合同管理存在的問題及對策探討

張玲

摘 要 企業之間的經濟往來都是以合同作為主要形式，企業的經營成敗和合同管理是密切相關的。本文針對石化企業目前合同管理中存在的問題進行深入分析，并提出治理對策，希望能促進石化企業可持續發展，進一步為經濟社會的發展提供動力。

關鍵詞 合同管理 信息系統應用 問題對策

一、引言

目前全球處于經濟全球化時代，對于發展中國家來說，經濟全球化既是機遇又是挑戰，我國要順應經濟全球化發展的潮流，抓住機遇。面對經濟全球化，企業要提高自身的市場競爭力，完善和發展企業的合同制度。解決企業合同管理實踐中暴露的問題，能更好地維護企業的合法權益。

二、精細化合同管理在石化企業中的應用

（一）為企業生產經營環境提質增效

石油石化企業具有自身的特殊性，專業化程度高，需求量大，生產工藝復雜，涉及的勞動力多，管理較困難。隨著我國對經濟體制的探索，合同管理對石化企業的改善作用越來越大。合同管理信息系統（CMIS系統）不斷完善、更新和發展，為合同的精細化管理奠定了堅實基礎。系統設置了四個階段（準備、訂立、履行、終結）八個環節（合同準備—訂立發起—審查審批—合同打印—簽署備案—合同履行—合同終結—電子歸檔），設置了中石化標準文本一、二和行業示范文本、雙方擬定文本等，為擬合作雙方單位提供了規范有序的“管理環境”，使企業在面對生產變化時能快速有效地調整和解決問題。精細化合同管理模式實現了合同的全過程管理，對企業的安全生產和規范經營起到了良好的制約及促進作用。

（二）為企業發展環境提供法律保障

石化企業在發展的同時也會出現一些法律糾紛問題，其中，以經濟合同引起的糾紛居多，阻礙了石化企業的良性發展。為此，合同管理需要在實踐中不斷優化提升和深化應用。通過深度開發和個性化設計滿足板塊差異化需求，實現合同業務流程定制化、模板化。提升系統功能，實現與ERP大集中、工程管理、制度內控等系統集成。通過加強系統安全和高效運行，推廣電子簽名應用，提高合同簽署效率；建立合同管理系統運行指標監控子系統和事業部層級統計及分析子系統，深化系統應用水平。還應注重梳理境外合同管理流程，構建境外合同管理體系，實現境外合同的集中信息化管理。規范境外合同業務流程，提高合同辦理效率，有效防控境外合同法律風險，促進經濟效益和社會效益的雙提升。

（三）提高企業文化和社會影響力

對于石化企業而言，良好的企業文化和社會影響力對企業的發展尤為重要。自從合同管理信息系統引用后，中石化企業信譽一直呈上升發展的趨勢。在嚴格的程序要求下，不管是資信調查還是招標談判過程，都做到了確保最大限度的規范企業經營，每個環節都有利于雙方認真履行合同條約，減少項目管理風險，促進企業誠信經營。

三、分析目前合同管理中存在的問題

（一）合同簽約階段存在的常見問題分析

一是合同文字不嚴謹。自擬文本容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，應當體現雙方的真實意愿。而這種體現只有靠準確明晰的合同文字或條款，沒有漏洞或缺陷，如在合同中沒有寫明如何處理違約的條款，就無法追究責任。二是境外合同文本的疑問。我國加入WTO至今，多種經濟合作模式下，有時不可避免地要使用境外文本，由于國情、語言文字等不同，使得合同文本存在疑問。對此不能回避，必須在合同上加以澄清，詮釋清其含義，或堵塞其漏洞，以免造成損失。

