紙質檔案數字化前整理工作的現狀及探索

王蚊宏

【摘要】由于電子檔案在利用方式、利用效率上的優越性，檔案數字化工作的客觀需要日益增加，我國紙質檔案數字化工作在全國普遍開展起來，檔案數字化前整理工作作為檔案數字化加工的準備工作，直接決定了數字化加工成果的質量。

【關鍵詞】檔案數字化;現狀;對策探討

一、檔案數字化的現實意義

檔案數字化是利用智能信息處理技術，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將它們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。數字化的檔案具有資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優點。對于檔案的自身管理和社會服務有著諸多現實意義。

（一）檔案數字化是實現檔案信息化的重要內容。新形勢下，信息化已然成為社會發展的醒目標志，進入一個全方位、多層次推進的新階段。檔案作為信息的重要載體，在客觀發展環境的驅動下，也必然要主動適應新常態下的信息化模式，切實增強檔案的社會服務能力。這是“互聯網+”時代檔案工作的必然選擇，也是信息化社會給予檔案事業的新挑戰和新契機。因此，可以說，檔案信息化必然成為檔案工作發展的重要內容。而檔案數字化的實現，使檔案的載體從傳統的紙質轉變為電子化載體、網絡化載體、數字化載體，有效地實現了檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化，確保了檔案信息內容的利用更加準確、高效。

（二）檔案數字化是實現檔案信息資源充分利用的重要條件。檔案數字化工作改變了過去檔案工作單一、局限的管理模式，逐漸轉變為多元化模式，也由傳統利用方式向現代利用方式轉變。進而可以全面、便捷地提供檔案信息，也盡可能地避免了檔案原件被損壞，確保了檔案實體安全。

（三）檔案數字化是實現檔案管理、利用模式轉變的重要手段。辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，而傳統的紙制檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高，難以適應數字化時代的飛速發展。因而，各單位逐步改變原有的檔案管理方式，引入了檔案計算機管理系統，科學有效地管理利用本單位的檔案。通過紙質檔案數字化工作，真正實現了紙質檔案的信息化管理和利用，從根本上改變了檔案的管理利用模式。

二、紙質檔案數字化的現狀

隨著國家信息化建設的推進，各級檔案館引入了檔案計算機管理系統，為紙質檔案數字化提供了技術上的保障。同時，由于電子檔案與紙質檔案相比在利用方式上具有的明顯優勢，以及電子檔案對紙質檔案的備份作用，客觀上促進了紙質檔案數字化工作的開展。通過紙質檔案數字化，豐富了電子檔案資源，擴大了檔案利用范圍，有效提高了檔案利用效率。同時，借助檔案計算機管理系統，對有關數據可以進行快捷方便的統計分析，提高了工作效率。但是，從現有的檔案數字化成果來看，數字化工作中也存在一些問題，例如數字化質量堪憂，數字化成果無法得到有效利用等，導致這些問題的直接原因就是未做好檔案數字化前整理工作。

三、紙質檔案數字化前整理工作的重要性

紙質檔案數字化前整理工作，是在對紙質檔案進行數字化轉換前所作的準備工作，是在充分尊重前人勞動成果的基礎上，以適應紙質檔案數字化要求為目標而開展的兼具回顧性和開創性雙重特征的一項重要基礎業務工作，其內容涵蓋檔案鑒定、整理、著錄等多個方面。只有做好紙質檔案數字化前整理工作，才能保證數字化工作高效有序的開展。

四、有效開展紙質檔案數字化前整理工作的對策

（一）建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全。在開展檔案數字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴格執行，同時加強保密宣傳，增強本單位全員的保密意識。其次，要對數字化加工人員的保密素養進行審查，保證其嚴格執行工作流程，防止在工作環節中失泄密。第三，要加強檔案數字化硬件設施管理，確保數字化過程中的檔案信息安全。第四，要加強檔案計算機管理系統的安全管理，保證涉密網絡與互聯網物理隔離，防止數字化成果泄密。涉密檔案的安全保密問題貫穿數字化加工的全過程，在檔案數字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

（二）完善紙質檔案數字化標準，保證檔案整理質量。國家應盡快對現有紙質檔案數字化標準進行修訂與完善，細化紙質檔案數字化的有關規定，建立健全檔案數字化管理體系，確保紙質檔案數字化工作的規范化。明確數字化前整理工作的規范標準，使數字化前整理工作有據可依，有效地提高紙質檔案數字化成果的質量，為紙質檔案數字化成果的質量提供基本保障。

（三）建立電子檔案著錄規則，明確數字化成果著錄項。由于《檔案著錄規則》（DA/T18—1999）在電子檔案著錄工作上存在很多局限性，隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，國家應盡快制定電子檔案著錄規則，明確電子檔案著錄項。明確電子檔案著錄項可以對數字化前整理的著錄環節進行規范，準確地對紙質檔案數字化成果進行著錄，不僅可以有效提高紙質檔案數字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發揮檔案的憑證作用。

【參考文獻】

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