數(shù)字信息時代高校圖書館辦公室人員素質(zhì)探析

萬秀梅

摘要 文章闡述了數(shù)字信息時代高校圖書館辦公室的作用，分析了高校圖書館辦公室人員存在的問題及解決措施，結(jié)合工作具體內(nèi)容，探討了為了實現(xiàn)資源共建共享，圖書館辦公室人員在面對其工作方式由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向信息資源數(shù)字化、規(guī)范化時所應(yīng)具備的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞 數(shù)字信息時代 高校圖書館 辦公室人員 素質(zhì)

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2017.05.087

美國著名學(xué)者貝克在《資源共享的未來》中寫到：“今天的圖書館正生存在一個相互依賴的時代。進(jìn)一步講，每一個圖書館都必須將自己視為全國圖書館體系的一部分，必須擺脫自給自足的狀態(tài)，必須發(fā)現(xiàn)迅速而經(jīng)濟(jì)地從世界圖書館體系中獲取資料并傳送給用戶的方式，必須隨時準(zhǔn)備將自己的館藏資料提供給世界各地的其他圖書館?！睆闹形覀兛梢钥闯鲑Y源共享是數(shù)字信息時代圖書館的重要特征。高校圖書館辦公室集行政、總務(wù)、財務(wù)管理于一身，具有一定的專業(yè)性，它與業(yè)務(wù)部門的地位平行，卻不直接承接業(yè)務(wù)工作，而是協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理全面工作，承上啟下，聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、溝通左右的樞紐中心。數(shù)字信息時代，高校圖書館資源建設(shè)、讀者服務(wù)、讀者對圖書館的期待都發(fā)生了翻天覆地的變化，這必將對辦公室人員的工作提出緊迫的新要求。

高校圖書館辦公室人員是圖書館人力資源之一。他們要具備較寬的知識面、較強的組織管理能力和較高的人文素養(yǎng)、高深的專業(yè)知識，并熟悉掌握公文、新聞寫作，具備檔案管理、財務(wù)、調(diào)查研究能力，了解檢索方法，以及掌握辦公設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字化、規(guī)范化的資源傳遞到網(wǎng)絡(luò)，推動資源共建共享。

1高校圖書館辦公室人員存在的問題

1.1管理崗位認(rèn)知性差

在傳統(tǒng)觀念中，高校圖書館辦公室的工作上傳下達(dá)，跑跑腿，寫寫文章，技術(shù)含量低。有些高校甚至將一些老弱病殘的職工安排在圖書館辦公室，嚴(yán)重影響了高校圖書館的形象，也降低了工作效率。另外，高校圖書館辦公室人員對自己的工作也存在認(rèn)知誤差。在工作中，缺乏獨立思考，工作熱情不高，被動應(yīng)付，不能獨當(dāng)一面，對圖書館整體工作造成了不利影響。

1.2業(yè)務(wù)能力差

目前，我國高校圖書館辦公室人員絕大部分沒有接受過圖書情報專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，普遍存在專業(yè)知識結(jié)構(gòu)單一、文化水平低、學(xué)歷偏低、知識結(jié)構(gòu)不合理。高校圖書館辦公室的工作具有較強的專業(yè)性，但是高校圖書館不注重培訓(xùn)工作，有些辦公室人員沒有主動提高自己的業(yè)務(wù)能力，所以難以勝任相關(guān)工作。有的不懂文獻(xiàn)檢索方法，也不能熟練使用數(shù)據(jù)庫；有的對圖書分類法一無所知；有的不了解圖情專業(yè)的發(fā)展動態(tài)。圖書館辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，發(fā)表論文層次低，科研項目少。

1.3計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)差

數(shù)字信息時代圖書館必然有很多數(shù)字信息處理技術(shù)被應(yīng)用，在圖書館管理中也必然需要采用數(shù)字化的信息存儲、處理技術(shù)。但是有些高校圖書館辦公室人員只會使用WORD辦公軟件。他們普遍計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)低下、外語能力低等等，這與飛速發(fā)展的數(shù)字信息時代圖書館的要求存在差距。

