互聯(lián)網(wǎng)時代辦公室檔案管理新思路研究

高偉

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)。在信息技術(shù)的推動之下，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化蓬勃發(fā)展起來，給人們的生活、工作帶來了翻天覆地的變化。當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用到工作的方方面面，促進(jìn)了辦公室工作的改革。在網(wǎng)絡(luò)盛行的今天，辦公室檔案管理既面臨巨大機(jī)遇，又面臨很大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作對當(dāng)今形勢已經(jīng)不再適應(yīng)，需要跟上時代的發(fā)展潮流，做到與時俱進(jìn)，銳意創(chuàng)新，這樣才能促進(jìn)辦公室檔案改革。因此，要積極對辦公室檔案管理工作積極探索，尋求新的思路，使辦公室檔案管理工作更加快捷高效。這篇文章首先介紹互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下辦公室檔案管理工作的特征，然后再介紹互聯(lián)網(wǎng)時代辦公室檔案管理工作存在問題，最后探索互聯(lián)網(wǎng)時代下辦公室檔案管理新途徑，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、快捷。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；辦公室；檔案管理；新思路

當(dāng)今，互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展，電子信息技術(shù)也蓬勃發(fā)展起來，對人們的生活和工作帶來了極大的方便。在辦公室檔案管理工作中也開始運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)，使檔案管理工作更加快捷、高效和科學(xué)。畢竟互聯(lián)網(wǎng)是一種新生的事物，在辦公室檔案管理中需要一段時間的適應(yīng)，辦公室檔案管理工作受傳統(tǒng)模式的影響很深，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)過程中，會存在很多問題。因此，積極探索辦公室檔案管理工作新思路成為一種必然。

一、互聯(lián)網(wǎng)下辦公室檔案管理出現(xiàn)的新特征

（一）逐步向信息化轉(zhuǎn)變

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化程度不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展。傳統(tǒng)模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁瑣，都是重復(fù)性工作，容易出現(xiàn)錯誤，工作人員面對繁瑣工作沒有工作熱情，效率也不高。隨著網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，已經(jīng)深入到每個方面，辦公室檔案管理已經(jīng)廣泛運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備。辦公室都普遍建立起先進(jìn)的檔案管理機(jī)制，開始向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。

（二）服務(wù)模式更加多樣化

這種多樣性主要體現(xiàn)在：辦公室檔案管理逐步走向信息化，與傳統(tǒng)的進(jìn)行比較，不但檔案管理的范圍逐步擴(kuò)大，而且辦公室檔案管理轉(zhuǎn)向智能化和多樣化。比如，以前的檔案都是手動進(jìn)行登記和匯總，現(xiàn)在引進(jìn)了管理軟件，對其進(jìn)行電子操作，功能更加齊全，而且非常便捷。

（三）載體有了很大發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理就是用紙張進(jìn)行記錄，而現(xiàn)在檔案都是在電腦上進(jìn)行登記，實(shí)行的是電子檔案，解決了傳統(tǒng)檔案的很多弊端，使檔案的信息存儲量更加豐富。

二、面臨問題

（一）管理人員缺乏

信息化的推動之下，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)普遍運(yùn)用到檔案管理中來，已經(jīng)成為主要辦公手段。然而，新的技術(shù)需要高素質(zhì)的人才，但是很多的管理者都是從傳統(tǒng)的管理工作人員向現(xiàn)代的管理人員過渡，雖然經(jīng)過了培訓(xùn)，但是計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不精通，一知半解，所以，運(yùn)用起來就顯得非常生澀。這就決定了在檔案管理上需要注入新的活力，需要引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)精通的管理人員，改變管理人員缺乏現(xiàn)狀。

（二）組織不得力

很多機(jī)關(guān)辦公室都沒有結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)建立起獨(dú)立的檔案管理機(jī)制，在很大程度上依賴于領(lǐng)導(dǎo)的意圖，自己沒有創(chuàng)新意識和主動性，這就不能夠從根本上做好檔案管理工作。雖然，建立起檔案管理組織，但是并沒有真正發(fā)揮作用，沒有得到足夠重視。

（三）安全意識缺乏

信息時代之下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中，雖然實(shí)現(xiàn)了高效化，但是也不能夠忽視檔案管理的安全性。一些非法分子利用互聯(lián)網(wǎng)的缺陷，對檔案進(jìn)行竊取，竊取各單位的機(jī)密。因此，檔案管理存在很大的不穩(wěn)定因素，需要加強(qiáng)安全防范意識。

三、創(chuàng)新思路

創(chuàng)新是發(fā)展的根本，也是推動發(fā)展的動力。對于創(chuàng)新，一定要重視起來。要抓住互聯(lián)網(wǎng)這個新生事物，抓住互聯(lián)網(wǎng)的新特征，針對互聯(lián)網(wǎng)下出現(xiàn)的問題，對檔案管理工作要找出新思路。另外，要把數(shù)字化管理工作融入到檔案管理中去，是辦公室檔案做到數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理的新思路。

（一）管理模式要進(jìn)一步健全

第一，辦公室要對檔案管理機(jī)制不斷健全，而且要逐步完善，在標(biāo)準(zhǔn)制定上一定要嚴(yán)格，要實(shí)行高標(biāo)準(zhǔn)。對檔案管理工作要進(jìn)行全面監(jiān)督，做到檔案的規(guī)范化管理，使管理工作得到有效落實(shí)。第二，要重視人才的作用。要面向社會，引進(jìn)一批科技人才，對信息管理非常精通，而且對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也相當(dāng)熟練，給辦公室檔案管理注入活力。還要對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們在思想上跟上時代的步伐，逐步接受新鮮的事物，對計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)，使他們熟練掌握，盡快投入到信息化潮流中來，為檔案管理改革做出一份貢獻(xiàn)。

（二）進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理

通過先進(jìn)的電子技術(shù)，把紙質(zhì)的檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合在一起，建立起一套完整的數(shù)據(jù)庫和信息庫，然后，進(jìn)行數(shù)字化存儲。另外，對檔案管理上，要做到層次化，從低到高，層層進(jìn)行管理。

（三）建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

把各種紙質(zhì)的檔案信息逐漸錄入電腦，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，然后，把這些電子資料存儲在檔案管理系統(tǒng)中，這樣就可以進(jìn)行高效傳輸、檢索和共享。另外，在進(jìn)行檔案管理過程中，要充分認(rèn)識創(chuàng)新的重要性。在了解自身情況的基礎(chǔ)上，緊緊依托互聯(lián)網(wǎng)，對檔案管理系統(tǒng)不斷進(jìn)行調(diào)整和更新。

總之，在信息化潮流的推動之下，互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到了很多地方，尤其是在辦公室檔案管理中運(yùn)用的更加廣泛，推動了檔案管理從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。檔案從紙質(zhì)開始先電子化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的便捷高效，為檔案管理工作開辟了新的途徑。在檔案管理中，要緊跟形勢，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，把互聯(lián)網(wǎng)融入到檔案管理中去，促進(jìn)檔案管理工作的晉檔升級。當(dāng)然，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的過程中，需要一個非常長的過程，需要不斷的去探索，去契合，使之與互聯(lián)網(wǎng)充分融合在一起，促進(jìn)檔案管理更好更快發(fā)展，使檔案管理工作向著更加宏偉的目標(biāo)邁進(jìn)。

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