農業科研檔案數字化業務外包的可行性探究

陳文英　陳開魁　林慶珍　曾力旺　徐遲默

摘要分析了中國熱帶農業科學院檔案館數字化建設的現狀、檔案數字化業務外包的可行性和推廣應用前景，衡量了農業科研檔案數字化業務外包的利與弊，探究了科技檔案數字化外包過程中的安全管理問題與應對策略。旨在加快現代農業科研成果的轉化和推廣，發展熱帶農業科研事業。

關鍵詞農業科研檔案；數字化；業務外包；科研成果；推廣；安全管理

中圖分類號S-058文獻標識碼

A文章編號0517-6611（2017）31-0247-03

AbstractThe present situation of digital construction of archives of Chinese Academy of Tropical Agricultural Sciences was analyzed， as well as the feasibility of outsourcing digital archives and prospect of popularization and application. The advantages and disadvantages of the outsourcing of agricultural scientific research archives were measured， and the security management problems and countermeasures in the process of digital archives outsourcing were explored. The purpose was to speed up the transformation and popularization of modern agricultural scientific research achievements and develop tropical agricultural scientific research undertakings.

Key wordsAgricultural scientific research archives；Digital；Dusiness process outsourcing；Scientific research achievement；Popularization；Safety management

當前，全國檔案信息資源建設已進入高潮。在全國數字檔案館推進會上，楊冬權局長明確要求，用15年左右時間，縣以上檔案館館藏傳統載體檔案全部數字化，縣直機關以上檔案室室藏傳統載體檔案基本數字化，實現檔案數字化利用[1]。響應號召，適應新的形勢，中國熱帶農業科學院檔案館在農業科研檔案數字化建設方面取得了一些進展，筆者就農業科研檔案數字化業務外包的可行性進行探究。

檔案數字化外包，是指各級各類檔案館（室）及檔案部門在開展檔案數字化工作中，具有獨立法人身份的檔案數字化加工服務機構承擔檔案數字化加工的外包服務[2]，是檔案部門向社會購買服務的一種形式，效率高、成本低。中國熱帶農業科學院檔案館為加快檔案資源數字化、適應社會信息化的需要，采取檔案數字化業務外包是適應當前迫切發展的新形勢的。

1科研檔案數字化建設現狀分析

自1952年以來，中國熱帶農業科學院先后承擔了“973”計劃、“863”計劃、國家科技支撐計劃等一批重大項目和FAO、UNDP等國際組織重點資助項目，取得科技成果1 000多項。其中包括國家發明一等獎、國家科技進步一等獎在內的國家級獎勵近50項，部、省級獎勵400多項，授權專利近500項；獲頒布國家和農業行業標準近400項；開發科技產品200多個品種。這是中國熱帶農業科學院輝煌歷史和艱苦奮斗的成果，是國家和中國熱帶農業科學院的寶貴財富和重要信息資源，其價值地位無可替代。中國熱帶農業科學院檔案館妥善保存的科研檔案詳實記載反映了中國熱帶農業科學院農業科研歷程和取得的各項成果，它為廣大科研人員提供了詳實的第一手資料，為熱區農業發展提供了重要的情報資源。

在堅持以科研為立院之本的發展環境下，運用數字化、網絡化技術，深化科研檔案服務是義不容辭的職責，也是一項十分重要而緊迫的任務。自1998年本館開始建立新歸檔案案卷級目錄和文件級目錄數據庫，實施目錄電子化管理。2011年檔案館開始啟動館藏科研檔案全文掃描數字化項目[3]。但是由于人手有限，速度進程太慢，滿足不了對上述科研檔案中科技成果推廣轉化的進程，如此豐富的館藏束之高閣，是極大的資源浪費。

如何利用不斷發展的信息技術深化檔案數字化建設，對海量檔案信息進行高效、安全保存和利用，以及最大程度地開發和共享，并實現管理上的創新，是時下檔案館檔案工作的一個新課題。

2檔案數字化業務外包的可行性和推廣應用前景研究分析

前不久，國家檔案局出臺了《檔案數字化外包安全管理規范》，對外包工作安全管理目的與必須堅持的原則、檔案部門與數字化服務機構的安全管理責任、數字化場所安全管理、數字化設備與網絡及數據載體安全管理、檔案實體安全管理、檔案數字化成果的移交接收與數字化任務完成后的設備處理安全等各個方面都作了明確規定。因此檔案部門在開展檔案數字化外包工作中，有了國家制定的《檔案數字化外包安全管理規范》可作為依據，有一定的可行性。

