知識管理背景下的企業檔案管理模式

楊玲

摘 要：在企業發展過程中，檔案是一種十分重要的知識資源，是與企業同步發展的重要無形資產。如果企業要做出正確的決策，就需要可靠的檔案作為依據。因此，企業檔案管理是企業日常運營過程中的重要部分。在當前知識管理背景下，顯然傳統的企業檔案管理模式已經滿足不了實際需求，這就需要企業改善并創新檔案管理模式。基于此，本文對知識管理背景下的企業檔案管理模式進行了分析，并提出了完善建議，以供參考。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；模式

1 知識管理在企業檔案管理當中的作用

知識管理是一種新興的管理理念，其主要管理對象為知識，目標則是運用知識。知識管理涉及企業的方方面面，包括人員、技術、市場、企業戰略等。通過知識管理將這些要素充分聯系起來，并使之協調化運作，共同為企業服務。從本質上來看，知識管理的核心目標還是讓企業能夠不斷增強自身的競爭力，利用知識管理對各類信息、知識進行整合、加工及提煉并共享，在創新知識的同時，也讓其實現增值，使其能夠充分發揮價值，進而提高企業整體的創造能力[1]。對于企業檔案管理而言，將知識管理運用其中，可進一步挖掘出檔案的潛在價值。一方面，通過知識管理能夠對檔案管理業務流程進行優化。這種優化進一步強化了檔案為企業各項業務的服務功能，有利于提升企業整體運營效率。另一方面，知識管理能夠讓檔案管理職能得到完善。在知識管理背景下，檔案管理職能也在不斷發生變化，企業需要改變檔案管理模式才能應對這種變化。換句話說，知識管理刺激了企業檔案管理的轉型，使其從傳統的實體管理逐漸轉變為內容管理。這對于檔案知識開發利用具有強化作用，能夠促進檔案知識資源共享。

2 目前企業檔案管理存在的問題

盡管很多企業的檔案管理水平較以往有所提升，但在部分環節上還是存在一定問題，與當前知識管理的要求并不契合，主要表現為以下幾個方面[2-3]：（1）企業檔案管理理念滯后。知識管理不但是一種管理技術，也是一種理念。知識管理盡管需要信息技術作為支撐，但也不可能完全依靠信息技術，其參與主體還是人。因此，要將知識管理與檔案管理關聯起來，相關人員就必須具備良好的知識管理意識。然而，很多企業大部分員工，甚至是領導層對檔案管理重視程度并不夠，未能意識到檔案是企業的重要信息資源。在檔案管理上，還是以紙質形式為主，未能將電子檔案融入至檔案管理工作中，使得檔案管理的成效受到了制約。還有一些企業盡管已經實施了電子化檔案信息管理，但檔案信息化建設較為盲目，忽視了檔案信息開發利用，未能將檔案信息價值充分發揮出來。（2）企業檔案信息缺乏系統性管理。很多企業在檔案管理過程中，依然采取的是分散管理的方式，并未將各部門、各機構檔案信息進行整合，未能形成統一化管理。同時，檔案信息未與其他信息共享，制約了檔案信息的實際效用。在市場不斷發展的過程中，出現了很多企業重組或合并從而形成了一些大型企業集團。集團下屬公司或分公司從自身利益出發，不會完全將檔案移交給集團公司，使得檔案管理出現漏洞。另外，部分企業缺乏一套健全、科學的檔案管理制度來規范檔案管理，使得檔案管理工作隨意性較大。（3）檔案管理硬件設施落后。由于檔案管理硬件投入不足，檔案管理工作受到了一定程度的制約。檔案室設計不夠規范、功能單一、缺乏信息資源開發能力、計算機設施不夠到位、未構建出統一化的檔案信息管理平臺等問題都制約了檔案管理的成效，影響了檔案服務的質量與效率。

