對企業檔案管理的幾點意見和思考

馬麗英

【摘要】企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。目前很多人沒有認識到企業檔案管理工作的重要性，企業檔案管理的現狀不容樂觀，還存在諸多問題亟待改進。

【關鍵詞】企業；檔案管理；現狀；措施

一、企業檔案管理工作的現狀

1.服務意識差，檔案信息資源開發力度不夠

雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。

2.檔案管理分散，不利于資源共享

檔案管理基本原則要求檔案管理工作實行統一領導，分級管理方式，保護檔案的安全，這樣有助于資源共享。企業檔案管理在企業運行中發揮著重要作用，需要長遠保存的檔案要由企業檔案部門統一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據為己有。統一管理有助于維護企業檔案的完整性，提高檔案的安全性。現階段，一些企業的人事檔案、基建檔案、財會檔案等沒有進行統一的管理，還是由各部門分散管理，有的甚至無人管理，有的也意識到了檔案管理的重要性，配備了專門的檔案人員，但由于檔案管理水平參差不齊，檔案的安全、完整還是無從保障，不利于資源共享，也不能給使用者提供快捷的服務。

3.檔案人員整體素質不高，更換頻繁

檔案管理是一項政治性、服務性較強的工作，加強檔案管理，需要工作人員熱愛本職工作，既懂科學技術，又懂檔案管理工作的專業知識，具備較高的政治素質和業務能力。但一些企業對檔案管理存在思想認識上的誤區，認為檔案管理是操作性、常規性的工作，不需要什么專業技能，只要識字就能做好此工作。很多單位的檔案人員年齡偏大，知識文化水平較低，沒有經過檔案專業培訓，整體素質不高，很難適應新形勢下企業檔案工作需求。同時，企業改制后，各部門精簡人員，企業檔案人員更換頻繁，檔案的收集、整理、保管工作不能持續進行，不及時歸檔、整理，致使有的檔案丟失，落到各部門或者個人手中，對以后檔案的利用工作造成難題。

4.檔案館藏良莠不齊，檔案鑒定工作開展不力

檔案管理并不是一成不變的，為了保管有價值的檔案，應剔除銷毀失去保管價值的檔案，突出重點，分類管理，提高檔案管理的質量，為檔案的利用及資源共享打下良好的基礎。一般來說，很多企業的檔案只要進了檔案室，就會永遠藏匿于檔案室，有些檔案沒有了任何價值，不能發揮任何作用，長期積壓使庫存爆滿，致使新的、有價值的檔案不能及時進館。這主要是因為檔案鑒定工作開展不力，未成立專門負責此項工作的機構。

5.管理設施不齊全，不能滿足檔案保管需求

檔案管理的目的不是為了獲取利益，主要是為了體現社會效益，一些企業領導比較注重企業經濟發展，不注重檔案管理，這也使檔案管理滯后于經濟發展。很多企業檔案管理部門沒有專門的經費，檔案管理設施不齊全，不能滿足檔案管理的需求，不利于檔案的安全、完整保管，從而造成不了彌補的損失。

二、改善企業檔案管理的措施

1.提高檔案管理人員的素質

企業在發展中必會留下大量的檔案資料，如工程圖紙、技術資料等，這些檔案資料對企業的運行發揮著重要作用。檔案管理人員素質的高低會影響企業檔案管理的優劣，提高企業檔案管理人員素質，是提高企業檔案管理水平的需要。首先，企業檔案管理人員要具備較高的職業道德素質。這就需要檔案管理人員樹立服務意識，提高服務質量。同時檔案人員要尊重歷史，根據史實入檔、用檔。另外，檔案人員還要有較強的保密意識，不私泄外泄，確保檔案安全。其次，檔案管理人員要具備專業素質。這就需要企業檔案人員注重專業知識與技能學習，認識到檔案工作的重要性，不斷擴大自身知識面，以適應信息化社會的需求。最后，企業檔案管理人員要具備創新意識。企業檔案管理工作要具有開放性，需要創造性學習，用新思維對待新問題，提高檔案管理層次。

2.充分開發利用檔案信息資源

檔案管理的目的是提供利用，提高檔案管理水平，是要給企業提供良好的信息服務。因此，企業檔案管理要充分開發利用檔案信息資源，為企業發展提供有力的保障。首先，建立網絡化系統。企業制定網絡系統時，考慮檔案網絡化建設，開發檔案信息資源庫，使企業各部門能快速獲取所需檔案資料，達到資源共享的目的。通過網絡利用資源，不會造成文件的丟失，也有助于檔案的歸檔。檔案人員通過計算機可以隨時對檔案進行歸檔、分類、整理工作，有效減輕了檔案人員的負擔。其次，推進檔案的數字化進程。企業檔案管理對有重要價值的檔案資料要進行數字化，有些檔案由于保存年代已久，拿出來使用的話很容易損壞，要注重對這些檔案的保管，并對這些有重要價值的檔案進行數字化處理，以便永久保存。最后，加強檔案信息安全保障建設。注重檔案信息化建設的同時，也注重對計算機檔案管理系統的管理，配備防病毒軟件，確保信息安全。

3.強化企業檔案管理標準化建設

企業檔案管理首先要確立歸檔制度。企業所有人員都有建立檔案、保管檔案的義務，不能私自截留檔案。檔案歸檔有明確的日期限制，如行政管理、生產技術等方面的管理類文件一年歸檔一次；產品開發、基本建設等方面文件材料要在項目完成后半月內歸檔等。企業檔案歸檔制度的執行，需要檔案人員監管，相關人員積極配合。其次，遵守檔案管理流程。企業檔案管理要遵守流程，主要有管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號、歸檔、保存檔案、清理檔案等方面。最后，完善檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度，主要包括檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統計制度等。

結束語

企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

參考文獻：

[1]胡京津.淺析當前企業檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案天地，2010（10）.

[2]閆建榕.加強企業檔案管理工作的幾點思考[J].城建檔案，2010（6）.