由國家檔案局技術部牽頭組織開展的課題《檔案數字化外包加工中安全管理問題分析與解決方案》被列為2012年度國家檔案局科技計劃項目與2013年的財政專項項目。歷時一年半，該課題研究成果在2014年度榮獲國家檔案局優秀科技成果一等獎。此項研究成果已經在山東、福建、遼寧、云南、浙江省部分綜合檔案館以及一些行業、數字化外包機構中已廣泛應用。在數字化外包建設過程中統領安全管理原則提出科學的工作模式、管理策略、操作指南及系列解決方案，確保檔案實體安全與數據安全并重，為檔案數字化外包單位提供指導借鑒，在全國檔案數字化外包工作中具有廣闊的應用前景[1]，為中國熱帶農業科學院加快開發利用豐富館藏提供了可行的安全管理示范，為加速轉化科技檔案中科技成果推廣進程提供了可能。

3科研檔案數字化業務外包利與弊的分析

目前，檔案數字化外包是檔案部門向社會購買服務的一種形式，是檔案部門加快檔案資源數字化的主要形式之一[1]，普遍適用于館（室）藏不設密檔案的數字化加工。許多單位都在以業務外包的方式開展檔案數字化工作，通過業務外包開展檔案數字化，提供專業和優質的服務，降低本單位檔案部門的人力投入和生產成本，這是一種很好的方式。檔案數字化外包的好處是檔案部門解決當前在檔案數字化工作中人手不足、技術滯后等“瓶頸”問題的有效方法；是檔案部門提高檔案數字化效率、節省投資的主要手段；是檔案部門加快檔案數字化進程、適應社會信息化需要的重要途徑。

只要有效控制檔案數字化外包的風險，加強項目的可行性方案的設計和項目管理，強化每個參與者的安全保密意識及責任感，那么此項項目的業務外包是會利大于弊的：節省人力，節省成本，節省時間，從而加快數字化和信息化的進程，加快科技檔案中科技成果推廣轉化服務于社會的進程。

4科技檔案數字化外包過程中安全管理問題與對策分析

要充分考慮到檔案數字化過程中制訂完善的規章制度、工作規范細則和操作程序等問題。要充分考慮到檔案數字化場所的環境安全問題，建設標準、規范、安全的工作場所，配備高效、實用的檔案安全監控設備，使處于數字化狀態各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環境中[4]。要充分考慮到檔案館自身工作人員增強保護檔案安全的意識和本領的問題。要充分考慮檔案出庫入庫交接的安全管理問題，進行數字化外包的檔案都是經過嚴格篩選的，涉密檔案嚴禁外包。明確了以上問題，有針對性地制訂相關對策。

4.1訂立“保密協議”，防止機密外泄內容包括：不得披露或者公開檔案中涉及國家秘密或個人隱私內容，不得隨意翻閱檔案，要有檔案入、出庫記錄等齊全的臺賬和完備手續[5]。

4.2制定相關招標文件，審定合同，保證服務質量招標具體要求如下：

4.2.1公司資質證書要求。①營業執照；②中華人民共和國組織機構代碼證；③稅務登記證；④安防工程企業資質證書；⑤質量管理體系認證證書；⑥職業健康安全管理體系認證證書；⑦環境管理體系認證證書；⑧軟件產品登記證書；⑨計算機軟件著作權登記證書等。

4.2.2人員和設備要求。①派出人員進行保密教育和安全教育，配證上崗、文明工作；②提供本次加工項目的人員及硬件設備，并完成加工場地硬件設備的搭建；③嚴格遵守甲方工作現場制度和加工現場工作制度，并按期保質保量完成；④嚴格執行文件的交接手續，確保檔案的安全、完整，做到不丟失、不損壞；⑤做好保密工作，任何數字化工作人員未經甲方批準，不得將任何資料及相關數據帶離現場，禁止使用移動硬盤、U盤等移動存儲介質；⑥接受甲方對其質量、進度等的監督管理，對加工處理不合格的進行返工；⑦按照甲方需要，配合甲方對加工成果進行驗收。

