高校學(xué)院辦公室管理的問題與發(fā)展

史建軍

[摘 要] 高校學(xué)院辦公室是高校管理的協(xié)調(diào)樞紐，是確保學(xué)校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的中樞，起到了上情下達(dá)，下情上達(dá)的重要作用。本文針對目前高校學(xué)院辦公室日常管理中存在的主要問題提出了高校學(xué)院辦公室管理的創(chuàng)新發(fā)展措施。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)院；辦公室管理；管理理念；創(chuàng)新發(fā)展

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 108

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0243- 02

1 前 言

高校學(xué)院辦公室是高校管理的協(xié)調(diào)樞紐，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是上情下達(dá)、下情上傳的紐帶，其職能涉及現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng)，具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。作為學(xué)校的一級綜合性管理機(jī)構(gòu)， 其管理水平直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在新時(shí)期的高校學(xué)院辦公室管理過程中，合理地運(yùn)用有針對性的方針策略，改善和運(yùn)行新型的管理模式，將對提高高校學(xué)院辦公室的管理效率和工作質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。積極探索加強(qiáng)高校學(xué)院辦公室管理的有效途徑，必須轉(zhuǎn)變辦公室管理理念，完善辦公室管理制度，實(shí)現(xiàn)辦公室管理手段創(chuàng)新，提高辦公室管理人員素質(zhì)。

目前，高校學(xué)院辦公室管理日常工作中存在的問題主要表現(xiàn)有：依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理，缺乏創(chuàng)新精神；工作人員忙于應(yīng)付事務(wù)，缺少工作熱情；沒有充分發(fā)揮傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手作用；沒有健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序；利用現(xiàn)代化技術(shù)手段不夠積極主動，應(yīng)用能力差，辦事效率不高等。因此，辦公室管理要進(jìn)行人員的合理分工，制定明確的工作目標(biāo)，明確崗位職責(zé)，實(shí)行責(zé)任分解，責(zé)任到人，使辦公室的每一位成員做到各盡其責(zé)，確保各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處。

2 轉(zhuǎn)變辦公室管理理念

認(rèn)識是實(shí)踐的前提基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變管理理念是確保高校辦公室正常運(yùn)作的前提，只有轉(zhuǎn)變了工作理念，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高責(zé)任意識，面對煩瑣復(fù)雜的日常辦公室管理工作才能飽含熱情，提高工作效率。

高校辦公室管理必須樹立服務(wù)至上的工作理念，要加強(qiáng)服務(wù)意識，增強(qiáng)集體意識，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。積極為教學(xué)、科研和行政管理服務(wù)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于師生。辦公室所承擔(dān)的每一項(xiàng)具體工作都具有服務(wù)性質(zhì)，服務(wù)水平高低也是衡量學(xué)校辦公室工作水平好壞的重要內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)把服務(wù)意識貫穿于各項(xiàng)工作的始終，為教學(xué)科研服務(wù)，為行政管理服務(wù)，以教師和學(xué)生為根本，愛崗敬業(yè)，忠于職守，滿足教師和學(xué)生的需要，辦事不推諉，急事急辦，做到耐心細(xì)致，熱情周到，盡心盡力為教師和學(xué)生服務(wù)，在平凡瑣碎的工作中為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會公益提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 完善辦公室管理制度

制度化和科學(xué)化管理是做好辦公室管理工作的重要前提，也是規(guī)范辦公室管理的準(zhǔn)則和依據(jù)，行之有效的管理制度是推動高校學(xué)院辦公室工作正常運(yùn)行、提高工作效率和保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。辦公室日常工作繁雜而瑣碎，臨時(shí)性、突發(fā)性事務(wù)諸多，不但要協(xié)助各級領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，而且要做好師生以及相關(guān)部門的服務(wù)工作，同時(shí)還必須制定出針對性強(qiáng)、操作性強(qiáng)、行之有效的管理制度，并進(jìn)行有效的科學(xué)管理。

4 實(shí)現(xiàn)辦公室管理手段創(chuàng)新

高校辦公室對內(nèi)負(fù)責(zé)行政管理與教學(xué)管理等事務(wù)性工作，對外承擔(dān)著聯(lián)系、協(xié)調(diào)與溝通的工作，任務(wù)繁重，工作范圍廣，綜合性強(qiáng)，工作強(qiáng)度大。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量的信息可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取，繁雜的工作可以由計(jì)算機(jī)代替，以提高信息處理與傳遞的時(shí)效性，確保信息的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，把辦公室人員從煩瑣的事務(wù)中解脫出來，提高辦公室工作效率，保證工作質(zhì)量。

加強(qiáng)辦公室管理手段的現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)行辦公技術(shù)手段創(chuàng)新，把現(xiàn)代信息技術(shù)及辦公自動化技術(shù)運(yùn)用到辦公室管理工作中來，熟練地運(yùn)用辦公自動化軟件系統(tǒng)，服務(wù)于日常辦公的需要。辦公室實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，將擺脫長期以來基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變， 真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。如會議安排、通知、校內(nèi)文件、校內(nèi)各部門的信息資料上報(bào)、傳閱文件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速而準(zhǔn)確地傳送到各個(gè)辦公室和院校領(lǐng)導(dǎo)的手中，既方便、快捷、高效，同時(shí)又為學(xué)校節(jié)約了人力、財(cái)力、物力，提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率的同時(shí)有意識地為教職員工提供了一個(gè)建言獻(xiàn)策、參與其中的公共平臺，同時(shí)也為校領(lǐng)導(dǎo)提供了一個(gè)集思廣益、廣開言路、下納民意的通暢渠道。

5 管理人員專業(yè)化

提高政治素養(yǎng)，在思想上、行動上要同黨中央保持高度一致，做到在重大問題上旗幟鮮明，立場堅(jiān)定。這就要求辦公室人員要有清醒、敏銳的政治頭腦，要緊緊把握政治方向，善于從紛繁復(fù)雜的問題中看透本質(zhì)，有側(cè)重、高效率、果斷地處理問題，使辦公室工作平穩(wěn)、有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)提高政治素質(zhì)，樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，具備高度的政治責(zé)任感、高尚的道德情操和良好的職業(yè)素養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，求真務(wù)實(shí)，熱情服務(wù)，樂于奉獻(xiàn)，樹立全心全意為廣大師生服務(wù)的思想，不斷地更新思想觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，勇于探索，創(chuàng)造性地去開展各項(xiàng)工作。

高校學(xué)院辦公室管理是學(xué)院管理工作的重要組成部分，辦公室管理工作擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)溝通等多項(xiàng)工作，發(fā)揮著管理服務(wù)、調(diào)研參謀、綜合協(xié)調(diào)、信息傳遞等作用，是學(xué)校管理承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐。辦公室工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，遵循辦公室工作原則，提高綜合素養(yǎng)與能力，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和道德觀，具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，牢固樹立服務(wù)意識，堅(jiān)持以人為本，愛崗敬業(yè)，甘于奉獻(xiàn)，發(fā)揮辦公室職能作用，確保高校實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理目標(biāo)，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]劉曉靜. 淺談辦公室管理中融入思想政治工作[J]. 科研， 2017（1）：00114.

[2]謝秀琴. 高校二級學(xué)院辦公室管理中的問題及對策研究[J]. 教育科學(xué)：全文版， 2017（1）：00120.

[3]張廷麗. 教育新常態(tài)下民辦高校辦公室管理的困境與對策探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（4）：13-14.

[4]陳艷云. 淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（2）：17.

[5]周陽. 實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017（2）：125.