淺述行政管理人員的不良工作習(xí)慣

趙志騰

摘 要：行政管理部門是企業(yè)事務(wù)性職能管理的總和。構(gòu)成行政部門的各行政人員承擔(dān)著對(duì)內(nèi)、對(duì)外的綜合性工作，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，行政人員的工作保證了企業(yè)行政工作科學(xué)高效的運(yùn)作。因此對(duì)行政人員在思想覺(jué)悟、專業(yè)技能、綜合工作能力等方面提出了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊蟆５珜?shí)際工作中，行政人員仍存在許多不良習(xí)慣，管理者應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，針對(duì)性的提出改進(jìn)意見(jiàn)，降低不良習(xí)慣的發(fā)生率，以確保企業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政管理；行政人員；存在問(wèn)題；不良習(xí)慣

一、引言

企業(yè)行政管理是企業(yè)依據(jù)科學(xué)的法律、制度、原則為達(dá)到既定的行政效率、經(jīng)濟(jì)效益而制定的符合企業(yè)文化的職能性管理的總和。現(xiàn)代行政管理在組織中扮演執(zhí)行任務(wù)、監(jiān)督控制、政策協(xié)調(diào)的綜合性角色，具有強(qiáng)制權(quán)威與服從機(jī)制的特性，為企業(yè)高效、快速地組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。行政管理崗位的特殊職能要求行政管理人員具有專業(yè)的職業(yè)技能能適應(yīng)多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

實(shí)際完成工作的過(guò)程中，由于工作人員本身主觀素質(zhì)原因，使其在工作中暴露出普遍存在的不良習(xí)慣。致使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)可能受人為因素的疏忽而延誤，不利于長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

二、存在的問(wèn)題

（一）專業(yè)素質(zhì)不高

行政工作在實(shí)際分配中呈現(xiàn)多向性、多功能性的特點(diǎn)，而行政人員受自身理論學(xué)識(shí)、實(shí)際經(jīng)驗(yàn)、新事物接受度等因素的不同而呈現(xiàn)出客觀差異。因此部分行政人員在專業(yè)修養(yǎng)、工作執(zhí)行力方面素質(zhì)較低。

資歷學(xué)識(shí)尚淺的行政人員，初出茅廬本身專業(yè)度不高，業(yè)務(wù)水平有限，不能快速高效的完成工作，影響團(tuán)隊(duì)合作，不利于項(xiàng)目整體的進(jìn)程發(fā)展；資深行政人員擁有一定經(jīng)驗(yàn)，獨(dú)當(dāng)一面的同時(shí)，自我評(píng)估較高，易倚老賣老、投機(jī)取巧，降低工作質(zhì)量；身居特殊崗位的行政人員需要與企業(yè)員工、政府人員、社會(huì)公眾進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，因此需要掌握溝通技巧，合理控制時(shí)間，但很多行政人員人際關(guān)系處理不當(dāng)，影響工作。

行政工作內(nèi)容多、范圍廣，直接影響領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)布決策的準(zhǔn)確性及逐級(jí)貫徹程度。行政人員由于自身惰性、拖延等主觀原因，隨意擱置工作，延遲企業(yè)上下級(jí)間聯(lián)系，使得工作信息不及時(shí)，不利于項(xiàng)目的相互協(xié)作開(kāi)展，一個(gè)遲緩而影響整體進(jìn)度，損害到公眾利益。

（二）偏離工作中心

行政部門不同于技術(shù)部門，其個(gè)人主觀性較強(qiáng)易出現(xiàn)公私不分、蜚短流長(zhǎng)的偏離實(shí)際問(wèn)題。

有些行政人員易感情用事，心理承壓能力差，傾向于將家庭、社會(huì)中的負(fù)面情緒帶到工作中，在決策方面，易作出極具個(gè)人色彩的偏差判斷，感性大于理性，從而降低工作完成質(zhì)量。

企業(yè)作為公共組織，人員眾多，使有些行政人員利用工作之余談及、評(píng)論他人私事，而行政人員代表公司形象，多與外界接觸的特殊性，確保行政人員要樹(shù)立健康的正面形象，但惡意謠言會(huì)抹黑企業(yè)形象，激化內(nèi)部矛盾，削減企業(yè)凝聚力，影響企業(yè)文化建設(shè)。

（三）部門協(xié)調(diào)不暢

行政部門是高層管理者的輔助部門，協(xié)助完成指定的任務(wù)目標(biāo)。有些任務(wù)具有偶發(fā)性，致使行政人員不得不擱置手頭工作重新著手新工作，易陷入被動(dòng)境地。例如新增接收傳真、接待來(lái)客、陪同視察等無(wú)法預(yù)見(jiàn)性工作，在前期沒(méi)有預(yù)留工作時(shí)間的情況下增加了行政人員的負(fù)擔(dān)。有時(shí)管理者不能體諒下屬工作內(nèi)容，對(duì)于工作過(guò)分挑剔，上級(jí)的誤解增加了行政人員的心理壓力，打擊工作主動(dòng)性和積極性。

各部門工作分工協(xié)調(diào)不暢、行政工作多對(duì)一的局面，致使員工心生倦意、偷工減料，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。

三、改進(jìn)意見(jiàn)

（一）定期培訓(xùn)

高層管理者根據(jù)崗位工作的要求不同進(jìn)行分類施教，培訓(xùn)與本崗位相關(guān)的理論知識(shí)及實(shí)踐技能，做到精準(zhǔn)教學(xué)、學(xué)以致用。培訓(xùn)后期以考評(píng)的方式檢驗(yàn)員工的學(xué)習(xí)成果，并對(duì)考核優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。