4.2.3紙質檔案數字化要求。①規格/型號：A4或A3。②技術參數/性能指標：采用24位真彩300dpi進行掃描，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。掃描后的圖像進行原始文件大小的裁邊。數字副本能準確反映檔案原件的原始面貌。數據備份要求：一式兩份。

4.2.4服務質量要求。①按照國家檔案局《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》執行，規定不明確的，按照行業規定或者行業習慣執行。②拆卷整理：拆除掃描對象裝訂線及加固件、平整頁面、編制頁碼、修復老化和破損程度高的頁面，登記特殊頁面等內容。沒有編頁碼的重新編號。③檔案掃描：根據檔案幅面的大小（A4、A3等）選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描，若有大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。④圖像處理：檔案采用24位真彩300dpi進行掃描，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。掃描后的圖像，進行原始文件大小的裁邊。數字副本能準確反映的檔案原件的原始面貌，使用OCR識別軟件將圖像轉換為文本，識別率在90%以上。⑤目錄作對案卷的卷內目錄信息錄入，把目錄信息錄進“南大之星”檔案管理系統。采用人工校對或軟件自動校對的方式，進行目錄數據質量檢查。⑥原始檔案如采用縫紉機裝訂的不拆除，最大程度掃描原始文件。三孔一線裝訂的根據情況拆除掃描，再進行還原裝訂。 ⑦儲存格式為（TIFF/JPG/PDF），將每份文件的所有JPG掃描圖像合并成一個PDF文件；對于照片及特殊檔案的掃描格式。⑧文件命名規則：要求進行文件命名并進行校對，并將所有文件上傳“南大之星”系統。

4.2.5驗收要求。①乙方完成數字化加工服務后向甲方提出驗收申請。②以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、文件及數據掛接的總體質量。③目錄與原文掛接正確率100%，數字化轉換質量抽檢的合格率達到99%以上時，給予驗收通過。合格率=抽查合格的文件數/抽檢文件總數×100%。④抽檢合格率低于驗收標準，所有數據全部發回全面自檢，并在甲方規定時間內完成，以達到驗收要求。⑤驗收合格后，甲乙雙方在驗收文件上簽字確認。

4.2.6檔案歸還要求。在項目驗收合格后，應對需要歸還的檔案實體進行自檢，必須對檔案實體進行逐卷清點，按數量、狀況與順序等進行檢查，要求檔案原始材料100%不缺失。如發現丟失、損壞、圈畫或涂改等應申報甲方處理；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新處理，合格率要求達100%。

4.2.7保密要求。①在約定期限內向甲方提供檔案數字化加工服務工作，按照國家關于檔案管理的規定對檔案進行專業的、規范的整理，并對整理質量負責。②委派專業人員進入指定場所工作，工作時間按照甲方作息時間安排。③負責監督、約束乙方派出人員的行為，遵守甲方勞動制度。負責對乙方派出人員進行保密教育和安全教育，配證上崗、文明工作，嚴格遵守國家有關檔案保密制度。對整理期間出現的檔案內容泄密、文件材料丟失等后果，責任一概由乙方承擔。④提供本次加工項目的人員及硬件設備，并完成加工場地硬件設備的搭建。所有設備必須格式化、殺毒，必須用新的硬盤。⑤全程監控[6]。

5結語

這是中國熱帶農業科學院初次通過對農業科研檔案數字化業務外包的可行性探究與實踐。在此次外包過程中參與人員都高度負責，嚴密監控，發現問題及時防控，并隨時做好記錄備案。只有不斷工作創新，總結經驗，才能加快促進現代農業科研成果的轉化和推廣，更好地繼承和延續熱帶農業科研事業。

參考文獻

[1]

黃麗華，宋華. 檔案數字化外包安全管理研究[J].中國檔案，2015（6）：60-61.

[2] 檔案數字化外包安全管理規范[N].中國檔案報，2015-01-29（003）.

[3] 徐遲默，陳開魁，林慶珍，等. 農業科研檔案數字化建設實踐與探析[J]. 安徽農業科學，2012，40（36）：17907-17908.

[4] 羅娟. 加強檔案數字化外包過程管理之我見[EB/OL].（2014-05-05）[2017-07-13].http：//www.zgdazyw.com.cn/work/2014-05/05/content_45041.htm.

[5] 岳彩萍. 檔案管理業務外包的利與弊[J].中國檔案，2014（12）：36-37.

[6] 張萌.檔案整理工作中的業務外包問題[J].北京檔案，2011（2）：33-34.