“互聯網+”下高校網上收費管理平臺構建研究

江小琴

摘要：隨著高等教育體制改革的不斷深化，高校收費已成為學校教育經費的重要來源。在當前國家大力推進智慧校園建設和“互聯網+”背景下，如何運用信息網絡技術加強收費管理，規范高校內部控制，防范相關風險點日顯重要。本文根據高校收費業務的具體環節，分析確定出各環節中存在的主要“風險點”，在此基礎上提出運用信息化手段，構建將收費項目、收費標準、繳費方式、票據管理、財務記賬等整合于一體，實現全方位數據共享的網上收費管理平臺，詳細闡述了平臺實現的功能和操作流程，以期達到防范收費業務中的各類風險，提高收費管理內部控制水平的目的。

關鍵詞：互聯網+；收費管理；風險防范；內部控制

高校收費管理是高校財務管理中的重要環節，也是高校內部控制中的重要風險節點，具有收費項目多、政策性強、影響面廣、社會關注度高等特點。實踐中由于內部控制的缺失以及收費模式的落后，很容易造成工作上的差錯或滋生腐敗，給高校造成不利影響甚至經濟損失。

《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號）指出，行政事業單位內部控制，要“以信息系統為支撐，突出規范重點領域、關鍵崗位的經濟和業務活動運行流程、制約措施”。因此，要做好高校收費管理過程中的內部控制，更好地防范收費環節中的風險，高校財務人員迫切需要探索收費管理的新思路，借助“互聯網+”時代下信息化技術，將收費項目、支付平臺、票據管理、財務記賬置于統一的電子化數據系統中，減少人為干預，加強系統控制，實現高校收費管理制度化，制度流程化，流程信息化，具有重要的現實意義。

一、高校收費管理的內部控制流程和主要風險點

傳統的高校收費一般經過收費設置、款項收繳、開具票據和款項入賬四個業務流程才能完成。

（一）收費設置環節

收費設置環節主要工作是收費基礎信息準備和匯總，生成收費數據。

1.收費數據信息不共享，產生數據傳輸風險。

高校收費工作是一個系統工程，要做好這一工作必須由各學院、財務處、教務處、招生就業處、研究生院、后勤中心、合作銀行等部門來共同協作完成。在實踐中，雖然各部門有自己獨立的信息管理系統，但由于學校層面缺乏總體的信息網絡構思與設計，各職能部門分工不清，不能密切配合，無法實現各部門有關學生學籍、專業、住宿、貸款等學生信息系統數據與財務處收費系統數據的實時共享和交換。所以一旦信息不能完全共享，或哪個部門工作失誤，都會導致財務處不能從外部獲取準確的信息，造成應收款設置錯誤、學費住宿費等錯收或漏收。

2.收費項目未經審批，產生廉政風險。

高校收費工作是一項政策性強的工作，各項收費均需在各級物價部門的許可和監督下開展，高校應做好收費審批備案工作。當前，仍有部分高校針對非全日制學生收費、短期培訓班收費等收費項目出現超范圍、超標準等違規行為，或者高校的二級單位與財務部門溝通不夠，未經審批或備案，擅自辦理收款業務，缺乏收入統一管理和監控，可能導致私設“小金庫”或滋生腐敗的風險。

（二）款項收繳環節

1.不相容崗位未分離，產生舞弊風險。

隨著學費按專業大類調整收費和研究生全面收費改革的逐步深入，高校收費業務越來越繁瑣，不僅僅局限于全日制學生學費、住宿費和代收費、報名考試費的收取，還包成人教育收費、留學生收費等非全日制學生類型收費及房屋租金、上機上網費等經營性收費以及各類學術會議培訓收費等等。然而，對高校財務人員的配備卻跟不上收費業務的需求，很多高校往往在收費上僅安排一至二人負責學校的所有收費工作，起不到崗位之間相互牽制的作用，在款項收繳環節很容易出現錯誤或者舞弊現象。

2.繳費方式的單一落后，產生資金遲滯風險。

目前高校的繳費方式主要有四種：現金繳費、POS機刷卡繳費、匯款和預存銀行卡批量代扣繳費。前三種繳費方式缺點很明顯，學生繳費受時間空間限制，費時費力，財務人員的工作量也大，效率低下。銀行批量代扣是高校目前主要采取的方式，方便學生繳費，也提高了財務人員的工作效率，但是其弊端也逐漸顯現。銀行代扣仍屬于被動繳費，學生必須向代扣的銀行卡中預存足額款項，否則繳費失敗。同時，若學生銀行卡掛失、卡號變更等問題都會導致學生沒法通過批量代扣方式成功繳費。另外，目前高校的收費管理系統僅適用于全日制學生的學費住宿費和各種報名考試費的收取，對于留學生、在職教育碩士、遠程網絡教學培訓班學生等非全日制類型學生的繳費、校外人員的培訓費、會議費等等，大多數高校仍為現金收款方式，大量現金滯留于二級收費單位，難免發生部門坐收坐支、挪作他用的情形，產生資金風險。

