淺析國內辦公自動化的現狀及發展趨勢

周啟誠

【摘要】：辦公自動化的研究現狀辦公自動化（OA， Office Automation）是在70年代中期，發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響的問題，發展起來的一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進的計算機及網絡技術，使人們可以借助各種設備處理一部分辦公業務，提高人們對辦公業務的處理效率和質量，達到提高工作效率，方便管理和決策的目的。

【關鍵詞】：國內；辦公自動化；現狀；發展趨勢

【引言】：辦公自動化的知識領域覆蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，并且辦公自動化體現了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以辦公自動化的應用是企業管理現代化的標志之一。

1. 辦公自動化的基本涵義

所謂辦公自動化，是指利用計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化的辦公設備中，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現辦公活動的科學化、自動化【1】。辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運用現代科學技術，如通過局域網或遠程網絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實現無紙辦公。

2.我國辦公自動化現狀

在我國辦公自動化發展的過程中，辦公自動化取得了不

少成績，奠定了基礎，同時也不例外暴露了很多問題，如投資大，效果不明顯，水平低，重復建設多，硬件投入多，軟件投入少，模擬手工作業增加管理負擔等，阻礙了它的發展進程。據分析，造成這些問題的主要原因有四條：首先是對辦公自動化的本質作用理解不深刻，通常只認為對辦公自動化就是在辦公過程中使用先進的技術和設備，以提高工作效率。實際上，通過實現辦公自動化，提高管理機構的決策效能更為重要。其次，忽略了對辦公自動化發展的基礎，通常認為只要有了先進的技術和設備，就可以實現辦公自動化。殊不知，對辦公自動化的發展必須依賴于兩個基礎，一是管理基礎，一是信息積累基礎。脫離了這兩個基礎，對辦公自動化就會成為空中樓閣。第三，技術條件的制約，也會阻礙了對辦公自動化的發展與實現，如早期的網絡技術在信息的共享和溝通方面的支持顯得明顯不足。最后，員工專業技能不足，造成了辦公過程中的浪費與反作用。

3.辦公自動化未來發展趨勢

3.1新時期辦公自動化應具有的特征

3.1.1強大的數據處理功能。功能豐富、來源豐富的數據信息處理功能面向知識管理的辦公自動化系統可以充分集成各種信息數據，這些數據不僅包括電子郵件信息，而且還包括文件系統中的文件、傳統的關系型數據庫數據、數據倉庫中的數據，甚至是Internet上的數據；還可以充分利用各種協同工作手段包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應用等；并且可以提供不同層面的信息共享方式，包括移動通訊設備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持、統一消息為基礎的提醒功能以及信息的傳真功能【2】。

3.2.2知識管理原則。辦公自動化系統起到“知識管理”的平臺與門戶作用，面向知識管理的辦公自動化系統逐步把知識管理原則與實踐融入每個員工的日常工作中去。

3.3.3辦公自動化是不斷發展的科學體系。在實施辦公自動化時，辦公自動化的內涵是不斷在發展變化的，為了使辦公自動化取得最好的效果，應該密切注意辦公自動化技術及產品發展的最新進展，用最新的技術、設備和觀念來制定辦公自動化的有關規劃，以達到花費最少，收益最大的目的。

3.2新時期辦公自動化建設的趨勢

在新的時期，基于多年辦公自動化建設的經驗和互聯網技術的發展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚。從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網；從辦公的性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公；從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。機構運行辦公自動化系統，有利機構內外信息的共享，提高成員的勞動生產率，減少開支、節約成本。并能加強交互協調、溝通、及時高度、果斷決策，在線實時檢查機構運行情況。由于政府機構、企業、服務行業和學校等本身的行為目標、服務對象、信息量不同，不同的機構的辦公自動化類型也不同。可分為以下四種類型：

（1）政府型辦公自動化系統；（2）企業型辦公自動化系統；（3）服務型辦公自動化系統；（4）學術型（校園型）辦公自動化系統；政府上網工程一直是近一二年來業界炒作和關注的熱點。政府上網工程是由于互聯網的普及，政府把一些致政務信息發布到Interner上，進而建立與老百姓溝通的渠道，以實現政務公開和政府接受監督的目的。從現實效果來看，很多政府部門在網上存放一些靜態的政府信息，實質性的工件卻非常少。并且，在很多情況下，不少人將辦公自動化與政府上網工程混為一談。這種現象導致很多部門重上網工程輕辦公自動化工程/甚至把上網工程誤認為是辦公自動化工程。實際上，從網絡劃分的角度來看，政府上網劃工程是外網工程，而辦公自動化則是內網建設。辦公自動化工程是政府信息化的基礎，政府上網工程是政府信息化的對外表現形式。辦公自動化工程在政府信息化建設中所占的比例遠高于政府上網工程。只有辦公自動化建設運轉成功，政府上網才會有源源不斷的信息發布，政府上網工程才會有意義，否則只能逐漸成為無源之水【3】。當然，政府上網工程的宣傳對我國的信息化建設有一定的推動作用。

結語

總之，要努力開創新形勢下我國辦公自動化的新局面，就必須從更高的層次，更高的角度出發，積極探索提高辦公自動化效率的新途徑，不斷豐富其內容，為提高我國辦公自動化建設而努力。

【參考文獻】：

[1]ROGER APPROACH.北京：機械工業出版社，2002.201—215.

[2]譚慧蓉.辦公自動化的發展趨勢及策略。太原科技，2003（5）：10-1

[3]王景洪.辦公自動化與電子政務.河南機電高等專科學校，V01.11N0.4：81，2003.12.