大數據時代職業學校資產管理信息化的實踐與探索

張建

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大數據時代職業學校資產管理信息化的實踐與探索

張建

摘要：隨著職業學校的發展，學校規模壯大，資產數量增加，傳統的網絡管理模式已不能滿足資產管理的需要，資產管理進入到大數據時代。以江蘇省無錫汽車工程中等專業學校資產管理信息化建設的實踐為案例，對資產進行科學的分類，采用不同的管理形式和載體，建立科學的資產管理體系。采用資產網絡管理系統，應用條形碼技術，對資產數據進行整合，對大數據進行分析，運用信息化手段提高資產管理效率和能力。

關鍵詞：職業學校；資產管理；信息化；大數據時代

近年來，職業學校信息化一直處于快速發展中，學校規模壯大，資產數量增加，傳統的網絡管理模式已不能滿足資產管理的需要，目前已進入到大數據時代。大數據背景下的職業學校信息化，是指大數據信息處理技術在學校發展中的具體應用。可理解為職業學校利用大數據信息處理技術來構建數字化校園，提高管理效率、提高教學質量、促進科研教研、提升社會服務水平的過程。［1］

由于學校種類的千差萬別，學校的信息化資產管理很難總結出一個范式，這也提升了信息化后的學校資產管理難度，如何建設自身的信息系統是每個學校不得不思考的問題。［2］根據“大數據”（Big Data）研究機構Gartner給出的定義，“大數據”是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據是信息化發展到一段時間的產物，在大數據環境下，資產管理已不是原始的紙質管理，也不是計算機的單機版管理。對資產進行科學的規劃、合理的分類、通過不同的載體、采用恰當而又不同的信息化手段，盡可能地減少數據的增長率，建立資產管理體系，提高管理效率。

一、職業學校資產管理的現狀

（一）資產管理的現狀

受傳統思想觀念的影響，在大多數職業學校，教學好比是人的前腿，德育好比是人的后腿，資產管理并不是職業教育的前沿陣地，所以，學校資產管理的重視程度往往遠低于教學、德育等管理。

有些學校的資產管理制度不健全，職責也不明確，這樣就會造成部門管理者和使用者不關心、不愛護資產的狀況。如果對資產使用狀況不及時跟蹤和維護，就會造成資產的浪費。

學校的資產一般都分布在各個部門，而且品種繁多，大多數學校沒有建立現代化的資產管理網絡，使得資產管理部門和各使用部門之間信息不流通。另外，學校各個部門之間的工作又相互交叉、重復，因此，傳統的手工式的管理手段，影響了學校資產的有效管理。［3］

資產管理隊伍整體學歷層次一般不高，一些學校把要退休的教職工安排在資產管理的崗位上，這樣不利于資產信息化的發展和資產的管理。

（二）資產管理信息化程度的現狀

一些落后的學校資產管理停留在單機版模式，通過excel軟件建賬或者購買單機版的資產軟件，數據共享性差，缺少協同工作的能力；還有一些職業學校使用網絡版的資產軟件，軟件采用C/S或者B/S架構，但這些應用軟件只停留在固定資產的管理，對低值易耗品等資產管理不佳。

少數職業學校的數字化校園已達到數據集成，但這些學校完成集成后往往先注重教務軟件、學工軟件的建設，還沒有時間和精力兼顧資產數據的集成，即使資產數據能集成到大平臺下，資產軟件功能不強，有待提高。

二、資產管理體系建立

（一）固定資產的管理

根據上級部門的文件，固定資產的定義是指通用設備1 000元，專用設備1 500元以上，使用期限超過一年，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產，單位價值雖未達到規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資作為固定資產管理。對達不到本辦法規定標準的設備器具按低值品管理辦法施行。［4］

固定資產的管理，采用借的形式，建立總務處、系部處室、各室、使用人的條線，如表1所示。（1）總務處為學校固定資產一級管理機構，在校長室的領導下，總務處負責全校固定資產協調和綜合管理；（2）各系部或處室為學校固定資產的二級管理機構，各系部或處室部門主任正職分管資產管理工作，負責對本部門的分類固定資產實施管理，并對部門所占用的資產實施管理；（3）各室負責人（實訓室負責人、教室對應班主任、辦公室對應負責人，未列出的由部門負責人指定）為固定資產的三級管理機構，負責對本室占有與使用的固定資產實施具體的日常管理；（4）資產的使用人為四級管理機構，負責對本人使用的固定資產實施管理，其主要職責是保管與使用。通過一層層管理，職責分明、責任明確、條線管理、有條不紊。

表1　資產管理體系

（二）準固定資產的管理

表1把低值品又作了細分，分為準固定資產和耗材。其中，準固定資產指單價低于固定資產的金額，但使用期限較長的資產。例如，職業學校中實訓的設備或工具往往數量多、體積較小，容易流失，并且經常重復購置。在職業學校管理的實踐中，準固定資產從低值易耗品中獨立出來管理很有必要。

學校建立了現代教學實訓物流配送中心，負責準固定資產的借用和歸還，教職工的借用的準固定資產，如螺絲刀套件，使用損耗后，可以退還給現代教學實訓物流配送中心，換用新的工具，同時，現代教學實訓物流配送中心負責處理和報廢的準固定資產，變賣給廢品回收企業。準固定資產的集中管理可以減少系部的倉庫的數量，并且，可以對準固定資產進行科學的調劑。

