中等職業學校檔案信息化建設研究

于偉海

【摘要】檔案管理的信息化建設是學校基礎管理工作的發展趨勢。傳統的中等職業學校檔案管理工作由于管理人員意識的薄弱和水平的不足，其管理專業水平較低，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰。本文以中等職業學校檔案信息化建設為主，闡述了檔案信息化建設的必要性和可行性。

【關鍵詞】中等職業學校；檔案信息化；建設研究

中等職業學校作為科技應用的領先場所，在檔案信息化建設方面也是與時俱進。目前很多中等職業學校在檔案信息資源、網絡硬件基礎設施和檔案信息服務及信息化技術應用的支撐條件等方面逐漸加快了建設步伐。很多中等職業學校建設了規模不等的檔案館和綜合檔案室，以信息化技術為載體對教師、學生及教學信息進行了集中統一管理，成立了專職的檔案機構進行檔案工作的信息化管理。中等職業學校的檔案管理建設主要是按照檔案類別進行分類管理，并對人事檔案、工資檔案、基建檔案、文書檔案等制定了詳細的規章制度。正是因為檔案機構的健全推動了檔案信息化建設的發展。根據教育部頒布的《高等學校檔案工作規范》《高等學校檔案實體分類法》等規定，中等職業學校的檔案管理有可參照的具體工作規范和行業標準，任何學校都要按照規定和要求進行檔案管理和建設以保證檔案工作體系的完整和科學。中等職業學校在數字資源和網絡系統的完善方面有很大的優勢，因此在信息化檔案管理過程中和教學、科研及其他檔案相關的電子文件歸檔也就更加順暢便利。目前一些中等職業學校采取了系統自動編目、檢索的檔案數據庫管理，充分利用信息傳播網絡，校園網、教育科研網等進行檔案信息化的建設。

一、中等職業學校檔案信息化建設的必要性

科技的發展給中等職業學校的各項工作帶來了便利，尤其是在檔案管理中，加強信息化建設、提高檔案管理人員的計算機應用水平是非常有必要的。檔案信息化建設客觀上需要信息化外部環境的保障，目前學校已經基本上建成了以計算機為輔助工具的檔案管理外部環境，檔案管理人員的工作環境和工作方式都隨之而改變了。信息化技術輔助下的系統公文上傳下達、資料申報審批及文檔管理業務都進行了信息化處理。檔案管理的內容都以電子數據或者圖像的方式存在，因此為了防止電子化數據檔案的流失或者損失，信息化系統管理下的檔案信息資源要確保安全有效。以教師和學生的檔案管理為例，檔案系統里與教師調出、調入、進修、培訓、退休及其他相關事宜可以在教師管理系統內操作完成。各個年級學生的入學、轉學、休學、復學、留級、退學等學籍異動信息也可以在學籍檔案管理平臺中操作完成。另外，學校的固定資產管理，如教學儀器、教學設備等都可以在檔案基礎數據庫里進行保存、檢索和查閱。很多中等職業學校已經建成了以數字化的形式采集、存儲、加工、管理檔案的工作體系，在計算機輔助下開始網絡化的信息辦公和管理，有效提升了教學、科研的工作效率和質量。

中等職業學校檔案信息化建設是現代信息技術的標志，其目的就是充分利用檔案來為學校教育教學提供更加便利的服務。和傳統的檔案管理相比較，信息化檔案管理有利于檔案工作空間的節約。傳統的檔案管理需要較大的空間來保存各類教育教學資料及人事檔案，檢索和查閱困難較大，耗費了較多的人力和物力。檔案信息化管理是根據檔案管理系統軟件，輸入關鍵詞就能輕松查閱所需檔案，有效提高了檔案的利用率。檔案信息化建設最大的優點是檔案信息處理迅速、可靠性高、存儲量大、保密性好、檢索方便。最主要的是檔案材料也更加具有系統性和規律性。

