對電子檔案與紙質檔案長期并存的思考

摘 要：隨著科學技術的進步，尤其是計算機網絡技術的進步和普遍應用，許多的單位的辦公都實現了自動化。而檔案工作也逐漸邁進了這一趨勢，呈現出越來越明顯的自動化、信息化的狀態，電子檔案不斷被運用到檔案工作當中，實現了檔案管理模式和存在方式的改變。因而，關于傳統的紙質檔案與電子檔案之間就出現了矛盾，如何更好地促進電子檔案與紙質檔案的長期并存，促進檔案工作的進一步發展，是當前檔案工作者必須面對的課題。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；長期并存

伴隨著信息網絡化的不斷發展，計算機在辦公中的應用已經越來越普遍，大部分的單位基本都實現了辦公自動化。而檔案管理工作也在不斷的朝著自動化的趨勢前進，傳統的紙質檔案的管理模式和手段不斷被打破，出現了紙質檔案與電子檔案相互并存的現象，而且這種趨勢將會在以后相當長的一段時間內繼續保持。由此引發的紙質檔案與電子檔案的矛盾必須引起檔案工作者的不斷重視，如何處理好兩者的關系，促進電子檔案與紙質檔案更加相互協調并存，共同促進檔案工作的進步發展是當前檔案工作者應該面對的重要課題。

一、電子檔案與紙質檔案并存存在的矛盾

（一）未能正確的認識電子檔案

電子檔案是伴隨著科技化的迅速發展而不斷出現和發展的，屬于一種新的事物，于是許多人對其基本的功能與作用還沒有完全清楚地認識，尤其是對于那些一直熟悉紙質檔案的傳統檔案工作者來說，其思想觀念更是一時間難以改變，不能適應新的檔案工作模式和新的方式，其更多的注意力還是集中在紙質檔案之上，于是對于電子檔案的搜集、管理等等做得不夠，及時由搜集相關的文章也是不夠完整，不夠全面，有的甚至造成了諸多的資源浪費的現象。有的檔案部門通過電子計算機對檔案形成歸檔，但是卻沒有實行同步管理，也沒有按照《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件實行規范化的管理和保存，有的甚至被刪除了。而對電子文檔進行歸檔之后還要對紙質的檔案進行數字化處理等工作，其工作量大、造成了不必要的人力、物力以及財力的浪費，在一定程度上影響了電子文件的更廣泛應用。

（二）電子檔案管理制度不健全

以前的檔案管理模式一直都是紙質化模式，在檔案的搜集、整理、、利用、鑒定等等環節上都是具有一整套規范化的管理模體制，而作為新興的電子檔案管理模式目前還處于起步階段，制度的規范化和管理模式的體系化尚未很好地實現，尤其是在電子檔案保存和保密等工作方面更是缺乏一定的制度體系。大部分的單位也沒有根據目前的實際情況，建立起電子文檔的相應歸檔制度，這就導致了其安全性、保密性等工作無法得到有效的保障。

（三）電子檔案的管理存在風險

我們知道，電子檔案屬于信息技術的產物，雖然它能夠極大的豐富檔案的表達形式，優化檔案的管理模式，結構和性能也得到了很大的提高。但是另一方面，電子檔案在信息的兼容和安全保密等方面卻為技術的開發和利用提出了難題。為更改、截獲以及仿制檔案提供了方便，這些都是電子檔案的漏洞所在。

二、實現電子檔案與紙質檔案并存的策略

（一）努力解放思想，積極轉變觀念

對于科學技術的產物，檔案工作人員要提高自身的思想解放意識，積極轉變自己的思想觀念，樂于接受新的檔案管理方式，同時又要充分做好紙質檔案和電子檔案的同步管理工作。應該派請專門的技術指導人員教授檔案工作人員如何利用信息網絡平臺更好地接受檔案信息，對文件信息的重新組合要了如指掌，積極加強保護原始檔案信息的意識，學會如何進行電子檔案信息的搜集、鑒定、復制、調閱、管理等各個工作環節，最重要的是要學會如何更好地做到檔案信心的保密工作，這是每一位檔案工作人員都應該養成的意識。而且在日常的檔案實際工作當中，應該樹立積極工作的意識，加強自己的職業責任感，努力做好自己的工作。

（二）健全科學合理的檔案管理制度

良好的檔案管理制度是確保檔案工作順利開展并且實現檔案社會化服務的有效前提保障。為此，應該積極加強和建立健全檔案管理制度，加大力度開辟新的檔案存儲途徑。與此同時，檔案工作部門應該配備必要的計算機刻錄設備，采用通用的格式光盤存儲歸檔的電子文件材料。而且，在安全性方面，應該積極增強保密意識，采取一定的科學技術管理安全漏洞，全天候自動升級防火墻和防病毒軟件，對于檔案的上傳、下載等要做好安全等級的設置和訪問權限的設置。另外，對于紙質檔案也同樣要做好管理工作，將其與電子檔案的管理同步進行，并且針對紙質檔案自身的特點加強管理工作。

（三）努力提高檔案管理人員的素質

在如今信息技術不斷發展的時代，檔案管理學已經集計算機科學與檔案學于一體了，這對檔案工作人員提出了更高的素質要求。為此，檔案工作人員應該努力更新自己的知識結構，加強信心技術的學習，而且要加強專業技術的培訓，對于檔案學管理知識和計算機科學知識都要加強學習和必要的培訓，努力充實檔案人才隊伍，積極強化檔案工作人員的基本道德素質的培養，積極樹立規范化的管理意識，最大限度的避免檔案信息的泄密以及流失。

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（作者單位：長沙環境保護職業技術學院人事處檔案室）