計算機在檔案管理中的相關運用

王繼華

摘 要：隨著社會經濟和科學技術不斷發展，傳統檔案管理已經無法滿足現代社會發展需求，面對日益增加的工作量，為檔案管理工作開辟了一條新途徑，將計算機技術應用到檔案管理中，可有效提高檔案管理工作效率和質量。本文通過對計算機在檔案管理工作中作用和不足，探討檔案管理新路徑。

關鍵詞：計算機；檔案管理；運用

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，檔案是歷史的記錄和保存，是國家和社會的寶貴財富，對國家和社會的未來發展有著重要意義。隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會發展中顯得日益重要。各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，并認識到檔案管理現代化是檔案管理工作的必由之路。在這種背景下，此次研究對計算機技術充分運用到檔案管理中的相關運用進行分析探討，并希望為我國各種級別的檔案管理提供技術參考，為檔案管理現代化發展提供新路徑。

1 計算機在檔案管理中的作用

1.1 有利于檔案的管理、收集和存儲

隨著計算機技術的發展，應用范圍也越來越廣，計算機技術引用到檔案管理中，充分利用計算機外延設備，可以將檔案管理中的紙質檔案轉化成電子檔案，利用這種檔案管理模式為檔案管理提供科技手段，能夠自動處理信息的管理模式，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，完成計算機的自動檢測，采用計算機的掃描和光盤存儲，有利于實現檔案管理信息化。

1.2 有利于檔案管理信息的系統化

傳統的手工檔案管理模式在面對多元化、數量巨大的檔案時，往往需要花費大量的時間，還可能因為檔案管理保管失誤出現檔案破損導致檔案信息殘缺，將計算機技術應用到檔案管理中，將傳統紙質檔案轉成電子檔案，開發新信息管理系統，從而實現高校管理，有效的提升檔案管理的效率。

2 計算機在檔案管理中的現狀漏洞

2.1 前期的準備工作不充分

多數檔案管理手段是一味沿用傳統管理手段，陳舊落后的機械管理手段不利于計算機技術的推廣應用，很多檔案館準備信息管理系統時，沒有完全做好檔案管理工作，其中最常見的是檔案數據的電子化不到位，在利用計算機技術進行檔案管理時，出現了很多明顯的錯誤，比如檔案日期、姓名以及檔案館錄入時間錯誤，由于準備工作的不充分，就難以保證計算機技術在檔案管理中的有效作用。

2.2 檔案管理的計算機不夠充分

在檔案管理中，很多地方的檔案管理部門都已經建立了相應的信息化管理系統，雖然計算機技術得到應用，但是計算機技術管理模式也是建立在傳統的手工管理模式上，將檔案管理的工作內容放在檔案資料上，并沒有充分利用檔案管理的優越性，也沒能建立數據庫下的多媒體檔案數據，由于缺乏檔案管理的有效系統與平臺，在檔案管理上也無法進行高效管理。

2.3 檔案管理的人員素質較低

在檔案管理工作中，很多人都將歸為檔案的抄錄保管，作為一項事務性工作進行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經濟效益。利用計算機技術進行檔案管理時，檔案管理人員素質較低，缺乏有效的計算機的安全防范意識以及安全防范能力，將計算機技術當成是一種檔案管理的外在手段，但不能夠有效的應用。

3 計算機在檔案管理中的實踐探索

3.1 轉變檔案管理觀念，提高計算機應用范圍

首先，改變現有檔案管理觀念，從事檔案管理的工作人員要認識到檔案管理的重要性，并積極學習計算機技術，將其應用到檔案管理中，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身的責任意識，將檔案管理工作當做成一項社會事業認真落實。其次，加大對計算機硬件設備以及軟件設施的投入，引入現代化的管理模式，從而提升計算機技術在檔案管理方面的全面運用，對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，增進檔案管理意識，努力將計算機技術用于檔案管理中，利用查找方便，檢索迅速，保密性好，存儲量大，可靠性高，存儲時間長，成本低等優點，逐漸擴大計算機技術在檔案管理中的應用范圍。

3.2 提高檔案管理人員計算機技能水平

檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項檔案的管理做好社會檔案信息化建設工作，這就需要檔案管理人才要具備相應的職業能力，并合理運用到工作中。檔案管理的現代化發展需要提高管理人員素質，并培訓其信息化檔案管理的基本技能，鼓勵工作人員自我發展、不斷進步，讓檔案管理工作在人才的推動下實現信息化檔案管理；同時，通過聘請專業的計算機技術人員對檔案管理人員進行專門的培訓，對他們的計算機操作提供日常維護和管理上的支持，在不斷的學習中，加強檔案管理信息化水平，通過提高計算機技術應用水平，做好檔案管理人員的培訓。

3.3 加強創新檔案管理水平

建立詳盡的社會檔案管理系統，實現各級社會檔案信息資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式，將計算機技術、網絡技術有機結合起來，根據社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數據庫，運用網絡技術對電子檔案進行維護和更新，創建適應新的管理模式下的檔案管理制度，在檔案管理中注重以制度確保計算機技術的應用，保障檔案管理工作的有序進行，當然，不論是任何檔案管理單位，從事檔案管理的工作人員在實際的工作中都應該不斷提升自身的管理水平，加強檔案管理水平的提高。

4 結語

計算機技術應用到檔案管理中已經是大勢所趨，注重對檔案管理人員思想的轉變、技能的培訓，提高檔案管理水平，在新時期檔案管理中應用計算機信息技術，提高檔案管理工作質量和效率，讓社會檔案管理發展緊跟社會前進步伐，促進新時期檔案管理事業發展，以更好的適應信息時代的歷史洪流。

參考文獻

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