構建檔案信息管理系統 提高信息管理質量

毛惠

【摘要】高校檔案系統包含著人才培養檔案、科學研究檔案、社會服務檔案、校園文化檔案四大部分，這些檔案的館藏量大，在管理的過程中，難免出現問題。為了解決這些問題，需要構建完善的檔案信息管理系統，提高信息管理的質量，保證高校檔案管理工作的正常運行。

【關鍵詞】檔案信息管理；構成；現狀；新型系統

進入21世紀后，世界正式走向信息化和數字化。隨著云技術的不斷發展，其在各行各業的應用越來越廣泛。那么在這個時代背景下，檔案信息的管理也需要進行相應的優化提高，認真分析云時代下高校檔案管理風險，提高檔案信息質量安全管理。云時代下，在對檔案信息安全管理質量進行提高的同時，也要對檔案信息管理系統進行創新，以能夠滿足當今時代對檔案信息管理系統的需求，從根本上對高校檔案信息管理質量進行提高，其中新型高校檔案信息管理系統的構建，可以從以下幾方面著手：

一、完善檔案管理體系

針對高校檔案管理體系的缺陷，需要從增強檔案管理意識、優化檔案管理制度、加強檔案人員素質三方面完善高校檔案管理體系。

在檔案的信息化管理中，管理人員要樹立“服務至上、以人文本”的意識和觀念。同時可以定期開展檔案知識學習活動，讓工作人員認識到檔案管理的重要性；也可以定期參觀在檔案管理方面成績較好、技術較為先進的高校，提高工作人員的積極性；同時還要定期對工作人員進行職業培訓，增強他們的職業素質和職業道德，提高他們的責任心。

檔案管理制度是整個檔案信息化管理的重要綱領，在優化檔案制度管理的過程中，高校要結合自身的發展特點，制定合理有效的管理制度。比如設置一些考核制度，對業績優秀的員工進行獎勵；設置某些標準，規范員工的管理工作。另外在制定好制度之后，檔案管理部門的各級領導應該帶頭遵守這些制度和章程，工作人員要認真執行制度，提高管理的水平和質量。

人員的素質是構建新型高校檔案管理信息系統的重要條件。高校檔案部門可以通過兩種方式提高檔案管理人員的素質。一種是直接招聘專業的檔案信息管理人員，另一種是選取業績較為優秀、素質相對較高的人員，對其進行專業的培訓，提高他們的專業水平和素質，通過這兩種方式，都能夠增強高校檔案管理部門的后備人員素質。

二、豐富檔案資源

為了彌補高校檔案資源信息量小的缺陷，需要采取一定的措施豐富高校的檔案資源。比如，增加高校老師的招聘，盡量達到3個老師共同輔導一個學生的要求，專職老師負責學生的學習，輔導員負責學生的生活，而第三個老師負責學生的心理思想等，保證學生信息的完整性。

另外，也可以在各個院校中專門設置心理咨詢室、職業生涯規劃指導中心，通過記錄心理咨詢室的數據可以在一定程度上了解學生的心理思想狀況，而通過職業生涯規劃中心的指導，可以了解學生對于未來的憧憬、對于自身發展的看法。

三、數字化保存檔案

在數字化出版發展的情況下，單純的紙質檔案保存方式已經過于單調和落后。所以需要增強檔案的數字化保存。比如高校檔案館藏中存在著大量的早期檔案，這些檔案破損和丟失現象較為嚴重，而其修復和補救工作又較為困難。那么就可以采用數字化方式，將這些檔案編輯成電子書進行保存，這樣既能夠提高檔案保存的質量，也能夠提高檔案保存的時間。同時對于一些面積較大的建筑圖紙，可以采用縮微機將它制作成微型膠卷進行保存。

四、提高檔案的信息化管理

提高檔案信息化管理重點要做到兩點，一是使用信息化的系統和技術；二是保證信息的安全性。

在使用信息化技術對高校檔案進行管理的過程中，要使用一定的多媒體和網絡技術。可以配置兩臺服務器，之后將它們組裝成雙擊后備系統，之后采用Client/Server結構和TCP/IP技術、通信協議技術、Oracle 大型數據庫管理系統、Un5X操作系統、300GB容量 的HP磁光盤庫、MPEGZ壓縮系統、專業的錄像播放編輯機等技術，完成上機檢索的過程。

在建立信息化檔案管理系統后，還要設置一定的加密技術、安全通信技術、驗證用戶信息、限制訪問等提高檔案信息的安全性。當出現非法訪問、惡意攻擊、病毒感染等安全隱患時，可以使用密碼技術對這些進行限制和制止，保護數據安全。

當然，構建高校檔案信息管理系統的方式還有很多，通過信息管理系統，能夠顯著提高信息管理的質量，維護隱秘和私人信息的安全，提高檔案管理的技術，保證高校檔案管理工作的正常有序運行。

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