自助投遞模式下高校財務管理的實踐與探索

秦慕

[摘 要] 以自助投遞機引入后高校財務的應用及推廣情況為背景，探討了新模式下高校財務管理存在的問題和改革方向，自助服務是提升高校財務報銷效率、方便師生的重要手段和必定趨勢。

[關鍵詞] 自助投遞；高校；財務管理；效果

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 027

[中圖分類號] G475 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0064- 04

0 引 言

財務報賬是高校財務管理工作的重要環節，隨著國家教育、科研經費投入的加大，高校財務活動業務量與日俱增，業務處理過程繁重復雜。為解決目前高校財務預約量巨大，預約單接收工作煩瑣細碎，財務業務反映速度下降的現狀，實現24小時接單，提高工作效率，改善師生財務報銷體驗，浙江大學引入報銷預約單自助投遞機。財務報銷自助化服務開創了高校新型財務服務模式。本文介紹了自助投遞機在高校的應用和推廣情況，應用優勢和發展方向，自助服務模式是提升高校財務服務效率，方便師生的重要手段和必定趨勢。

1 浙江大學財務報銷的發展狀況

浙江大學于2009年起推出財務報銷單網上預約，現已平穩推行7年有余。在2009年，學校年制單量為376 667份，至2016年，年制單量已增長至629 069份，同比增長67%。以2016年為例，學校全年財務報銷制單量近63萬份，比2015年制單量增長近3%，其中近80%是由報銷人網上預約后成功轉入制單的。2016年12月份，學校單月制單憑證量突破10萬份，為100 579份，當月最大日制單量6 090份，日均接收預約單量近3 500份。龐大的制單量數字背后，是每個工作日大量的網上預約報銷單據送至財務部門等待接單窗口受理，在年底報銷高峰月份接單窗口工作時段平均每7秒鐘操作“接單”一次，人工接單工作壓力十分巨大。其統計如圖1至圖3所示。

從報銷流程看，報賬過程中最耗時的是送單和審核制單兩個環節。網上預約報銷推行之后，由報銷人填寫原始信息，將煩瑣的財務報賬工作簡化為對原始單據的審驗和對網上預約報銷系統數據的修改或確認，審核制單效率大大提高。目前師生已普遍接受網上預約報銷模式，此時引入自助投遞機，推出自助投遞服務，是減小送單時間成本、優化報銷流程、順應自助模式發展的趨勢。

2 自助投遞機系統的建設

自助投遞是在網上財務預約報銷的基礎上，按照流程利用IT技術資源，打破傳統人工接單管理方式，采集預約條形碼，從而接收報銷預約單和材料的自助式投遞模式。自助投遞系統的設計，包含了財務預約和服務的各項資源，與學校網絡聯網，實現信息和財務流程的聯通，優化信息流和物流之間流程，集成業務數據和財務數據的貫通。

具體過程，首先，報銷人通過網上報銷系統填寫報銷單，打印《網上報銷確認單》附上原始單據，經相關領導簽字審批完成網上報銷的流程；其次，在自助投遞機上根據提示完成相應投遞操作：條碼識別、條碼驗證、機器收單、生成投遞信息回單。當成功投入到自助機并取走接收單即完成所有步驟。投遞完成后，經辦人可通過網上報銷系統自助跟蹤查詢報銷業務處理的進度。其操作流程如圖4所示。

目前，學校在四個校區會計核算大廳都備有自助投遞機，實現24小時自助接單受理。報銷單自助投遞機推出的目的是對現有業務流程進行優化，最大限度地實現技術上的功能集成和管理上的職能集成，提高服務質量、降低運行成本，從而實現提高財務管理水平的目的和使財務工作在質量和服務上取得顯著提高的設計模式。

3 自助服務模式的優勢

3.1 優化報銷流程

推行自助機模式之前，預約報銷單進入報銷流程是以獨立接單窗口人工接單起始的。報銷人需要在工作日的工作時段將報銷單送至財務部門。推行自助投遞機之后，報銷人不再受時間約束可自由安排送單時間，報銷過程自助式物流化進行，報銷人員可在任意時間和地點查詢報銷單的接單、制單、復核、出納的實時物流情況。免去了在報銷過程中排隊等候的時間，改變了“財務報銷等候時間長”“往返財務部門次數多”等現象，充分體現了“服務師生，以人為本”的服務思想，具有顯著的實用性。

