信息時代高校辦公室檔案管理工作創新分析

胥靜

【摘要】信息化發展的不斷加快，對我國的檔案管理工作提出更高要求，而檔案管理的信息化已經成為我國檔案管理工作轉型升級和社會經濟發展的必經之路，可以有效提升檔案管理工作的效率，最大限度地減少對檔案管理工作的成本投入。所以，在信息化發展背景下，應該采用什么樣的方法去促進檔案管理工作的發展，已成為有關研究人員需要解決的問題。

【關鍵詞】信息時代；高校辦公室；檔案管理；工作創新

無論是在何種單位，對于檔案的管理工作都是非常重要的。檔案是企業發展階段處于核心位置的重要資料，能夠為企事業單位提供全方位服務。科學合理地進行檔案管理工作，能夠有效提升其自身可利用價值，同時，還可以輔助其他各個環節和部門之間協調工作，為高校的順利運行打下堅實基礎。縱觀我國高校檔案管理現狀，從整體分析，還存在許多有待完善的地方，追根溯源，主要是由于沒有很好的進行信息化建設。在信息化水平不斷提升的當代，合理有效地運用相應網絡信息技術，做好檔案信息的系統建設，可以在最大程度上發揮檔案應有的價值，有助于提升高校整體管理水平。

一、信息時代檔案管理工作的描述

（一）信息化檔案管理的特點。主要表現在三個方面：信息化檔案管理的進行必須遵守檔案管理行政部門制定的有關政策和法律法規。政府、事業單位和企業走向信息化的標志是實物存檔轉變成了電子存檔。信息化檔案管理和以往的實物存檔相比較具有很大的優勢，能最大限度地提升檔案管理的效率。

（二）信息化檔案管理的意義。運用信息化方法進行檔案管理工作，其最大的優點就是方便快捷，能夠通過利用計算機軟件知識對檔案進行有效收集與歸檔。如此，檔案管理人員只需要簡單地操作計算機就可以實現資料的增減與變更，極大提升了工作效率。另一方面，積極落實高校檔案信息化管理方案，可以有效促進高校發展的可持續性，節約資源和成本；當今發展過程中，高校想要快速實現檔案管理與信息化要求步伐相一致，就需提升整體管理的信息化水平，這在無形中也增加了高校的整體實力和競爭力。由此觀之，做好高校檔案管理信息化建設，不僅可以實現高效率的查閱和信息利用，更有助于促進高校整體性發展。

二、信息時代高校辦公室檔案管理工作創新要點

（一）完善高校檔案管理信息化管理系統。眾所周知，高校的主要職能在于培育國家應用型發展人才，實現教書育人的目的，但做好這些的前提條件就是有一個穩定健康的發展環境，因此，要求高?？偨Y自身發展的實際問題，合理完善檔案信息化管理系統。此外，需要對檔案信息化管理系統做好統一規劃，優化配置各項可利用資料，從整體上強化檔案管理水平。進行檔案信息化管理過程中，要嚴格依照全面性、標準性、系統性發展內容進行建設，保證已歸檔資料的全面完整。除此之外，高校還要對檔案信息化建設方面投入足夠的資金和技術支持，培養專業型發展人才，不斷推動高校整體發展。

（二）“云計算”在高校檔案信息化中的應用?，F階段，云計算已經成為聯網系統一種新型計算方式，是由多種運算技術綜合而成的，廣泛運用在各個管理領域。在高校檔案信息化管理過程中，科學合理地應用云計算內容，實現對現有數據信息的整合和歸納，有效運用目前可以使用的IT信息資源，不斷強化和提升檔案管理系統的使用性能和使用效率，不斷完善檔案管理過程中的及時性和科學性；云計算的應用，使得高校檔案管理的海量數據得到合理存儲。特別是近些年來，高校信息化管理體系和系統功能走向成熟，對于云計算的應用得到有效拓展，為檔案儲存提供大量空間，與此同時，也便于整個高校進行相應的資源儲存。

（三）做好基礎工作推進檔案信息化進程。哲學上講，通過表面看本質，這種觀念可以運用到檔案管理工作之中，高校檔案管理工作是服務于整個高校的各個部門和領域，參與到各項活動中去，因此，占有重要地位。當然，我們也不能否認在高校檔案部門以往的工作中、確實因為各種原因，導致在管理中存在一些問題，像是資料收集不完全，檔案資料缺乏完整性、可利用價值偏低等，嚴重影響相應后續工作的順利開展，導致檔案管理效果不理想。為了防止這種情況繼續惡化，利于檔案信息化建設的實施，需要完善檔案基礎管理工作，保證相應檔案資料的完整性和科學性，尤其在進行電子檔案歸檔環節中，一定要按照國家相應標準要求執行，進行統一錄入與分類；與此同時，優化管理紙質檔案，按照統一標準擺放，運用先進的數字化技術予以正確處理。

三、結束語

把信息化和檔案管理相互結合并創新，已成當今每個管理人員所追求的目標，這也給檔案管理的發展指明了新的方向。當下，我們必須解決好兩大問題，一是硬件的配套，二是軟件的投入。其中，最為關鍵的是解決人的思想問題，解放思想，與時俱進，實事求是。

【參考文獻】

[1]劉倩.信息時代高校辦公室檔案管理工作的創新研究[J].港澳經濟，2016（15）：125.

[2]肖琳.關于信息時代高校辦公室檔案管理工作的思考[J].當代教育實踐與教學研究（電子刊），2016（1）：80-81.endprint