有關新時期加快檔案工作現代化建設的思考

關浩

【摘要】：社會經濟的迅猛發展，推動了人事檔案管理工作的進一步發展，隨著人事檔案管理在各個企事業單位中的地位越來越高，人們不斷對其有了更新、更深入的了解。而文章主要是在新時代背景下，對我國人事檔案管理工作的發展現狀和重要性進行分析，并結合已有經驗闡述一些有效的提高途徑。

【關鍵詞】：新時期檔案工作；現代化建設；思考

【引言】：由于信息技術的飛速發展，檔案管理工作也發生了較大的轉變，而利用信息技術科學合理地開展檔案管理工作，則能促使檔案管理獲得較高的工作效率和質量，并使得檔案管理效能能夠獲得較大的提升。因此文章對提升檔案管理效能的途徑進行了深入的研究，分析了提升檔案管理效能的意義，闡述了檔案管理中存在的一些問題，從而提出了提升檔案管理效能的具體建議和途徑。

1、人事檔案自身存在的不足之處

傳統的人事檔案管理制度采取的是封閉式管理，因為與人們的生活息息相關并且涉及到個人利益，但是當事人無法接近自己的檔案，所以會出現管理人員利用職權之便對檔案信息進行改動的情況，這種管理制度沒有辦法保障和維護當事人的知情權。在進行管理人事檔案工作方面存在著一定的問題，涉及到的部門比較多，包括勞動部門和人事部門等，人事檔案的管理效率比較低，沒能給當事人和相關單位提供詳細參考，管理者在對人事檔案管理工作中的認知不足，沒有將檔案管理的作用發揮到最大，這在一定程度上降低了管理效率。在管理機制和管理辦法上存在一定的問題，在進行檔案記錄時沒有進行詳細的信息采集，內容過于貧乏，不能為用人單位提供全面的材料，缺少信息化的管理辦法，管理制度觀念落后于人事制度改革，尤其是在人才資源配置不斷市場化的情況下，人才流動不斷加快，出現了很多“棄檔”現象，許多“單位人”轉變為“社會人”。

2、檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏配套的基礎設施

在組織和開展檔案管理工作的過程中，必不可少的則是配套的基礎設施，但目前在檔案管理部門中，管理檔案的基礎配套設施非常缺乏，且大多數部門的配套基礎設施不夠完善，這就造成了檔案管理很難有序地展開。在檔案管理部門中，現有的基礎配套設施主要包括電氣設備、防火設施、計算機辦公軟件、資料儲存室、檔案架以及檔案柜等，這些配套設施對于保存、安放以及防護等具有非常重要的作用。如果未能兼顧好基礎配套設施，則檔案管理工作就不能獲得順利的開展。同時在檔案管理工作中，一個非常關鍵的措施是防火防盜，由于大多數檔案資料為紙質檔案，因此防火防盜是檔案管理工作中不可或缺的重要環節。另外在存放檔案的過程中，如果存放環境相對較差，也會導致檔案出現發霉以及蟲蛀的情況，這就使得檔案失去了一定的閱覽價值。

2.2檔案人員綜合素質有待提升

許多工作人員對于檔案工作一知半解或者只有很淺層的認識，也不具備專業技術，認為工作只是簡單的記錄、存放等。檔案工作者在平常的工作中由于沒有專業技術，導致在歸檔、分類、整理上存在著諸多問題，這對企業檔案管理造成了安全隱患。另外，隨著時代的發展，新形勢對檔案工作有了更多新的要求，當下部分沒有專業檔案知識的人員已很難適應檔案管理工作的快節奏要求。部分檔案管理人員不注重提升自身的知識水平，不重視學習，不更新觀念，在遇到新問題時，缺乏創新意識，仍然使用舊方法處理，導致事倍功半，企業檔案人員專業水平和綜合素質的提升迫在眉睫。

3、針對不足，如何提高人事檔案的管理

3.1完善檔案管理服務體系

目前檔案管理工作組織和展開的主要目標，就是為了合理地、科學地使用各種檔案資料，同時還要將檔案管理積極促進經濟建設和發展的作用充分地發揮出來，以實現各企業以及事業單位的快速發展。因此在提升檔案管理效能的過程中，首先需要不斷地完善檔案管理的服務體系，將現存的檔案資源以及檔案信息充分地利用起來，不斷對各企業以及事業單位的檔案管理、信息查詢以及檔案服務等，進行優化，盡可能地實現檔案服務程序的簡易化和便捷化。同時還需要利用先進的信息技術，對檔案信息建立一個數字化的共享軟件平臺，在對一些檔案資料進行公開分享的同時，還需要對檔案管理的安全以及保密工作進行嚴密布控，以便從真正意義上使得檔案資源能夠在經濟建設中提供高效的服務。

3.2創新有效檔案管理方式

雖然在現在科學化的檔案管理系統下已經有電子化的運用，但是由于技術的不完善和網絡環境的多變性，檔案管理系統仍有不安全的因素。比如計算機病毒、黑客惡意侵入、系統的崩潰等都有可能給檔案管理工作帶來巨大的風險。所以在檔案管理工作中，一定要做好檔案重要信息的存檔和備份工作。比如電子版的可以將重要文件一式兩份，一份用作平時調用查看，一份放在U盤，硬盤等移動設備做長久保存。紙質版的可以備份，原稿使用專用儲存室儲存，拓本用作平時使用。

3.3提高檔案管理人員素質，架起人才流動的橋梁

首先要從提升職員工作意識入手，使其能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進行。其次要加強對檔案管理人員的專業技能培訓。例如，單位可以邀請專業素質較高的人員進行模擬示范；舉辦技能大賽，并鼓勵檔案管理人員積極參與到其中；安排部分職員外出進行業務學習。只有這樣，才能提高實現管理人員意識與技能的雙提高，促進檔案管理工作的規范性，為單位人才開發與流動提供真實可靠的憑證。

結束語

隨著事業單位人事改革工作的推進，人事檔案管理事業在迎來發展機遇的同時，也同樣面臨著巨大的挑戰。要想使人事檔案管理工作更好地服務于企業，就不僅要促進管理制度的改革，同樣也應該促進管理觀念的革新，積極探索現代化的管理模式，引進先進的信息技術并運用于工作當中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業合理配置人才資源，充分發揮人才優勢，促進企業可持續發展作出應有的貢獻。

【參考文獻】：

[1]姚光暉.當前人事檔案管理存在的問題分析[J].中國城市經濟，2011（06）

[2]王曉梅.人事檔案管理工作信息化的意義與方案分析[J].中國城市經濟，2012（03）：259.endprint