數(shù)字信息時代要求圖書館辦公室人員從服務(wù)方式、內(nèi)容、態(tài)度等進(jìn)行調(diào)整，全面提高他們的綜合素質(zhì)，顯得尤其重要。

2如何提高高校圖書館辦公室人員的綜合素質(zhì)

2.1提升個人政治思想素質(zhì)

圖書館辦公室具有較強的政策性，要深入理解黨的政策方針，自覺與黨保持一致。負(fù)責(zé)文書工作，宣傳圖書館黨總支的工作內(nèi)容。這就需要辦公室人員了解文件精神、會議背景、領(lǐng)導(dǎo)的意愿，將圖書館的活動與學(xué)校工作重點相結(jié)合。在起草文件的過程中，自覺地運用馬克思基本原理分析問題，并采用思想政治教育的基本原理作為基本指導(dǎo)思想，保持較高的政治覺悟。另外，圖書館辦公室人員要建立監(jiān)管值班制度，對于網(wǎng)站發(fā)布的信息要嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)違反四項基本原則或不文明的內(nèi)容要及時刪除，立即記錄，嚴(yán)重情況要追究到底。尤其，辦公室人員要做好信息保密工作，登記每一次新聞公告或視頻。

2.2加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高校圖書館應(yīng)針對辦公室人員的知識層次、工作狀況、實際需求等等，對他們進(jìn)行有針對性、有方向性的培訓(xùn)。辦公室事務(wù)繁雜，瑣碎，疲于服務(wù)大家，疏于自己的業(yè)務(wù)。為了彌補業(yè)務(wù)素養(yǎng)的欠缺，他們應(yīng)該積極主動地參加培訓(xùn)班和繼續(xù)教育，擴(kuò)大學(xué)術(shù)視野，并閱讀專業(yè)書籍，關(guān)注圖書館學(xué)發(fā)展動態(tài)，關(guān)注“e線圖情”、“陽光悅讀”等公眾微信號，提高業(yè)務(wù)能力。一般學(xué)校圖書館網(wǎng)頁都開設(shè)館員培訓(xùn)課堂，免費下載視頻和課件，辦公室人員同時可以通過自學(xué)彌補業(yè)務(wù)素養(yǎng)的欠缺。此外，辦公室人員要努力提高外語水平，密切關(guān)注國內(nèi)外一些著名圖書館的網(wǎng)站，學(xué)習(xí)圖書館管理的先進(jìn)成果，借鑒其國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗。

2.3培訓(xùn)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

數(shù)字信息時代圖書館運用了大量高技術(shù)電子設(shè)備和電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在工作中，高校圖書館辦公室人員要定期維護(hù)網(wǎng)頁更新和刪減一些過期鏈接。圖書館必須對辦公室人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后，要進(jìn)行考核，考核合格后才準(zhǔn)許工作。圖書館人員必須熟練掌握Office系統(tǒng)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字資源數(shù)字化、規(guī)范化，然后將數(shù)字統(tǒng)一提交到共享平臺，方便用戶通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲得所需的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

3數(shù)字信息時代高校圖書館對辦公室人員的素質(zhì)要求

筆者結(jié)合高校圖書館辦公室的工作具體內(nèi)容，探討了為了實現(xiàn)資源共建共享，圖書館辦公室人員在面對其工作方式由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向信息資源數(shù)字化、規(guī)范化時所應(yīng)具備的綜合素質(zhì)。

3.1良好的協(xié)調(diào)能力

保持和諧的人際關(guān)系是辦公室工作的頭等大事。事實上，工作中的問題根源是人際矛盾。一方面，辦公室要與其他部門保持良好關(guān)系。辦公室人員必須工作謹(jǐn)慎，心胸開闊，著裝樸素端莊，舉止得體，公私分明，公正地對待每一位同事。圖書館女性居多，尤其老年女性比例大，矛盾是非多，人際關(guān)系復(fù)雜，要充分利用情感上的激勵機(jī)制，禮貌、友愛地與每一位同事相處。同事來辦公室傾訴，要善于傾聽，暫時停下手中的活，眼睛看著對方，不要插話，適當(dāng)安慰對方。另一方面，辦公室人員要與學(xué)生建立相互信任的關(guān)系。既要理解學(xué)生求知的渴望，又要禮貌地拒絕學(xué)生占座，并耐心地講明原因。學(xué)生來辦公室發(fā)脾氣，辦公室人員既要維護(hù)圖書館的利益，又要考慮學(xué)生的實際情況，妥善處理。