（二）合同履行中的問題應對不夠及時有效

一是變更合同不及時。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好地履行和一定目的的實現。作為承包方企業，維護自己的合法權益，其關鍵在于合同變更要及時。二是未能及時確認簽證。履約過程中的簽證是一種正常行為。比如在施工過程中，因現場地下或地上障礙物的影響發生工程變更，但因現場管理人員對此并不重視，而未及時辦理確認工程簽證，當發生糾紛時常因無法舉證而敗訴。三是沒在訴訟時效內追究。建設單位被拖工程款的情況相當嚴重，但因沒有及時訴諸法律，當起訴時已超過兩年的訴訟期，無法挽回損失。超過訴訟時效等于放棄債權主張，即權利人放棄了勝訴權。四是沒有認真行使權利。《合同法》賦予了合同當事人的抗辯權，但大多數承包方不會行使。發包方不按合同約定支付工程進度款，承包方可以行使抗辯權停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔違約責任，結果客觀上造成了墊資施工，發包方的欠款數額愈來愈大，問題更難解決。

四、加強合同管理的措施

（一）建立和健全合同管理體系

主要是建立和健全企業合同管理的組織網絡和制度網絡。組織網絡，是指企業要由上而下地建立和健全合同的管理機構（包括專職機構和兼職機構），使企業合同管理覆蓋企業的每個層次，延伸到各個角落。制度網絡，指企業就合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體可操作的制度，使合同管理有章可循；企業各層次都應有自己的合同管理制度。合同管理的組織網絡和制度網絡，構成企業合同管理體系。通過定期的檢查來診斷合同管理組織和制度是否適應合同管理的需要和市場需要，對不適應部分進行調整，不斷完善，有利于石化企業的可持續發展。

（二）加強對合同管理人員的培訓

在石化企業合同管理工作中，合同管理人員發揮著至關重要的作用。可從三個方面入手，提高合同管理人員的專業素質。一是企業領導可依照合同管理人員應具有的素質條件，選擇本企業優秀人才擔任合同管理人員，也可以通過公開考評和競爭招聘方式選拔人員。在選拔過程中堅持優勝劣汰的原則，把優秀人才放在崗位上。二是可根據企業與市場的實際情況，組織合同管理人員在職學習或選送有關院校深造。三是建立崗位責任制。對合同管理人員必須實行崗位責任制，明確其責、權、利，建立競爭機制，對有貢獻的合同管理人員給予獎勵，提高工作人員工作的熱情，對存在問題的工作人員進行懲罰，減少工作失誤現象。

（三）規范合同管理及信息系統操作

中石化企業內部在歷次的內審外審中發現，CMIS系統在應用中仍然存在一些問題。為進一步強化管理，提高合同精細化管理水平，還要注重加強三項措施：一是規范CMIS數據管理。要求所有簽訂的合同必須在CMIS系統中完成。經辦人根據業務的實際進度及時操作，并在3個工作日內完成審查審批。有運維問題的要按照“分級處理、逐級上報、統一上報”的渠道進行處理。提報內容要清晰合理。二是加強審查審批管理。審查審批流程應按照優化配置、縮短流程的原則設計，并符合“三性審查”、先審查后審批及內控權限指引的要求。被授權用戶離崗時，系統管理員應及時關閉該用戶的權限，確保信息不被泄漏。三是加強合同管理過程的監督檢查。上級合同管理業務部門定期通報CMIS運行情況，并綜合評分排序。各級紀檢監察部門定期進行“網上巡視”，診斷存在的管理漏洞，一旦發現不規范行為，及時進行調查處理。

五、結語

石化企業的合同管理是石化企業發展中的重要因素，同時它也是石化企業法律顧問事務中的重要工作。對合同管理的要求越來越多元化，不只局限于表面上對合同的簽約，這是一個全方位的過程。石化企業如果能進一步完善合同管理工作，將提高石化企業的管理水平，為石化企業的經濟效益和生產力提供新的發展動力。

（作者單位為中國石化集團中原石油勘探局供水管理處）

參考文獻

[1] 李亞明，曾利華，王方，裴悅伶.石油銷售企業合同管理存在的問題及對策探討 [J].國際石油經濟，2016（12）：92-97.endprint