（三）票據開具環節

收費票據不規范使用產生票據管理風險。

票據管理是收費管理中的重要組成部分，嚴格的票據管理對收費的合法合規、資金的及時入賬是一種保障。目前，由于高校財務人員日常工作繁重，對票據管理沒有納入高校信息化管理范疇，對票據的領用、發出、核銷、繳驗、查詢仍采用傳統的手工記錄方式，一方面工作量大、效率低，差錯難以避免；另一方面無法實時了解領用票據的實際使用及繳銷情況，存在二級收費單位擅自更改票據使用用途、串用票據等違規開票現象。票據管理不規范，出現隱藏、截留和轉移學校收入等監管漏洞。

（四）款項入賬環節

無法實時對賬和入賬產生會計核算風險。

由于一般高校的收費系統和財務核算系統是兩個獨立的系統，沒有實現對接，所以高校應收學費明細賬、因學生學籍異動、專業調整、住宿變動等導致應收金額調整以及實際所收學費等項目，在收費系統和賬務系統之間沒有形成核對或制約機制，無法實現實時對賬和及時入賬，容易出現賬實不符。

二、高校網上收費管理平臺構建研究

（一）高校網上收費管理平臺框架和功能介紹

高校網上收費管理平臺是一個基于B/S（瀏覽器/服務器模式）和C/S（客戶機/服務器模式）模式相結合的網絡技術，通過建立統一的網上支付接口，內部無縫對接財務處的學生學費繳費系統、票據管理系統和財務核算系統，外部提供多個標準接口，對接校內各職能部門的業務系統，實現全方位數據共享的統一收費管理平臺，見圖1。

1.建立與各職能部門數據共享的平臺，實現收費信息共享，有利于降低數據傳輸風險。

網上收費管理平臺通過提供各種標準接口，與各職能部門業務系統無縫對接，實現數據共享。

如圖1所示，高校繳費項主要分為三類：

（1）長期固定繳費項，主要是在校生學費、住宿費。該類繳費項由學費繳費系統統一管理，此系統分別與學工處、教務處和公寓中心管理系統對接，消滅信息孤島。財務處收費人員能實時掌握學生收費相關的基本信息以及學籍異動、專業學分調整、住宿變動等變動信息，保證財務收費數據的準確性和及時性，大大降低了數據傳輸的風險，也提高了財務人員工作效率。同時，學工處、教務處和公寓中心也能實時查詢學生的繳費情況，決定學生是否按期注冊/畢業、選專業或住宿等業務的正常辦理。該系統還與繳費平臺對接，通過設置學費系統與收費平臺對應關系，將學費系統收費數據同步到收費平臺，學生登錄收費管理平臺自主繳費。

（2）一次性繳費項，有業務報名系統，如四六級考試、計算機考試、自主招生、研究生統考、成教生培訓等各類報名考試費。由于各職能部門有獨立的報名系統，通過技術手段提供通訊接口，以網上收費管理平臺為紐帶，充分兼容接入高校現有業務系統。各職能部門業務系統中的繳費人、繳費項目及繳費金額等信息可以通過接口直接傳輸到收費平臺，繳費人只需登錄各職能部門的業務系統填寫報名信息，報名成功后產生支付訂單，系統會自動切換到收費管理平臺完成繳費。支付成功的信息、票據打印的信息也能實時返回到各職能部門業務系統，供其隨時掌握繳費情況。

（3）隨機繳費項，無業務系統，如校外人員的會議費、培訓費等。系統管理員預先設置好學生、教師、訪客等角色，財務人員在收費管理平臺通過角色定義直接生成應收款項，參會繳費人員可按訪客角色登錄平臺選擇對應的繳費項繳費。

2.支持多種繳費方式，有利于資金的實時到賬，防范資金遲滯風險。

為了更好地服務于師生，提供更加高效的管理模式，網上收費管理平臺順應互聯網時代發展趨勢，將廣泛應用于電子商務的第三方支付方式引入到教育行業，改變傳統的現場排隊繳費模式，為學生提供多家銀行的網銀繳費、支付寶支付和微信支付等第三方支付多種繳費方式，實現了繳費人員“坐在家中就能繳費”的全新模式，不僅方便高校收費的及時到賬結算，避免二級單位坐收坐支，也極大地方便了學生等繳費人員打破時空限制按時繳費。