3.2協(xié)助館長

高校圖書館辦公室人員要協(xié)助館長從戰(zhàn)略的高度把握圖書館建設(shè)的前景、宏觀決策，主動做館長的左膀右臂。在館長做決定之前，做好問題、意見的收集、匯總，分析問題，協(xié)助館長做出正確的決策；要有開拓和創(chuàng)新意識，對工作出現(xiàn)的問題，要善于打破常規(guī)思維，突破條框。既不能越權(quán)越職，又不能推諉、逃避責(zé)任。辦公室人員協(xié)助館長工作應(yīng)注意以下方面：第一、注意匯報工作的場合，分清輕重緩急。對于涉及到錢或一些新問題，需要立即請示；對于為了方便讀者、緊急事件，果斷處理，可以事后匯報；對于為了偷工減料或敷衍塞責(zé)的建議，立即拒絕，不必匯報。不能毫無主見，應(yīng)該獨當(dāng)一面。第二、由于工作原因，必然接觸到機(jī)密文件和他人的隱私，不可泄露秘密。第三、由于辦公室雜事多，處理留言、通知、回信、存檔等一切日常、重復(fù)的工作，需要把類似的工作放在一起做，并養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。第四、完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，及時回話；不能完成的工作，及時反饋。第五、辦公室人員應(yīng)有危機(jī)意識，任何事情作最壞的打算。事情往壞的方面發(fā)展才是必然趨勢。舉辦任何活動都應(yīng)該有一套備用方案和應(yīng)急方案，例如，做好學(xué)生被鎖書庫或火災(zāi)、漏水等緊急情況的準(zhǔn)備?？傊捎谔厥獾牡匚缓褪姑?，辦公室人員要將原則性與靈活性相結(jié)合。

3.3數(shù)字化圖書資產(chǎn)

一年一度的圖書館資產(chǎn)清查是辦公室人員費腦力、耗時間的瑣碎工作。傳統(tǒng)的資產(chǎn)清查方式，重復(fù)量大，遺漏點多，成本高，耗時長。數(shù)字信息時代，圖書館資產(chǎn)清查、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫都需要數(shù)字信息處理技術(shù)，辦公室人員要掌握信息儲存和傳遞處理技術(shù)，可以使用移動光盤、超媒體、超文本技術(shù)將信息資源集中整合，還可以構(gòu)建分布式的文本信息和文本檢索系統(tǒng)。在處理數(shù)字的過程中，高校圖書館辦公室人員應(yīng)采用雙機(jī)備份、啟動防火墻和軟件殺毒等措施。

3.4共享贈書資料

圖書館接受的捐贈主要是指捐書。首先、查閱書籍內(nèi)容。大部分捐贈的書都出自名家，收藏價值高，但也有一些涉及廣告、淫穢、偽宗教，甚至反黨或盜版書籍。辦公室人員必須嚴(yán)格把關(guān)內(nèi)容，杜絕此類書籍流通到書架。另外，如果收到一些沒有條形碼或陳舊的書籍，分類到“圖書飄流”專柜。為了方便網(wǎng)絡(luò)用戶下載有關(guān)資料，采用EXCEL表格登記，既能快捷準(zhǔn)確地統(tǒng)計和歸納書目，又能方便提交到信息平臺，以供大家分享。

3.5創(chuàng)新考核與考勤

據(jù)筆者了解“通常美國圖書館界對圖書館員的工作考核有三個內(nèi)容：工作業(yè)績、業(yè)務(wù)水平與社會效益?！惫P者通過網(wǎng)頁調(diào)查發(fā)現(xiàn)：美國大部分高校圖書館將館員的職稱、專業(yè)、教育背景、工作地點、部門、電話、Email，甚至家庭地址都公布在網(wǎng)上，旨在方便師生聯(lián)系館員。目前，中國部分重點高校圖書館網(wǎng)頁也陸續(xù)公布了館員的少量信息。網(wǎng)絡(luò)用戶通過網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)督、約束館員。2006年，筆者在美國德雷克塞爾大學(xué)學(xué)習(xí)英語認(rèn)識兩名負(fù)責(zé)學(xué)生工作的職工，她們因怠慢工作，被學(xué)生投訴，先后開除了。

