淺談計劃生育檔案管理創新及檔案管理現代化問題

田桂麗

【摘 要】：隨著信息數字化急速成熟，計劃生育檔案管理創新也理應向現代化發展。計劃生育檔案管理現代化與數字化是密不可分的，針對計劃生育檔案信息時代的發展要求，本文指出計劃生育檔案管理中存在的缺陷，并對計劃生育檔案管理現代化做出初步探討。

【關鍵詞】：計劃生育；檔案管理創新；檔案管理數字化

【引言】：計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果，計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

1、 計劃生育檔案數字化、網絡化存在的問題

1.1數字化、輔助管理方面存在的問題。現階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。

1.2計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題

1.2.1 缺乏統一的管理機構。大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄。

1.2.2標準化水平低。計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。

1.2.3數據庫建設滯后。數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

1.2.4經費保障率低。目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。

2、計劃生育檔案管理創新

隨著我國改革開放的不斷深入，計劃生育檔案管理的改革與創新也在不斷進行。計劃生育檔案管理創新對于解決人口問題的現狀起著很好的規劃和管理作用。以下從幾個方面出發，對計劃生育檔案管理創新進行了分析。

2.1加強對計劃生育檔案管理創新重要性的理解

計劃生育檔案管理人員應當注重理解計劃生育檔案文件管理的重要性，與此同時應當加強檔案管理的力度，并對檔案信息資源共享的重要性進行理解。從而最終實現計劃生育檔案管理技術的創新。計劃生育檔案管理工作對于宣傳我國計劃生育政策有著很大的影響，通過定期對計劃生育檔案管理工作人員進行宣傳可以有效的使工作人員對計劃生育檔案管理工作有更深入和更全面的認識。

2.2對計劃生育檔案進行規范化管理

計劃生育檔案管理人員應當對工作計劃進行規范化管理，并建立相應的管理系統，從而使計劃生育檔案管理工作具有更好的權威性。為了提高檔案管理的規范化水平，檔案管理人員應當對新技術和新設備進行了了解和研究，并對設備系統進行定期維護，從而對計劃生育檔案資源進行合理利用，并通過規范化管理使得計劃生育檔案管理工作真實性不斷提高，同時使計劃生育檔案規范化管理方案更具合理性，最終提高計劃生育的信息管理水平。

2.3提高計劃生育檔案管理的人才水平和設備水平

對計劃生育管理人才的專業培訓應當在定期舉辦的基礎上，不斷對計劃生育檔案管理工作人員的工作方法進行改革，從而加強檔案管理人員的專業技能和處理問題的能力。除此之外，國家應當改進計劃生育檔案管理的硬件設備水平。隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，計算機技術和網絡技術的應用對于改進計劃生育檔案管理工作的工作效率并建立相應的檔案管理系統起著極其重要的作用。同時軟件技術的發展也為計劃生育檔案管理工作提供了更好的檢索系統和信息存儲工具。

3、建立現代化計劃生育檔案管理的方法

3.1 數據管理先進化。通過網絡化手段將分散的計算機相互連接起來，使其以不同的功能職責進行分類，實現既分散又統一的系統處理方式，最終實現整體的應用合并。

3.2 效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應該通過計算機管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進行統一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進行優先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據案卷類型不同，通過檔案的中心內容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節約時間、人力、物力和財力，大大提高工作效率。

3.3 不斷提高工作人員專業素質。在計生檔案管理過程中，工作人員的整體素質和職業技能直接影響到工作質量。計生檔案管理人員應該不斷學習和掌握專業的檔案管理知識，在提高工作效率的基礎上追求高質量，對計生檔案進行科學化的管理。現代化的計生檔案管理要求工作人員具備扎實的計算機技術，可以熟練地使用計算機進行信息數據的錄入、數據庫的維護和管理、網絡管理能力等。

3.4要求工作人員具有認真的工作態度。計劃生育政策需要長時間的發展，因此其檔案管理也需要持續性和細致性，從對材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個內容都需要認真仔細的工作態度，在其中任何一個環節發生錯誤都會引起連鎖反應，對計生檔案管理工作帶來不便。

結語

計劃生育檔案管理創新及檔案管理現代化不僅有助于計劃生育檔案管理規劃的改良和革新，并對我國計劃生育工作的有序開展起到了很大的幫助作用，同時對計劃生育檔案管理工作中存在的問題進行合理的解決，從而促進了計劃生育檔案管理工作的發展和創新。實現檔案信息資源的合理分配，最終提高計劃生育檔案管理的實用價值和檔案管理的工作效率。

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