企業檔案信息化建設的幾點思考

李曼昕

摘 要：近年來，隨著科學技術水平的不斷提高，信息技術得到了迅猛的發展，在社會的各個行業中得到了廣泛的應用，在保證工作質量的基礎上大幅提高了效率。信息技術在檔案管理部門的應用，使得檔案管理更加規范，有利于促進企業的長遠發展。本文主要從信息技術在檔案管理中應用的必要性為切入點，分析了在現階段檔案管理信息化建設中存在的問題，探尋推動信息化建設的有效措施。

關鍵詞：企業檔案；信息化管理；問題及對策

在企業發展的過程中檔案是重要的參考資料，為決策者提供相應的信息。隨著經濟全球化浪潮的沖擊和市場經濟的不斷完善，企業所面臨的發展環境也更加的復雜，在檔案管理方面的難度也有所增加，為了規范企業檔案的管理行為，提高管理工作的效率，需要將信息技術應用在檔案管理的過程中，充分發揮檔案在企業發展中的積極作用。傳統檔案管理模式已經逐漸無法適用檔案管理的復雜性和個性化需求，通過將網絡化和現代化技術的應用，省去了管理工作中繁瑣的環節和流程，大量減少了檔案管理人員的工作量，能夠有效的提高企業的生產效率，在一定程度上降低了生產成本，有利于企業的長遠發展。

1 企業檔案信息化建設的必要性

1、優化工作流程

通過計算機以及信息技術的應用，能夠對檔案進行快速高效的分類管理，省去了管理工作中較為繁瑣的流程，降低管理人員的工作量。企業可以以此為契機進行改革，使企業人力資源得到充分的利用，優化企業內部的工作流程。另外，通過企業檔案信息化建設的發展，可以形成一個完整的信息數據庫，企業的各項信息和決策能夠及時的上傳下達，在企業內部進行實時的動態管理。

2、有效的提高工作效率

在傳統的檔案管理模式主要是通過管理人員進行紙質記錄，這種管理方式占用了大量的人力資源來開展管理工作，而且在記錄的過程中容易出現人為的操作失誤，影響檔案的準確性。紙質的檔案也不利于長期存放，容易在保存的過程中出現受潮、破損等現象，降低檔案的使用性能。信息化的檔案管理依靠計算機進行信息的處理行業存儲，大幅提高了檔案管理的工作效率，不僅在準確性方面得到保障，同時也無須擔心存放問題，后期也可通過信息檢索方式對所需的檔案資料進行查詢，為檔案的使用提供了極大的便利。而且隨著企業發展的時間的規模不斷擴大，其中所產生的檔案資料也會逐漸的增多，這在一定程度上也增加了檔案管理工作的成本，而信息技術的應用有效的節約了該項成本支出。

2 企業檔案管理信息化建設中存在的問題分析

1、信息化檔案管理制度不夠完善

在現階段檔案管理信息化建設的過程中還沒有形成完善的制度，缺乏相應的管理體系，使得在進行檔案管理時沒有相應的規范和條款來對具體的行為進行有效的約束，導致信息技術的優勢不能得到發揮，不利于檔案信息化建設的推進。

2、檔案管理信息化建投入力度不足

由于受到傳統管理觀念的制約，企業管理人員還未充分意識到檔案管理信息化建設的重要性。對于檔案管理的認識還停留在整理保存的階段，沒有充分發揮出檔案在企業決策和發展中的重要作用。而在進行信息化建設的過程中，需要用到相應的計算機設備和系統，這是開展企業信息化檔案管理的基礎。設備和技術的引進需要資金投足作為支持，由于相關的領導人員對于信息化建設不夠重視，導致此方面的資金投入力度不足，使得檔案信息化建設缺乏必要的保障。

3、信息化技術缺失

信息技術是企業檔案信息化建設中的關鍵因素，而在現階段信息化建設，由于資金投入力度的不足導致了相關技術也有所缺失，使得檔案管理的效率不能得到有效的提高。檔案信息的存儲和利用對企業的發展決策有著重要的參考價值，在必須要不斷的打破傳統的檔案管理模式，在互聯網技術發展的背景下，積極開發利用新型的管理技術，推動信息化管理的進程。

