信息化環境下醫院檔案管理現狀思考

林秀娜　劉方林

摘 要：檔案管理對于各行各業的發展、資料留存都有十分重要的作用，是不能缺少的信息資源，隨著信息化、數字化社會的不斷發展，檔案管理也朝著信息化的方向前進。本文旨在探討醫院檔案管理在信息化環境下的管理現狀，存在的問題以及提出如何在信息化環境下轉變管理模式以與時俱進。

關鍵詞：信息化；醫院檔案；檔案管理；管理現狀

1 引言

隨著科學技術的發展，信息化環境逐步形成并保持著高速發展，信息化管理逐步滲透到各行各業的整體管理建設工作中來。檔案管理雖然為輔助部門，但對各行各業的順利運轉、資料留存、決策支持都有著不可取代的作用，是珍貴有用的信息資源，具有重大意義。醫院檔案更是對整個醫院系統正常運行、醫療工作有序進行起著重要的支持輔助作用，是整個醫院活動和業務中最珍貴的歷史保存資料，還有很高的科研、查詢、決策指導意義。

傳統的檔案管理以紙質資料為主，依賴于人工管理，人工檢索，人工更新，在現代互聯網信息化技術的浪潮沖擊下無法適應告訴發展的節奏要求。因此，在國家管理部門的組織規劃之下，檔案管理向著信息化發展，在檔案管理中利用現代化的信息技術和手段，處理檔案資料，管理現存、新增檔案，更加便捷、高效地發揮檔案資料的社會服務作用，提高檔案管理信息化及現代化水平是每個行業面臨的重要課題和長期挑戰。

醫院檔案比一般的檔案更要求精確性、及時檢索，提供科研資料，隨著高科技產業的發展，醫院管理逐步實現了自動化、網絡化和信息化，如各地社保卡醫保卡聯網、實現了網上、移動端掛號、簡單就診、網絡查閱體檢報告等等。而且醫院每天接待大量病人，需要處理大量的信息，科研也需要龐大的病理數據庫作為研究資料支持，新病例隨時需要檢索歷史檔案來進行決策和方案指導，醫院檔案如果保持傳統的人工管理、查詢跟不上信息化時代的發展要求，無法滿足信息化環境下高效、準確、快速獲取的需要，勢必影響醫院檔案管理想著信息化方向發展，影響醫院整體信息化建設，因此需要考慮到信息化大環境的要求，借助現代化信息技術合理進行醫院檔案管理的改革，才能適應社會發展，更好的發揮醫院社會服務的職能。

2 信息化環境下醫院檔案管理現狀分析

2.1 檔案管理及信息化意識薄弱

檔案管理在傳統意識中也屬于輔助和邊緣性的部門，重要性沒有被統一認可，醫院作為社會服務機構，其檔案承擔著科研交流、病例建檔查詢、病理研究等重要作用，管理上需要更加嚴謹。檔案管理信息化是新時期管理的主要方向，但有些單位和部門把其簡單理解為計算機管理檔案，無法發揮檔案的潛在價值，雖然表面看起來實現了信息化，卻無法提高檔案的利用效率。

2.2 醫院檔案檢索困難，效率不高

醫院檔案內容復雜多樣，需要嚴密的邏輯和謹慎的保管，有些醫院檔案開發管理制度不夠完善，帶來檔案目錄內容缺乏建設性，不方便查找，或者錄入錯誤，產生消極影響，甚至嚴重損失。即使在信息化環境下依然大部分以來人工檢索，沒有完全實現計算機聯機檢索，無法達到現代化檔案管理的要求，大大降低了檔案利用效率。

2.3 缺乏東信息技術的專業檔案管理人才

目前的檔案管理工作人員在檔案管理專業方面比較專業但在信息化技術領域未必專業甚至并不了解，或者相反，缺乏綜合素質能夠既滿足專業檔案管理又滿足信息化發展的管理人才。

還有諸如保存、安全等問題，無論是傳統紙質檔案還是電子化檔案都有相關問題，如氣候條件、空間利用，或者網絡安全、軟件開發等等，在信息化環境下全部涌現，兼并存在，更是亟待解決的問題。

3 醫院檔案管理信息化的必要性

3.1 有利于促進醫院檔案管理制度的完善，提高檔案的利用效率

醫院根據資深具體情況進行分析指定的檔案管理制度，更符合本院信息化管理的實情，充分保證檔案資料對價值和完整性。信息化環境下利用信息技術進行檔案管理，能夠極大減少人工失誤對于檔案利用可能造成的影響，方便歸類、建檔，利于查詢檢索，突破時空限制，提高檔案利用的效率。

3.2 有利于醫院整體系統信息化建設的實現

醫院檔案信息化速度會影響醫院整體系統信息化建設的實現，畢竟信息化是不能留死角的尤其在要求嚴謹嚴密的醫學行業，檔案部門又是產生紙質文檔、各種記錄單據最多的地方，一方面依賴于計算機進行信息化管理，一方面還要對傳統的已有檔案資料進行數字化整理，才能實現整體的信息化。

3.3 長遠來看，有利于醫院有序管理，降低管理成本

短期來看，醫院檔案不得不在信息化環境的形勢逼迫下進行信息化探索和轉變，耗費人力財力物力，但長遠來看，系統建立成熟后，無論是運營維護還是日常管理，都是降低管理成本的有效道路。

4 信息化環境下醫院檔案管理模式轉變方向

4.1 管理意識向著綜合化模式轉變

每個機構都有其核心部門和邊緣部門，但在信息化環境大背景下，要想實現醫院系統整體的信息化建設，必須有全局管理意識，不遺漏任何部門。而醫院的檔案是具有非常高的研究、參考、決策支持價值的，醫院信息化進程中必須把檔案管理重點考慮在其中，檔案信息化管理模式不僅能極大提高檔案利用效率，更對醫院醫學水平、研究水平更進一步有著積極促進作用，進而促使醫院檔案管理意識的增強，并將管理意識擴大到整個醫院系統。

4.2 管理手段向著信息化方向轉變

信息化環境下醫院檔案的載體發生了很大變化，管理手段必然要發生變化，各種信息化技術、檔案管理軟件都會引入醫院檔案管理中來，管理也從傳統的人工管理為主變為計算機聯網管理、數據庫建設，雖然仍然各人司其職，但通過聯網數據庫的建設管理，醫院檔案將會有統一、規范的后臺管理系統不間斷運行，形成信息化的管理模式。

4.3 管理隊伍向著專業化方向轉變

信息化環境下要實現檔案管理信息化，管理人員要有較高的知識層次，還要有先進的技術水平，不能僅僅停留在一般的計算機操作，必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作，提高管理人才的管理水平以適應檔案信息化管理的需要。

5 總結

綜上所述，檔案管理是醫院運行、管理過程中必不可少的一項重要職能，但在目前的檔案管理中仍然存在不少問題，無法跟上信息化環境高速、高效、精確、便捷的要求，醫院檔案承擔的職能更有甚于保存，有必要結合信息化環境進行嚴謹思考，部門指定規范，促進醫院檔案信息化管理，才能走出新時期醫院檔案管理與時俱進的信息化道路，才能在規范下發展，最終實現醫院整體管理的信息化。

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