信息時(shí)代醫(yī)院文書檔案的信息化管理探微

劉洋

【摘要】采用信息化管理模式對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理，有利于規(guī)范醫(yī)院文書檔案工作，有效提高了醫(yī)院對(duì)文書檔案的管理水平，科學(xué)有效的文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的健康發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用。本文分析了加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義，并進(jìn)一步對(duì)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案信息化管理的具體途徑進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文書檔案;信息化管理;應(yīng)用

在醫(yī)院信息化管理中，文書檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，文書檔案記載了醫(yī)院工作的方方面面，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展歷史具有重要的利用價(jià)值。隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代的進(jìn)程加快，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化建設(shè)，因而傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。對(duì)文書檔案實(shí)行信息化管理，不僅提高了醫(yī)院的服務(wù)管理水平，還大幅度提高了辦公效率。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理存在的問(wèn)題

在實(shí)際工作中，文書檔案信息化管理工作受到主客觀因素的影響，還存在諸多問(wèn)題，需要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，提出有效解決措施。

（一）管理模式相對(duì)落后。信息化技術(shù)的發(fā)展不斷為醫(yī)院檔案管理工作提供便利，優(yōu)化工作效率，但是大部分醫(yī)院文書檔案管理工作還是延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式，沿襲了以往的手工管理模式。這樣的工作方式在一定程度上浪費(fèi)了人力、物力，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響。很多管理工作人員由于一時(shí)無(wú)法適應(yīng)信息化管理模式，抑制了信息化管理模式的推廣，加上部分工作人員的計(jì)算機(jī)水平還有待提高，導(dǎo)致整個(gè)工作效率低下。

（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施的不完善。在新時(shí)期醫(yī)療改革背景下，加重了醫(yī)療任務(wù)，文書檔案管理人員在面對(duì)大量信息和文件時(shí)會(huì)產(chǎn)生懈怠的情緒，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高導(dǎo)致工作效率不高。醫(yī)院文書檔案信息化管理工作缺少最基本的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，系統(tǒng)的安全性較差，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理工作存在安全隱患問(wèn)題。工作人員現(xiàn)有的專業(yè)技術(shù)能力欠缺以及信息系統(tǒng)建立不全面，在工作質(zhì)量和工作效率雙重影響之下，使得醫(yī)院文書檔案管理工作難以順利實(shí)施。

二、加強(qiáng)文書檔案信息化管理的重要性

文書檔案管理信息化，不僅能在日常檔案管理工作中減少無(wú)謂的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，極大地發(fā)揮信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中的重要作用。

（一）有利于對(duì)文書檔案進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式是對(duì)檔案進(jìn)行立卷管理，在日常管理工作中，需要不斷和文書檔案進(jìn)行接觸，在一定程度上會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成磨損和消耗。如果在管理工作中發(fā)現(xiàn)檔案有遺漏或不全時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行拆卷重組，這樣會(huì)導(dǎo)致工作任務(wù)加重。加強(qiáng)信息化管理，在資料系統(tǒng)中輸入修改程序，可以在現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)上保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，還可以改善傳統(tǒng)的工作條件，極大程度上提高了工作效率。

（二）有利于保存醫(yī)院文件資料。在對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，只要將原始文件進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃描，這樣在日常管理工作中，使用其原始文件的電子版即可。醫(yī)院文書檔案信息化管理能有效地保護(hù)好一些珍貴的原始資料，保持原始資料原有的面貌，有利于醫(yī)院信息保存的完整性

（三）有利于更準(zhǔn)確便捷的查詢資料。利用信息化管理技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，采用電子目錄對(duì)資料進(jìn)行歸檔管理，為資料的查詢提供了便利的條件。同時(shí)，有利于各個(gè)科室和部門對(duì)資料進(jìn)行有效查詢，達(dá)到資源共享的目的，提高了資源利用率。信息化管理技術(shù)，不僅提高了工作效率，加快了查詢速度，在一定程度上還保障了資料的安全性。

三、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案信息化管理的建議措施

信息化發(fā)展是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，需要積極去適應(yīng)時(shí)代的變化。文書檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的基礎(chǔ)，是醫(yī)院有序開(kāi)展醫(yī)療工作的重要憑證，做好醫(yī)院文書檔案信息化管理工作，是提升醫(yī)院綜合水平的保障。

（一）創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案信息化管理模式。目前，醫(yī)院文書檔案信息化管理水平已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代發(fā)展的需要，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將醫(yī)院文書檔案管理與科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)新文書檔案信息化管理模式。工作人員需要自主研發(fā)出適合本院實(shí)際發(fā)展情況的檔案管理技術(shù)，提高工作質(zhì)量和效率。

（二）不斷完善基礎(chǔ)辦公設(shè)施。醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的有效實(shí)施依賴于完善的基礎(chǔ)辦公設(shè)施，只有這樣，管理人員才能精準(zhǔn)地完成每一項(xiàng)任務(wù)。利用先進(jìn)的技術(shù)和高級(jí)的科學(xué)設(shè)備，才能提高管理人員的工作效率，不斷完善基礎(chǔ)辦公設(shè)施是信息化管理工作的重點(diǎn)，是維護(hù)醫(yī)院正常工作秩序的保證。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為提高醫(yī)院文書檔案信息化管理水平，離不開(kāi)專業(yè)人士的指導(dǎo)和培養(yǎng)。為了適應(yīng)現(xiàn)代化文書檔案信息化管理的要求，管理人員都要從實(shí)際工作出發(fā)，不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力和工作能力的提高。要積極參加院內(nèi)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際工作中，要注重同事間的相互交流，創(chuàng)造性開(kāi)展工作，通過(guò)自身業(yè)務(wù)水平的提高來(lái)帶動(dòng)整個(gè)文書檔案管理水平的提高。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院文書檔案信息化管理是順應(yīng)了信息時(shí)代發(fā)展的要求，醫(yī)院在日常管理工作中廣泛運(yùn)用信息化技術(shù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的健康開(kāi)展。要推動(dòng)文書檔案信息化管理水平的提高，管理人員必須不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握檔案處理的方法。通過(guò)創(chuàng)新信息化管理模式和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作平穩(wěn)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳曦嘉.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下政府網(wǎng)絡(luò)輿情管理研究[D].天津大學(xué)，2014.

[2]肖慧平.醫(yī)院文書檔案信息化管理[J].中國(guó)科技信息，2013.

[3]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學(xué)，2014.