4、管理人員的綜合素質有待提升

由于檔案管理人員對信息化管理的認識存在不足之處，在計算機操作和利用互聯網技術方面的能力有所欠缺，不能熟練的將信息技術應用在檔案管理的過程。另外，管理人員將檔案管理歸結為簡單的信息資料的收集與儲存，沒有充分發揮檔案在企業發展中的重要作用，在管理理念方面還相對比較滯后。在信息化時代的發展背景下，如何有效的發揮信息資源自身的價值才是關鍵因素。

3 加強企業檔案信息化建設的有效措施

1、建立完善的信息化管理制度

在企業發展的過程中，由于受到外界因素的影響以及企業自身的發展，檔案管理面臨的形式也更加的嚴峻，它是一項復雜而系統的工作，不僅要進行信息的收集與整理，還需要加強信息的分析和利用工作，因此必須要建立相應的管理制度，使得信息化的檔案管理工作在一定的體系之內進行高效的運轉，同時制定相應的規章條例，嚴格規范管理人員的操作行為，定期對檔案管理的質量進行抽查。其次建立完善的崗位責任制度，將具體的責任落實到個人，一旦在檔案管理工作中出現錯誤或者疏漏之處，對相關的負責人進行問責，有效的提高檔案管理信息化建設的效率和質量。

2、提高檔案信息化建設的設備配置

檔案信息化的建設離不開資金的支持，企業應該轉變對于檔案信息管理工作的定位，充分意識到檔案管理在企業發展中的重要作用。根據企業自身的經濟實力，適當的提高在信息化建設中資金投入，保證檔案管理部門的專業人員以及硬件設備，為其發展建設提供充分的保障。在檔案信息化建設的過程中不單需要計算機，相應的配套設備也需要不斷完善，積極利用新型完善的管理軟件，形成一個完整的技術體系，使檔案管理的效率得到有效的提高。

3、積極引進專業技術人才

針對在檔案管理建設中信息技術的缺失，檔案管理部應當積極引進專業的技術人才，對檔案管理的信息化建設提供指導，在企業內部建立起完善網絡信息平臺，對于企業重要的紙質檔案進行數字化處理，加快信息錄入的速度和準確性，來有效的提高檔案管理的效率，推動信息化建設的進程。

4、提升管理人員的綜合素質

管理人員應充分意識到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統的檔案管理模式和理念，在信息化建設的過程中積極開拓創新，提高自身的專業素養和技術水平。首先檔案管理人員應轉變工作態度，加強對于檔案信息的處理和分析能力，根據企業發展的實際情況來確定信息化建設途徑和模式，在企業內部形成完整的信息管理系統和數據平臺。其次管理人員需要不斷的學習新的管理理念，借鑒其它地區成功的管理經驗，開闊自身的眼界。其次是加強信息技術的學習，管理人員應充分了解和掌握企業引進的信息化管理技術，保證在進行檔案管理工作時能夠熟練應用。企業也可以通過技術培訓或者外派學習的方式，使管理人員的知識結構得到完善，促進企業檔案信息化建設的發展。

4 結束語

綜上所述，隨著科學水平的不斷提高，互聯網技術的發展也在不斷的完善，其應用范圍也更加的廣泛。由于外界經濟因素以及企業自身發展的影響，企業檔案管理所面臨的形式也更加的復雜，將信息技術應用在檔案管理工作中不僅能夠提高檔案管理工作的質量和效率，在檔案信息存儲方面也有很大的優勢，避免了傳統紙質檔案在存放過程中可能出現的破損問題。檔案管理人員需要順應時代的發展，充分意識到檔案管理工作在企業發展中的重要作用，不斷的提高自身的專業素養和技術水平，推動企業檔案信息化建設的進程。

參考文獻

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