加強管理 減少支出

丁凱

中圖分類號：F830 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）06-000-01

摘 要 辦公室是企業內部協調運轉的樞紐部門，負責企業公務車輛管理、辦公用品采購發放、公務接待等工作。十八大以來，中央出臺了一系列加強勤儉節約、減少辦公相關費用支出的制度和措施。在當前宏觀經濟增速放緩、企業發展受到影響的情況下，通過加強管理，減少相關費用支出，不僅是落實黨的政策方針的具體體現，也是企業發展形勢變化的必然要求。

關鍵詞 費用 加強管理 減少支出 現狀 方法

一、辦公室相關費用支出現狀

以寧夏寧東鐵路公司為例，先后制定下發了《公務接待管理辦法》、《辦公用品及低值易耗品管理辦法》、《值班車輛管理規定》等制度。特別是黨的十八大及群眾路線教育實踐活動開展以來，公司認真落實中央八項規定及自治區若干規定精神，從嚴從緊，進一步加強對辦公費、公務用車、公務接待等費用的管控，修訂完善制度，嚴格審批程序，有效降低了各種費用支出。

從上表看出，公司的辦公費和公務接待費用支出逐年大幅減少，相對而言，公務用車費用支出數額較大且下降趨勢不明顯。公司的辦公費、公務用車、公務接待等費用支出總額呈逐年下降趨勢，所占公司2012年至2014年的營業成本總支出4.79億元、5.5億元和4.91億元的比例很小。總體來說，公司辦公室相關費用支出規模不大，可控性強，發展趨勢良好。

二、辦公室相關費用支出管理存在問題

（一）員工節約意識不強。部分員工對節約認識不足，覺得節約要從燃油等大宗物資入手，跟自己沒關系。有的認為我們企業效益還可以，不能太“摳”，滋生了“企業效益好浪費點沒啥”的錯誤思想。部分員工對身邊發生的浪費現象司空見慣，聽之任之，有時還無意識地充當了浪費者。

（二）管理制度不完善，執行不到位。公司已經下發了一系列關于辦公室相關費用支出管理的制度。但是，這些制度還不夠完善，不夠科學，還存在漏洞，甚至有些工作“無章可循”。部分制度和流程已經不符合公司發展需要和中央及自治區有關規定，特別是沒能對照上市公司管理要求，根據公司生產經營實際需求等變化，及時修訂、完善和補充，有的制度執行不到位，影響了辦公室工作效能。

（三）信息化系統應用不夠充分。公司已經建立了協同辦公網絡平臺（OA系統），但沒有充分利用平臺功能。文件在網上發布的同時還存在紙質傳達，會議通知在網上傳送的同時還存在電話通知。從上到下，還沒有真正形成“網上辦公”的意識，仍習慣于紙質文件和書面通知。下發文件沒有完全通過信息化辦公系統平臺審簽、發布，大多仍沿用以往紙質簽批報送方式。網上公文辦理尚未得到應用。外來公文的簽批、流轉、閱辦等環節還沒有實現網絡化。移動辦公沒有全面實現。

三、控制辦公室相關費用支出的方法探討

（一）深化宣傳教育。節約是公司完成節能減排任務的根本出路，應成為全體員工的自覺行動。要加大宣傳力度，讓節約意識真正深入人心。各級領導要切實負起責任，抓好厲行節約工作，要模范帶頭，從嚴控制和壓縮相關經費支出，“一級做給一級看”，使勤儉節約蔚然成風。機關職能部門要先行一步，帶動開展各種節約活動，形成節約良好風尚。

（二）強化制度建設。加強制度建設是費用支出管控的關鍵環節。要完善細化費用管理基本制度，從采購到申領、使用等環節都建立相應制度和臺賬，杜絕管理漏洞，加大節約力度，使節約工作制度化，充分挖掘節約潛力。完善辦公用品定額管理制度，根據員工人數、不同崗位確定靈活、合理的定額消耗指標，按定額指標申領使用、支出費用。加強費用預算編制管理，提高規范性、科學性、完整性和準確性。

（三）加強監督檢查。嚴格績效考核和責任制考核。明確責任，加大管理制度和流程執行情況的監督檢查，建立常態化督查機制，確保制度落實到位。健全完善科學績效評估機制和合理激勵機制，把有關情況作為績效考核的重要指標。對提出可行建議的、工作突出的給予適當獎勵，對有令不行、有禁不止的行為予以堅決查處，并嚴肅追究相關人員的責任，提高各項制度流程執行力度。

（四）創新工作機制。進一步轉變思想，提高工作效率，進一步拓展協同辦公系統應用領域，提高網絡平臺的資源整合和管理運行效率，實現更加全面的網上辦公、移動辦公，節約辦公成本。完善充實平臺內容，豐富擴展個性化需求功能，為實現科學化精細化管理提供基礎和技術支撐

四、結語

冰凍三尺，非一日之寒。總的來說，公司辦公室相關費用支出管控要達到理想的目標，不可能一蹴而就，需要不斷的摸索與探究，并根據公司實際情況不斷調整和改進。只有這樣才能建成適合公司實際情況的規范化、科學化管理體系，使預算與控制相輔相成，達到最終降低成本、提高效率、提升管理水平的目的，促進企業健康持續發展。