高職院校文書檔案信息化建設策略研究

[摘 要] 21世紀是數字化時代，互聯網科技的應用普及和發展讓各行各業在管理檔案材料方面都逐步向著數字化管理方向發展。檔案數字化管理能夠大大提高工作效率和資料安全性，同時可以減少工作人員的數量，為學校減少財政支出。主要探討了信息化時代背景下高職院校應該如何開展文書檔案信息化建設。

[關 鍵 詞] 高職院校；文書檔案；信息化建設；策略

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）16-0094-01

一、引言

過去高職院校在檔案管理上都是以紙質形式來開展的，然而以紙質形式存在的文書檔案不僅翻閱起來難度大，利用率低，且紙質材料的保管也存在很多問題，防潮等措施不到位還很容易影響其保存時間。所以，當今社會我們要努力推進高職院校的數字化檔案管理工作。

二、推進文書檔案數字化管理的意義

借助當今發展迅速的互聯網、計算機、、掃描等一系列技術手段并將其結合起來進行綜合運用，我們可以將文書檔案轉變成數字形式進行保管，有利于檔案資料的查閱、保存以及提取利用。總的來說，高職院校推進文書檔案數字化管理有以下意義：

（一）完善文書檔案的管理

信息化時代以紙質材料保存資料文件的形式已經跟不上時代發展的要求了，數字化文書檔案管理是全球檔案領域發展的趨勢。因此，高職院校要建設文書檔案的信息化、數字化管理不僅是緊跟時代發展的腳步，而且對于提高文書檔案管理的效率、利用率以及保存時間都有重要意義，這是完善高職院校文書檔案管理體系的重要環節。……