一方面，網(wǎng)絡(luò)化是新型圖書館的重要特征之一。讀者的讀書方式改變了，館員的工作方式也隨之改變了，但是圖書館考核館員的方式?jīng)]有變，即沒有賦予網(wǎng)絡(luò)讀者考核、監(jiān)督館員的權(quán)力和義務(wù)。高校圖書館應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)作為管理手段之一，讓讀者通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督、評價館員，并結(jié)合下載率和服務(wù)質(zhì)量等因素作為考核標(biāo)準(zhǔn)之一。

另一方面，圖書館與職工形成雙贏的局面。圖書館在提倡愛崗敬業(yè)的同時，兼顧館員的個人發(fā)展，幫助他們實現(xiàn)自我價值，將其學(xué)術(shù)成就與職務(wù)提升相結(jié)合，將館員的個人價值與圖書館的發(fā)展融為一體，促使他們在貢獻(xiàn)與滿足中獲得成功。圖書館結(jié)合職工實際工作情況對其進(jìn)行考核，例如，服務(wù)態(tài)度、工作效率、讀者滿意度、圖書入藏量、點擊率、流通量、文獻(xiàn)檢索等方面，考核要區(qū)別工作中的共性與個性以及整體與局部的關(guān)系，要具體問題具體分析。

3.6建立電子圖書館檔案

圖書館檔案工作就是按照一定規(guī)律進(jìn)行收集、整理、鑒定、分類、加工、分卷、保管這些原始資料并提供利用。檔案工作與圖書館全館性的活動有關(guān)，檔案員要主動了解圖書館的活動，明確年度檔案收集的重點，及時將活動的計劃、內(nèi)容、照片、報道，以及讀者的互動記錄，反饋的結(jié)果等材料一并存檔。

傳統(tǒng)的檔案工作受到了溫度、濕度、防蛀，物理空間等等的制約。登記卡片的污損或缺失，影響資產(chǎn)管理的丟失。在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化沖擊下，辦公室采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保存檔案，檔案管理軟件都具有自動統(tǒng)計功能。辦公室人員使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、統(tǒng)計等等，以及檔案材料的收集、整理和登記。辦公室人員要掌握PDF與WORD，EXCEL與WORD之間互相轉(zhuǎn)換以及圖片處理等技術(shù)；使用ACCESS格式存檔案，支持SQL語句，通過SQL可以在數(shù)據(jù)庫查找所需的記錄，還可以把各種記錄排列。通過上級管理部門的固定資產(chǎn)查詢軟件，查出對比的數(shù)據(jù)，再把數(shù)據(jù)存儲為ACCESS格式，最后與原數(shù)據(jù)對比。另外，記錄檔案必須使用具有備份功能的軟件，備份具體到月、天、時、分，建立虛擬的網(wǎng)絡(luò)化檔案館。

4結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化沖擊下，高校圖書館從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)轉(zhuǎn)向多媒體、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，信息化服務(wù)模式，其辦公室人員工作方式、工作內(nèi)容也隨之發(fā)生了變化。數(shù)字信息時代下的圖書館辦公室應(yīng)該充分吸收和借鑒現(xiàn)代化的管理理念，同時融于信息化技術(shù)，組成工作站一局域網(wǎng)絡(luò)一互聯(lián)網(wǎng)三個等級的管理機(jī)制，旨在提高圖書館的資源共享能力。數(shù)字信息時代的圖書館辦公室人員服務(wù)對象不僅包括到館的讀者，還包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的用戶。辦公室人員的服務(wù)模式從過去的單向、靜態(tài)、底層次、被動的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向、動態(tài)、高端的主動服務(wù)，必須緊跟時代，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。