3.繳費業務、票據管理和賬務核算系統之間無縫對接，實現票據全過程跟蹤管理和實時對賬，有利于防范票據管理風險和會計核算風險。

從高校網上收費管理平臺框架和繳費流程可以看出（見圖1和圖2），以網上收費管理平臺為紐帶，將收費業務系統、票據管理系統、賬務核算系統進行一體化整合，三者彼此聯動、實時互動。該平臺不僅為高校收費項目提供統一的收費途徑及通道，方便二級收費部門隨時了解收費項目的進度；也為財務部門提供了一個規范的收費管理、票據使用、財務核算監管平臺。只要在收費業務系統中有新的繳費業務，必然實時在票據系統中反映出票據類型和數量需求，同時將繳費系統中的到賬金額和票據系統中已開票信息傳遞給財務核算系統，完成實時對賬和自動生成財務入賬憑證。因此，財務處內部的應用系統之間建立有效的聯動機制，實現繳費業務、票據管理、財務核算之間的信息流轉及閉合的回路管理，能加強票據的全過程監管和財務核算準確性，減少票據不規范使用行為，提高會計核算水平。

（二）高校網上收費管理平臺操作流程

1.收費項目需經申請審批，保證繳費項合法合規，有效降低廉政風險

網上繳費平臺操作流程（見圖2）包括五個主要環節：收費申請、審批、繳費、開票和賬務處理。以招生處自主招收藝術類學生，收取報名費為例說明。招生處經辦人登錄網上收費管理平臺發起繳費申請，填報有關收費項目名稱、收費標準、繳費人員角色、收費起止時間、票據類型，并上傳藝術類自主招生報名費的收費依據等信息。發起部門提交的申請通過系統流轉至財務處主管收費的部門，由收費部門負責人核實信息，進行審批，審批意見通過平臺反饋至收費發起部門。

無業務系統的隨機增加的繳費項，同樣需要收費部門發起申請和財務審核。同時，財務部門自身作為收費部門發起的學費、住宿費繳費項，同樣需要申請審批。一般由收費業務員提交在校生基本學籍信息、學費的專業大類收費標準和住宿數據，由分管收費的副處長審核通過后，方可開展后續繳費流程。由此可見，網上收費管理平臺是高校所有收費項目統一的收費途徑及通道，所有收費項目必須經過申請審批的初始環節。通過財務收費部門的審核，保證了收費項目的合法合規性，能從源頭上預防超范圍超標準收費、票據串用等違規行為，通過流程化的系統控制實現了事前監管和陽光收費。

收費審批通過后，繳費人員通過登錄業務系統報名繳費或直接登錄收費管理平臺，按照程序和提示選擇網銀或第三方支付便可完成網上繳費。票據打印有兩種途徑：由財務部門票據管理員或者收費部門經辦人發起打印。考慮到平臺使用初期，各二級收費部門經辦人操作不熟練，可以由財務處發起打印，收費部門領取、簽收票據。后期為了提高財務部門工作效率，收費部門依據審批通過的收費申請單，申領票據，根據繳費情況自行打印票據，并上傳票據信息至票據管理系統，財務處票據管理員在后臺進行統一的監控管理。繳費完成后，收費管理平臺根據銀行或第三方支付的到款信息，自動生成對賬單，財務核算人員核對本次繳費的類別、到賬金額和票據系統的開票信息，確認無誤后，利用智能模塊自動生成該筆收費業務的記賬憑證。

整個過程從繳費申請、審批、付款到票據管理、財務核算環環相扣，不僅大大提高了財務人員工作效率，節省繳費人員時間，更能有效規避收費過程中的各類風險，增強高校收費業務的內部控制執行力。

2. 明確層級授權，做到不相容崗位相互分離，防范舞弊風險

從網上收費管理平臺操作流程圖可以看出，分別有職能收費部門、學生/考生/參會人員、財務處內部三大類人員使用到該收費管理平臺，針對不同身份的人員設置不同權限，未經授權人員，一律不得進入該收費平臺。例如，對外部職能部門經辦人設置收費申請、項目繳費單個/匯總查詢、票據打印等權限，對于學生等繳費人員設置付款、查詢本人繳費情況等權限。 對于財務部門，涉及系統管理員、收費審核員、收費業務員、票據管理員和記賬員等崗位安排。上述崗位之間要相互分離，使收費工作相互牽制與制約，這樣才能及時發現錯誤，防止人為舞弊。

三、結語

高校網上收費管理平臺的構建是學校收費管理工作的一項重大革新，不僅由以往的財務處被動收費變為繳費人主動繳費，而且樹立了全校一盤棋的新理念，統一收費路徑，統一收費流程，統一資金監管，有利于規范收費行為，強化內部控制，規避收費過程中的各種風險。因此，高校領導要轉變理念，高度重視平臺建設，各職能部門要通力合作，各司其職，財務部門要做好收費管理平臺具體操作流程與方法的培訓工作。

互聯網+時代下信息技術迅猛發展，網上收費管理平臺系統應適應高校個性化需求，不斷優化改進，特別注重防范新的網絡安全風險，以期逐步規范高校內部控制，持續防范和管控各類風險，提高財務管理信息化水平。

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