辦公室行政管理工作的“角色”與效率分析

譚剛

【摘要】辦公室作為員工主要的工作地點(diǎn)，建立合理的管理制度，幫助部門員工更好地完成工作任務(wù)，提高辦公效率顯得尤為重要。本文探討辦公室行政管理工作存在的不足與改進(jìn)辦法。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；改進(jìn)辦法

作為一個(gè)水電開發(fā)企業(yè)，比起建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)這些一線工作場(chǎng)地，行政辦公室在規(guī)模與人數(shù)上都顯得微不足道。但辦公室卻是一個(gè)決策方案、幕后策劃誕生的地方，如何協(xié)助各部門配合工作，提升企業(yè)認(rèn)可度，妥善利用公司資源，維持整個(gè)公司運(yùn)營，這都與辦公室工作有關(guān)。所以辦公室更需要一個(gè)完善的行政管理制度來提高其效率。

一、辦公室行政管理工作的必要性

（一）保證員工高效完成任務(wù)。辦公室行政管理工作，不單單只是對(duì)員工職能、員工工作任務(wù)進(jìn)行管理或是依據(jù)員工工作職責(zé)，對(duì)員工工作提出要求。它還需要制定一些配套制度，如會(huì)務(wù)管理、公文時(shí)效性管理、辦公時(shí)間管理以及工作作風(fēng)管理的相關(guān)規(guī)定。幫助員工協(xié)調(diào)工作時(shí)間，合理安排員工休息時(shí)間，確保員工勞逸結(jié)合，更好地完成工作指標(biāo)。而辦公室主任，作為辦公室主心骨，會(huì)針對(duì)員工工作情況提出建議，或幫助新進(jìn)員工解決一些生活與工作上的難題。從“以人為本”角度，提升員工工作質(zhì)量。

（二）協(xié)調(diào)各部門工作。辦公室在整個(gè)企業(yè)中起到一個(gè)“承上啟下”的作用，承接上方下達(dá)指令，做出可行指令實(shí)施方案，下放到各部門。通過分析各部門的優(yōu)勢(shì)與不足，研究公司部門職能劃分權(quán)限，找出各部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)部門互相配合，共同完成特定項(xiàng)目。對(duì)公司發(fā)展有一個(gè)客觀分析，幫助公司進(jìn)行整體規(guī)化。

（三）優(yōu)化工作質(zhì)量。當(dāng)企業(yè)遇到困難時(shí)，辦公室部門會(huì)幫助領(lǐng)導(dǎo)一起解決問題，通過平時(shí)分配管理工作的優(yōu)勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，解決困難。而且通過日常工作中對(duì)公司各部門職責(zé)的分析，對(duì)公司發(fā)展規(guī)劃，提出客觀合理的建議。

二、辦公室行政管理中存在的不足

（一）工作任務(wù)分配管理方面。由于辦公室管理決策人主要是辦公室主任，在任務(wù)分配上，可能因?yàn)椴皇煜T工情況，導(dǎo)致員工工作效率低，或是在分配上帶有主觀情緒，認(rèn)為自己一統(tǒng)大局，不結(jié)合員工實(shí)際情況，降低員工工作積極性。

（二）考核制度方面。由于辦公室工作任務(wù)細(xì)碎、復(fù)雜、重要。對(duì)于員工工作質(zhì)量也有較高標(biāo)準(zhǔn)，所以會(huì)注重員工考核成績。但總體考核方式還是受主觀影響較為嚴(yán)重，有時(shí)候不能對(duì)員工進(jìn)行公正、客觀的考察。考核政策形式化，也大大降低了員工工作效率，影響企業(yè)發(fā)展。

（三）管理方法方面。作為企業(yè)辦公室，一般都存放著公司的文書檔案資料，由于管理方式不當(dāng)，或是沒有定期檢查、更新資料，在公司需要資料時(shí)，不能及時(shí)找出，或?qū)τ谝恍┵Y料丟失毫不知情，這都會(huì)直接影響到企業(yè)運(yùn)營，降低工作效率和進(jìn)度。另外，許多企業(yè)行政管理方面方案的電子文檔都存在辦公室，對(duì)辦公人員保密管理也需要加強(qiáng)重視，近幾年通過電腦失泄密的事件時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)的形象造成了嚴(yán)重影響。這都是因?yàn)楣芾戆踩啡保芾矸椒ú划?dāng)所導(dǎo)致。

三、針對(duì)不足提出建議

（一）合理分配工作，提高員工積極性。辦公室主任在接到工作指令時(shí)，要合理分析工作性質(zhì)，做好本職工作，再結(jié)合員工優(yōu)勢(shì)，工作特點(diǎn)合理分配工作，使員工依自己能力，高效完成任務(wù)，不因?yàn)楣ぷ魅蝿?wù)復(fù)雜或是工作量繁瑣，降低工作效率。遇到一些較難工作任務(wù)時(shí)，也會(huì)積極面對(duì)，挑出工作重難點(diǎn)，做穩(wěn)基礎(chǔ)工作，從易入難、由淺而深。或是在分配上，使員工互相配合，取長補(bǔ)短，注重團(tuán)隊(duì)精神。合理規(guī)劃工作任務(wù)，調(diào)動(dòng)每一位員工工作積極性，使每一位員工都為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

（二）改革考核制度。為避免以往考核制度中人為影響大的問題，企業(yè)應(yīng)該改革員工考核制度，公平對(duì)待每位員工，對(duì)其進(jìn)行客觀考察。應(yīng)從多方面對(duì)員工進(jìn)行考察，不僅是工作能力，還有項(xiàng)目組織能力，問題解決能力，工作分析能力等方面進(jìn)行考察。還可以考核員工在解決問題時(shí)的專業(yè)知識(shí)能力，設(shè)備使用能力，這些能力不僅是員工工作優(yōu)點(diǎn)的體現(xiàn)，還是員工責(zé)任和敬業(yè)心的客觀反映。

除了對(duì)考核能力綜合考察外，考核過程也該公平、客觀、透明。對(duì)員工和主管進(jìn)行雙向考核，并針對(duì)工作不足之處提出建議，使考核體制自由民主，保證員工工作的積極性。

（三）引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備。企業(yè)平時(shí)應(yīng)做好企業(yè)間的文化交流，借鑒一些先進(jìn)管理制度，提高工作效率。如對(duì)每份檔案進(jìn)行電子備案，實(shí)施電子化管理。對(duì)檔案出入情況，及時(shí)做好標(biāo)注，方便檔案查找。并做好安全措施，防止黑客侵入，泄露資料。

四、結(jié)語

辦公室的工作復(fù)雜而重要，因此辦公室更需要建立合理的管理制度。協(xié)助各部門之間配合，提高工作效率，做好指令分派與管理，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，使企業(yè)得到更好發(fā)展，并在競(jìng)爭市場(chǎng)中占有一定優(yōu)勢(shì)。

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