3 基于知識管理的企業檔案管理模式構建分析

基于知識管理的企業檔案管理模式，其核心目標在于讓檔案知識信息化、資源化，將其轉變為企業經營真正意義上的重要資源。具體來說，就是將數據型檔案資料視作歷史資料信息，并以信息管理的方式對這些信息進行合理分類、整合，構建出檔案信息庫，以供查詢。同時，要將信息型檔案視為知識型文檔，并根據知識資源結構對其進行歸類，用以共享。對已經形成的知識型文檔進行優化處理，從而構建出標準化模板，讓知識型文檔處理流程規范化，使之轉變為知識資源[4]。

知識管理背景下，檔案信息資源被視為一種典型的知識資源。上述目標，結合企業實際情況，構建出一個知識資源管理系統。企業內部要設立知識資源管理中心，主要負責知識資源管理系統維護及操作。在此基礎上，構建出知識資源管理團隊，并將團隊人員安插到各個部門，以便對各部門檔案信息資料進行收集、匯總、反饋等，從而響應知識資源管理中心，使得知識資源管理能夠與檔案管理充分關聯起來。與此同時，還要建立配套的制度，主要包括知識資源收集制度、內容建設制度、管理組織制度、安全訪問權限制度等。同時，實現檔案知識資源管理，必然離不開相關技術支持。在整個系統的構建過程中，要充分利用到計算機技術、信息貯存技術、通訊技術、安全技術及數據庫技術等[5]。除了技術、制度支持外，還需要一定的資金投入及人才支持。企業內部要具備知識資源管理系統分析及設計人員、系統維護及管理專家等，這樣才能保證系統穩定運營，讓檔案管理服務質量及效率得以提升。

4 進一步促進企業檔案管理的有效建議

要實現基于知識管理的企業檔案管理，還需要對以下方面工作進行完善：

4.1 優化工作方法

在檔案管理優化過程中，要意識到創新的重要性。在一些細節上進行小的創造或革新，往往能夠取得意想不到的效果。對于現代化企業而言，要實現高效的檔案管理，必然要擺脫傳統紙質檔案管理模式，并將計算機管理技術融入至檔案管理當中。以信息、網絡、計算機為基礎，并以知識管理理念為導向，真正意義上實現檔案信息交流、共享，并加強檔案信息資源開發。通過分析軟件，對信息數據進行整合，使之成為有用的數據流，以此來挖掘出其所蘊含的潛在價值，讓檔案信息產生效益。

4.2 加強數字化建設

首先，企業檔案部門要進一步拓展知識收集，包括內部檔案資料收集、外部資料信息收集及客戶信息收集。通過信息收集、分類整合、分析，并將其納入數據庫，作為企業重要的知識管理資源。其次，要將檔案信息進行精密化加工，讓零散的信息數據系統化、統一化，使之能夠轉變為知識成果，以此作為技術進步的基礎。另外，要在企業內部及外部形成縱向聯系與橫向聯系，行業之內能夠建立互通檔案信息渠道，形成互補，從單一信息向多元化方向發展。

4.3 完善統籌協作

基于知識管理的檔案管理，應充分考慮知識要素的流動性，保證管理工程中不會出現明顯的分工斷層，這就需要相關人員完善統籌協作，形成團隊合力。不僅企業內部要加強協作，企業外部也要構建起良好的協作關系，實現行業合作、區域合作，讓檔案信息管理層次不斷提升，形成一個公共化的檔案知識資源管理平臺。

5 結語

知識管理能夠促進檔案知識信息化，有利于實現檔案智能化服務，讓檔案管理效率及質量得到提升。在檔案管理完善的過程中，要注重信息交流及信息共享，形成一條完整的信息鏈，以此來提升檔案信息利用效率，使之能夠創造出更多的價值。

參考文獻

[1]徐平，蘇愛明.淺議知識管理背景下的企業檔案管理[J].科技情報開發與經濟，2010（22）：119-121.

[2]劉曉紅，夏春陽.知識管理背景下企業檔案管理模式[J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版），2015（12）：61-62.

[3]徐和華.知識管理背景下企業檔案管理模式[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2016（02）：55.

[4]秦偉強.知識管理背景下的企業檔案信息化建設探討[J].現代商業，2013（02）：71-72.