢索點進行檢索。在利用工作方面，首先要明確說明科技檔案的政策與法規、科技檔案的分類標準，對各種保密等級的檔案做出詳細的說明，對有保密級別的檔案的申請方法、流程等。詳細介紹檔案信息的檢索方法，必要時可以開展相應的培訓。對歸檔的信息及時進行公布，力求歸檔的資源得到充分的利用。

（四）處理好科技檔案的保密性與時效性的關系，最大限度實現共享。科技檔案有很強的保密性，但科技檔案的保密性也不是一成不變的，隨著時間的推移和條件的變化，保密程度會逐漸降低。科技檔案價值的時效性也很強，價值周期相對其他檔案要短。合理地處理科技檔案保密性和時效性之間的關系，做到準確劃定科技檔案的保密級別，及時進行降密或解密，使資源得到最大程度的共享，為高校的教學和科研服務。

三、結束語

在信息經濟時代、知識經濟時代的今天，高校的科技檔案是一種有待開發的巨大的潛在資源，借助網絡、計算機等科技手段，高校的科技檔案必定會對高校的教學和科研工作乃至社會經濟的發展起到至關重要的推進作用。

【參考文獻】

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