信息環境下院校檔案管理的創新與發展

韓晶晶

【摘要】我國大多數高等職業技術學校是由中等職業技術學校升級轉化而來，學校檔案管理工作是學校管理的一個重要部分，檔案管理依然延續傳統的管理方式，存在著諸多弊端，在信息化快速發展的今天，傳統的管理方式是否需要改變呢？本文通過對當下檔案管理的現狀與信息化檔案管理進行對比分析，詳細闡述信息環境下創新院校檔案管理的必要性。

【關鍵詞】院校；檔案管理；創新

如今一所院校的地位不只是從師資力量、教學水平和基礎設施等方面來衡量，院校的軟硬件和學生檔案的管理也作為一項硬性指標來體現。隨著信息技術的發展，無紙化辦公已經成為主導，傳統的檔案管理模式也應該踏著信息化的波浪揚帆遠航。因此，檔案管理依托新環境下的信息技術提高一個檔次是我們今后發展的重要目標，合理地運用新技術創新院校檔案管理模式、開發新的檔案管理信息資源是社會發展的必由之路。

一、院校檔案管理存在的問題

（一）傳統的檔案管理模式及存在的弊端。《中國青年報》在2014年9月24日曾發表過一篇文章《傳統的檔案管理方式該改改了》。文中說：“中國青年報社會調查中心對2000多名大學生進行的調查顯示，58.8%的受訪者表示畢業辦理戶口、檔案、組織關系時遇到麻煩。”從這個社會調查中不難看出，傳統的檔案管理模式存在諸多弊端。其一，檔案都是采用檔案袋將每個人每一階段的情況以紙質的方式記錄并封存，自己的檔案自己不能隨意查看，只有學校或者工作單位在調取檔案對個人進行審查的時候才能查閱。并且個人的檔案并非由個人填寫封存，有許多的重要資料因不能及時的收集整理和歸檔而丟失，給個人造成很多不必要的麻煩。其二，傳統的檔案管理模式是以人為主，這個“人”是指管理的人員，因為檔案的具體情況本人是無法看到的，只能是采用個人申請查看檔案，檔案的管理人員幫忙查找的方式，因此真正與檔案零距離接觸的是檔案管理人員，然而，這些管理人員并沒有上級監督者，所以以前經常會有檔案改動、失真、丟失等現象的發生。

（二）傳統的檔案管理手段落伍，檔案調取困難。傳統的檔案管理都是純人工的管理方式，在檔案的存檔、管理、調取的時候相當麻煩也不安全。當計算機盛行的時候，檔案管理工作也曾與時俱進過，將檔案的管理工作與計算機掛接，借助計算機將檔案進行分類歸納，并且能夠使用目錄來檢索檔案并查閱，但是也只是起到了“目錄”的作用。盡管有計算機的輔助，但是檔案管理也只停步在分類歸納、目錄檢索的水平，在調取檔案的時候仍然是依托檔案的管理人員進行查閱，因此檔案的管理模式依然是落后的、孤立的。正因為如此，很多學校的學生檔案管理工作不到位，檔案的原始資料也受到很大的影響。

二、運用信息技術實現檔案管理現代化

（一）數字化管理檔案的意義。“以銅為鏡可以正衣冠，以古為鏡可以知興替，以人為鏡可以明得失。”人生是一場直播沒有彩排，我們的檔案就是我們的銅，是我們的歷史，是我們的目標。檔案對我們每個人來說都是非常重要的東西，在信息化如此發達的今天，應該運用新興的科學技術來輔助我們管理好檔案。以前我們的檔案運用計算機管理是孤立的，而將檔案管理數字化、信息化有很多的優點：第一，檔案數字化不用擔心紙質檔案丟失補辦等事宜，降低了原始檔案數據破壞丟失的可能性。第二，檔案數字化查閱、調取方便，大大提高了辦事人員的工作效率。第三，檔案數字化大大提高了檔案的管理水平，從以前的純人工升級成了信息化，避免了人工會出現的各種錯誤，增強了檔案管理的安全性。將檔案管理數字化、信息化，提高了檔案的利用率。例如，在傳統的管理模式下，我們如果想調取學籍信息，必須辦理各種繁雜的手續后從學校調取，在信息化的管理模式下，將我們的學籍信息全部錄入學信網，現在如果想調取學籍信息，個人登錄學信網就可以快速查閱學籍信息。

（二）切實提高信息化檔案管理的能力。信息化的檔案管理給我們提供了諸多便利，但是，要做到純信息化檔案管理還有些問題需要解決。隨著各種辦公軟件的大量使用，無紙化辦公已成為一種趨勢，目前檔案管理正處于純人工紙質化管理向信息化數字化檔案管理的過渡階段，遇到的最大問題就是建檔方式不同，之前的檔案是紙質化的，現在的信息資料都是以電子文檔的形式進行傳閱和保存的；另外，隨著高等職業院校的擴招，學生的數量急劇上升，所以目前檔案管理人員的工作量非常大，而檔案管理的專業人才又少之又少，所以這個過渡階段還會持續一段時間。對于目前這種情況，學校的教學檔案管理也受到影響，因此，壓縮非教學的信息資料，整理現有的規章制度，優先處理教學檔案是減少資源浪費的必要措施。如今，檔案管理也是社會管理的一部分，如果說傳統意義上的檔案是硬件的話，新形勢下的“誠信檔案”作為軟實力也蔓延開來。“誠信檔案”有個人的也有團體的，打造誠信是促進社會發展、構建社會和諧的硬性指標。

總而言之，傳統的檔案管理模式已經落伍，數字化信息化的檔案管理模式是今后檔案管理的必由之路。設立檔案管理相關專業，培養專業的檔案管理人才，提高現有檔案管理人員的自身素質和個人能力是各個院校的責任。作為檔案管理人員，要不斷學習新的知識，提高自己的服務能力。實現檔案管理工作的數字化、信息化、現代化是完善社會治理的重要保證。

【參考文獻】

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