檔案管理不是簡單的收集保存，而是原始材料的集中開發和二次文獻信息的再整理及利用。傳統的手工檔案管理需要大量的人力和物力才能完成檔案信息的二次文獻信息開發，包括根據檔案內容進行分類和整理工作，都是十分繁雜的。有時候檔案的損失或者信息丟失是不可避免的。檔案信息化管理的建設大大縮減了檔案二次文獻信息加工時間，提高了時效性和參考價值。使檔案信息實現數字化，還具備了紙質檔案無可比擬的優勢，那就是可以多份復制，重復利用。只要能有效地保存檔案內容，就能保證檔案信息內容的完整性，實現檔案利用的最大化。

二、中等職業學校檔案信息化建設

檔案信息化的定義指檔案管理活動要在檔案行政管理部門規劃和組織下，將現代信息技術有效地應用到檔案管理過程中，使得檔案信息資源的處理、管理及服務更加快捷便利，有效改變傳統的檔案實體保管模式，向社會和個人提供高效的檔案利用服務。中等職業學校在檔案信息化建設方面需要遵循以下幾個原則，才能更好地達到檔案管理信息化的目標。

（一）良好的軟硬件設施建設。檔案信息化首先要有完善的檔案外部管理環境，例如計算機設備、網絡設施及檔案信息管理系統。這些外部硬件設施的建設是保障檔案信息化建設的基礎條件，只有這些外部設施齊全了才能使得檔案管理不如信息化的建設節奏。外部設施配置后要加強數字檔案資源建設的進程，例如建設檔案目錄數據庫、全文數據庫、聲像檔案數據庫等，進而完善電子檔案的歸檔、復制及保存，形成有效的穩健管理網絡，保證檔案信息的真實有效和完整。

（二）檔案信息化人才隊伍的建設。檔案管理是一門科學系統的學問，也就是說檔案管理早已超出了傳統的紙質化管理保存范圍，因此培養和培訓一大批專業的檔案管理及工作人員就顯得尤為重要了。只有專業技術過關，檔案管理水平較高的工作人員才能充分利用現代化軟硬件信息技術來管理檔案，使得檔案管理更加科學化和系統化，提升檔案信息的利用率。

（三）檔案信息的安全建設。檔案是單位和個人的重要信息的集合文件，不管是傳統的還是現代化的檔案信息管理，安全是第一位的。所謂檔案信息的安全首先是資料的完整性，其次是檔案信息的機密性。在檔案信息化建設中，安全建設尤為重要。計算機及網絡的安全是保證檔案信息化建設的基礎，因此在檔案管理過程中要制定完善的安全管理體制，采用數字證書、身份認證、權限分級、防火墻等多種訪問控制，使檔案信息更安全可靠，同時也要從技術層面保證計算機病毒不能侵入。

（四）檔案信息化標準的建設。檔案信息化建設要制定相應的標準才能保證檔案信息的有效性。檔案信息化的硬性標準是技術和業務流程標準，這些都要符合國家和教育部門規定的檔案管理條例。在此基礎上，各個學校可以設定適合自己學校檔案管理的信息化標準細則，以明確的規定來規范檔案信息的管理，尤其是在檔案技術處理方面，制定的標準要明確、具體和細致，這樣才能以標準化的檔案管理模式進行檔案的管理，有效加速檔案信息化的建設進程。

三、結束語

檔案管理作為中等職業學校的基礎性工作，要隨著信息化技術的進步而與時俱進。中等職業學校的檔案信息化建設不僅僅需要硬件設施的保障，例如數量充足的計算機、打印機、掃描儀及聲像處理設備和網絡設備，更重要的是要有專業知識完善的檔案管理人員，這樣才能將檔案信息化建設進行有效的推進。在檔案信息化建設的過程中，積極搭建全文數據庫、照片檔案數據庫、聲像檔案數據庫等，才能有計劃地保存和利用檔案信息資料。最關鍵的是檔案管理工作要靈活便利，以交互式服務方式為用戶服務。

【山東省職業教育教學改革研究項目（編號：2015072，

2017409）】

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