互聯網時代辦公室檔案管理新思路研究

高偉

摘 要：隨著科技的不斷發展和進步，信息技術突飛猛進。在信息技術的推動之下，網絡化和數字化蓬勃發展起來，給人們的生活、工作帶來了翻天覆地的變化。當今，網絡廣泛運用到工作的方方面面，促進了辦公室工作的改革。在網絡盛行的今天，辦公室檔案管理既面臨巨大機遇，又面臨很大挑戰。傳統的辦公室檔案管理工作對當今形勢已經不再適應，需要跟上時代的發展潮流，做到與時俱進，銳意創新，這樣才能促進辦公室檔案改革。因此，要積極對辦公室檔案管理工作積極探索，尋求新的思路，使辦公室檔案管理工作更加快捷高效。這篇文章首先介紹互聯網環境下辦公室檔案管理工作的特征，然后再介紹互聯網時代辦公室檔案管理工作存在問題，最后探索互聯網時代下辦公室檔案管理新途徑，從而實現檔案管理的高效、快捷。

關鍵詞：互聯網；辦公室；檔案管理；新思路

當今，互聯網迅猛發展，電子信息技術也蓬勃發展起來，對人們的生活和工作帶來了極大的方便。在辦公室檔案管理工作中也開始運用網絡電子技術，使檔案管理工作更加快捷、高效和科學。畢竟互聯網是一種新生的事物，在辦公室檔案管理中需要一段時間的適應，辦公室檔案管理工作受傳統模式的影響很深，在運用互聯網技術過程中，會存在很多問題。因此，積極探索辦公室檔案管理工作新思路成為一種必然。

一、互聯網下辦公室檔案管理出現的新特征

（一）逐步向信息化轉變

隨著互聯網技術的不斷發展，信息化程度不斷提高，傳統的檔案管理模式已經跟不上時代發展。傳統模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁瑣，都是重復性工作，容易出現錯誤，工作人員面對繁瑣工作沒有工作熱情，效率也不高。隨著網絡化的不斷發展，已經深入到每個方面，辦公室檔案管理已經廣泛運用先進設備。辦公室都普遍建立起先進的檔案管理機制，開始向信息化檔案管理轉變。

（二）服務模式更加多樣化

這種多樣性主要體現在：辦公室檔案管理逐步走向信息化，與傳統的進行比較，不但檔案管理的范圍逐步擴大，而且辦公室檔案管理轉向智能化和多樣化。比如，以前的檔案都是手動進行登記和匯總，現在引進了管理軟件，對其進行電子操作，功能更加齊全，而且非常便捷。

（三）載體有了很大發展

傳統的檔案管理就是用紙張進行記錄，而現在檔案都是在電腦上進行登記，實行的是電子檔案，解決了傳統檔案的很多弊端，使檔案的信息存儲量更加豐富。

二、面臨問題

（一）管理人員缺乏

信息化的推動之下，計算機和互聯網普遍運用到檔案管理中來，已經成為主要辦公手段。然而，新的技術需要高素質的人才，但是很多的管理者都是從傳統的管理工作人員向現代的管理人員過渡，雖然經過了培訓，但是計算機和互聯網技術不精通，一知半解，所以，運用起來就顯得非常生澀。這就決定了在檔案管理上需要注入新的活力，需要引進一批計算機精通的管理人員，改變管理人員缺乏現狀。

（二）組織不得力

很多機關辦公室都沒有結合自身的實際特點建立起獨立的檔案管理機制，在很大程度上依賴于領導的意圖，自己沒有創新意識和主動性，這就不能夠從根本上做好檔案管理工作。雖然，建立起檔案管理組織，但是并沒有真正發揮作用，沒有得到足夠重視。

（三）安全意識缺乏

信息時代之下，互聯網技術廣泛運用到檔案管理中，雖然實現了高效化，但是也不能夠忽視檔案管理的安全性。一些非法分子利用互聯網的缺陷，對檔案進行竊取，竊取各單位的機密。因此，檔案管理存在很大的不穩定因素，需要加強安全防范意識。

三、創新思路

創新是發展的根本，也是推動發展的動力。對于創新，一定要重視起來。要抓住互聯網這個新生事物，抓住互聯網的新特征，針對互聯網下出現的問題，對檔案管理工作要找出新思路。另外，要把數字化管理工作融入到檔案管理中去，是辦公室檔案做到數字化，實現辦公檔案管理的新思路。

（一）管理模式要進一步健全

第一，辦公室要對檔案管理機制不斷健全，而且要逐步完善，在標準制定上一定要嚴格，要實行高標準。對檔案管理工作要進行全面監督，做到檔案的規范化管理，使管理工作得到有效落實。第二，要重視人才的作用。要面向社會，引進一批科技人才，對信息管理非常精通，而且對計算機和網絡技術也相當熟練，給辦公室檔案管理注入活力。還要對現有的管理人員進行培訓，使他們在思想上跟上時代的步伐，逐步接受新鮮的事物，對計算機技術和網絡技術要不斷加強培訓，使他們熟練掌握，盡快投入到信息化潮流中來，為檔案管理改革做出一份貢獻。

（二）進行數字化和信息化管理

通過先進的電子技術，把紙質的檔案和電子檔案有機結合在一起，建立起一套完整的數據庫和信息庫，然后，進行數字化存儲。另外，對檔案管理上，要做到層次化，從低到高，層層進行管理。

（三）建立檔案信息資源管理系統

把各種紙質的檔案信息逐漸錄入電腦，轉化為數字化資料，然后，把這些電子資料存儲在檔案管理系統中，這樣就可以進行高效傳輸、檢索和共享。另外，在進行檔案管理過程中，要充分認識創新的重要性。在了解自身情況的基礎上，緊緊依托互聯網，對檔案管理系統不斷進行調整和更新。

總之，在信息化潮流的推動之下，互聯網和數字化技術運用到了很多地方，尤其是在辦公室檔案管理中運用的更加廣泛，推動了檔案管理從傳統管理向現代管理轉變。檔案從紙質開始先電子化轉變，實現了檔案管理的便捷高效，為檔案管理工作開辟了新的途徑。在檔案管理中，要緊跟形勢，要充分利用互聯網的優勢，把互聯網融入到檔案管理中去，促進檔案管理工作的晉檔升級。當然，在運用互聯網的過程中，需要一個非常長的過程，需要不斷的去探索，去契合，使之與互聯網充分融合在一起，促進檔案管理更好更快發展，使檔案管理工作向著更加宏偉的目標邁進。

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