對(duì)于棘手難題，以管理者為組長(zhǎng)組建研討小組。組內(nèi)定期開(kāi)展討論課題，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴等方法各抒己見(jiàn)提供綜合性解決方案，在學(xué)習(xí)理論知識(shí)的同時(shí)積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、及時(shí)調(diào)整工作方向。研討小組旨在激勵(lì)員工不怕困難，集集體之智慧逐個(gè)擊破。有助于鍛煉員工實(shí)際辦事能力，提高工作效率。

（二）導(dǎo)向功能

對(duì)于行政人員遇到的來(lái)自工作、家庭、社會(huì)各方的壓力，通過(guò)宣泄、傾聽(tīng)、咨詢的方式合理引導(dǎo)，糾正員工的心里矛盾，幫助員工根據(jù)自身?xiàng)l件，樹(shù)立適當(dāng)?shù)陌l(fā)泄目標(biāo) 。

企業(yè)應(yīng)適當(dāng)舉辦娛樂(lè)活動(dòng)，讓員工在工作之余培養(yǎng)獨(dú)特的興趣愛(ài)好，放松身心、轉(zhuǎn)移注意力、調(diào)整因工作帶來(lái)的心理壓力，從而減輕負(fù)擔(dān)。

企業(yè)通過(guò)疏導(dǎo)、轉(zhuǎn)移注意力的導(dǎo)向功能，在宏觀層面確保行政人員的心理和行為朝著管理者共同期望的目標(biāo)發(fā)展。

（三）積極溝通

員工因個(gè)人主觀意識(shí)不同，易產(chǎn)生員工與員工、員工與管理者、員工與企業(yè)間的不同程度的觀念分歧。由于管理層級(jí)的差異，及部分管理者屬于“經(jīng)濟(jì)人”的本性，使其只注重追求效率最大化而忽略以人為本的員工內(nèi)心想法，加劇了雙方間的溝通壁壘。企業(yè)應(yīng)根據(jù)行政人員不同的問(wèn)題程度，采取不同的溝通方式。

針對(duì)心理壓力較大的員工配備專業(yè)的心理咨詢師，同時(shí)作為管理人員，主動(dòng)學(xué)習(xí)管理溝通知識(shí)，耐心傾聽(tīng)員工的問(wèn)題。

對(duì)于散播謠言產(chǎn)生的疑慮性焦點(diǎn)問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)具有回應(yīng)性，及時(shí)準(zhǔn)確說(shuō)明事情的真實(shí)度。回應(yīng)性是企業(yè)責(zé)任的體現(xiàn)，也是責(zé)任的延伸，發(fā)出企業(yè)權(quán)威的聲音，調(diào)查清楚事實(shí)真相，準(zhǔn)確、客觀、及時(shí)澄清謠言，為當(dāng)事人還原事實(shí)真相，為其他員工端正心態(tài)，掃清流言障礙，樹(shù)立實(shí)事求是、以人為本的清正之風(fēng)。

溝通過(guò)程即疏導(dǎo)過(guò)程，多面溝通是協(xié)調(diào)行政人員各方矛盾的調(diào)節(jié)器，有助于了解行政人員的真實(shí)想法，消除疑慮，打破各方的溝通壁壘。

（四）科學(xué)政策

運(yùn)用科學(xué)理論知識(shí)，以政策制定、政策執(zhí)行、政策評(píng)估、政策監(jiān)控、政策終結(jié)四個(gè)環(huán)節(jié)為政策周期建設(shè)途徑。企業(yè)依據(jù)員工間存在的實(shí)際問(wèn)題，針對(duì)不良習(xí)慣產(chǎn)生的原因，界定問(wèn)題，以高層管理者為組長(zhǎng)成立包含管理者、專家顧問(wèn)、行政人員三方組成的政策制定小組，通過(guò)設(shè)計(jì)方案、預(yù)測(cè)結(jié)果、比較和決策方案等環(huán)節(jié)，確定符合企業(yè)實(shí)際情況的政策制度。之后將政策方案付諸實(shí)踐過(guò)程，在此過(guò)程及時(shí)對(duì)某項(xiàng)政策的效果、優(yōu)劣，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行政策評(píng)估。保留有效達(dá)到糾正不良行為目的政策，終結(jié)多余、不必要、不起作用的措施。對(duì)政策過(guò)程周期實(shí)施監(jiān)管、控制、調(diào)整部分功能活動(dòng)，避免中間環(huán)節(jié)失誤而造成成本損失，確保政策方案可行，決策成效滿意，制定科學(xué)政策能在根本上保障不良行為的產(chǎn)生。

四、結(jié)語(yǔ)

行政人員是行政管理部門的主要執(zhí)行者，行政部門作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的保障部門決定了其對(duì)工作細(xì)節(jié)的嚴(yán)苛性。要求行政人員工作職責(zé)分工明確、高效快捷，因此對(duì)于現(xiàn)行中專業(yè)素質(zhì)低、偏離工作中心、部門協(xié)調(diào)不暢、忽略企業(yè)文化的不足，管理者應(yīng)積極重視，采取定期培訓(xùn)、導(dǎo)向功能、積極溝通、任人唯賢、科學(xué)政策措施，通過(guò)企業(yè)、行政人員間的共同改變，避免陋習(xí)的發(fā)生，幫助企業(yè)目標(biāo)早日達(dá)成。