3.2 “主動財務”模式的延伸

推行自助投遞機模式，自助化服務代替人工服務，是 “主動財務”模式的延伸，主動財務使得會計核算職能得到了充分履行，接單、錄入、審核、復核、出納等環節資源得到了合理調配。通過網上預約報銷，報銷人自主了解財務規章制度、自助完成網上預約報銷初審過程，財務人員對會計事項進行核對修改，減少了財務核算的差錯率。報銷人隨時投遞報銷材料，免去現場報銷排隊等候時間，財務人員的“非業務性”工作量大大減少，復核入賬速度和服務質量大幅提升，信息不對稱情況明顯緩解，工作效率明顯提高。

3.3 效益效果的提升

自助投遞機的運用很大程度上替代了人工接單窗口，自助投遞操作簡單，無需人工指導，取消了專職接單員的崗位設置，自助機標準化、自動化管理有效降低了人員管理難度。此外，自助投遞機的運用，將預約報銷、送單、審核等環節整合在一起，實現財務報銷前段流程的自助運轉，減少排隊現象，改善報銷環境。不僅緩解了財務人員的工作壓力，也提高了財務部門的空間使用率，有效提升了財務的服務水平，大大提升了滿意度。因此，自助投遞機的使用實現了財務信息化管理信息采集、錄入、投遞的自助化過程，減少了財務部門的運行成本，包括人力成本、空間成本和時間成本，提高了經濟效益。

4 構建自助服務模式的改進方向

4.1 功能多樣化需求的擴展

目前，自助服務系統在高校財務的應用方式較為單一。以學校為例，自助投遞機只能接收通過網上預約的報銷單投遞，對于沒通過網上報銷系統預約的，暫不能使用自助投遞系統。同時，因報銷人對報銷政策掌握認識程度不同，為減少師生復雜業務因材料不全需要補齊往返財務部門的次數，自助投遞機暫不接收例如外匯（出國）報銷等復雜業務的預約單投遞。自助服務可與其他財務系統平臺互聯互通，進一步擴展豐富，建立報銷記錄、報銷單物流、打卡金額的查詢與打印等功能，提供更加人性化、個性化服務，滿足用戶自助服務多樣化需求。

4.2 空間布放力度的加大

隨著自助機各項功能的擴大和完善、用戶自助服務意識的轉變和對自助服務的認可，自助服務將會帶來越來越多的便捷。今后自助機也將應用到更多領域，為高校師生生活帶來更多自助服務體驗。因此，高校可加大設備的布放力度，確立“就近自助服務”的目標與方向，在教學樓、實驗樓、師生宿舍區和學生服務中心這幾個與師生關系最密切的多個場所設置自助服務設備，最大限度地方便用戶進行“零距離”式的自助服務，提高自助機設備的普及數量。

4.3 自助化構建進程的加快

現代信息技術進一步發展，自助服務系統及其設備的性能定將日益先進，其形式、內容和功能等也將日益多樣化。高校財務工作應繼續堅持以科學技術為第一生產力，新技術發展為依托，用技術發展成果去構建、發展和完善財務工作的自助服務模式，向發達國家高校財務自助服務模式學習和借鑒，加快用戶自助服務模式正能量的發揮，不斷提高自助模式的完美程度。

財務部門工作人員的角色適時轉換，開展數字化、網絡化、智能化和自助化技術的學習和培訓，在逐漸加強對自助服務系統的認知、管理、運行和維護中，積極推進技術創新帶來的管理創新和服務創新，指導和幫助師生開展自助服務，加強對用戶自助服務的咨詢解答、功能介紹、操作指導等工作，從而保障用戶自助服務模式健康高效可持續發展。

5 結 語

財務自助服務模式是新型的報銷服務模式，在很大程度上解決了報銷等候時間過長、往返財務部門次數過多、財務人員核算效率不高、財務窗口工作人員壓力過大等問題，同時也提高了高校財務的管理水平，降低了師生財務報銷的時間成本。

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