（三）耗材的管理

職業學校的實訓是培養技能型人才的重要教學環節，對實訓耗材的需求很大。耗材往往由專業教師申購，具有一定的專業性，耗材的購買審核者難于統計使用量。學校建立了現代教學實訓物流配送中心負責耗材的發放，領用有記錄，可以統計一定時間內每個專業、每個班級、每個系的耗材使用情況。根據前幾年的使用統計，可以在學期前提交耗材預算，學期末考核使用情況。

三、資產管理信息化手段

（一）資產網絡管理系統

1.固定資產管理模塊。固定資產管理系統是參照《學校固定資產管理辦法》的內容進行規范設計的，涵蓋學校固定資產設備管理工作所有環節，涉及到基本信息、招標采購、資產登記、使用日志、維修保養、材料物品、房屋土地、上報數據與系統管理等方面，基于校園網/互聯網為學校固定資產設備管理提供先進實用的信息化管理手段。

2.準固定資產管理模塊。準固定資產管理系統用于對準固定資產的設備、工具進行規范化管理，系統集成了設備借用、歸還、入庫及報損等常用功能，操作簡單，應用B/S模式網絡化管理，數據保存在服務器上，用戶用瀏覽器操作，使用便捷。教職工可以通過網絡查詢可借用設備的庫存情況及自己的借用記錄。

3.耗材管理模塊。耗材管理系統是基于B/S架構的耗材管理系統，通過本系統填寫申請報告，經學校領導審批后，由采購員負責購買。購買狀態實時更新，便于耗材使用人員查詢。耗材到貨后，倉庫管理員驗收入庫。耗材使用人員根據需求網上領用申請，經倉庫管理員核實后，由學校領導審批同意，打印出庫詳單再將耗材出庫使用。另外，其他部門領用耗材或申報耗材計劃前，均可先登陸本系統，查詢耗材庫存情況，做到心中有數后再進行領用或購買。本系統自動生成耗材的匯總和查詢，無需人工參與，節省查閱單據時間和人力。通過本系統的應用使學校內部在數據共享的基礎上，實現提高管理效率；降低人工成本；在物流方面實現降低采購成本；減少倉儲面積和資金占用等目的。

（二）條形碼技術的應用

二維碼是條形碼的一種，在資產標簽上添加二維碼進行資產管理。設計帶有學校文化特色的二維資產標簽，在固定資產管理系統上增加二維碼管理模塊，打印出學校固定資產二維碼標簽，具體如圖1所示。

圖1　學校固定資產二維碼標簽

資產管理員在進行資產分批貼牌時，其實也是的資產盤點的過程，在貼牌時可以反映出很多盤盈盤虧的問題。在每年的資產盤點中，通過pda掃描器掃描二維碼標簽，可以完成資產盤點、匯總，反映出資產盤盈盤虧情況；在平時管理中，通過pda采集器查詢資產的信息，在pda中顯示資產名稱、型號、價格、購買時間、入庫時間、數量、申購人、管理部門、負責人、在用人、在用部門、廠商、質保等信息，從而了解資產情況。通過二維碼的使用，可以解決資產管理員的怠工問題，只有pda掃描了資產，才說明已盤點，而且可以杜絕資產流失。

（三）大數據的整合和利用

1.資產軟件的合并。學校以前有網絡版的固定資產管理系統、辦公耗材管理系統和實訓耗材管理系統，并且準固定資產的管理通過excel建賬管理，各個系統分散獨立，數據不統一、不集成，管理人員要應付不同的系統，而且幾個系統都是不同的軟件公司開發，軟件有不同的開發風格，界面和使用習慣都不一樣，給管理帶來難度。目前，軟件合并后采用了最新的資產網絡管理系統，包括固定資產管理模塊、準固定資產管理模塊、二維碼管理模塊、耗材管理模塊。軟件的統一減少軟件的維護量，提高了工作效率。

2.數據庫的合并。參照圖2，把學校之前的幾個資產管理系統的數據庫整合成一個數據庫，并且與學校的系統應用集成，通過到人事數據庫取教職工信息，來進行記錄借還、領用和統計，減少了軟件維護成本，增加了管理效率。

圖2　資產數據庫的整合

3.軟件架構的選擇。參照圖2，軟件集成了B/ S和C/S兩個架構。查詢、統計等采用B/S架構，出入庫、借、還、二維碼管理模塊等業務采用C/S架構。不同的業務采用不同的架構，一切從安全和方便用戶的角度出發。

4.大數據的核心不在于擁有數據，而是使用數據去做什么。大數據對于學校資產管理具有重要的價值，有利于實現學校資產管理的精確化、科學化。大數據的處理和挖掘對于學校資產管理具有重要作用。

參考文獻：

［1］田宏兵.大數據時代西部地區高校信息化建設的若干問題［J］.電子世界，2014（14）：2.

［2］張文艷.信息化在學校資產管理中的應用［J］.新財經（理論版），2012（11）：388.

［3］宋震.淺析中職學校如何提升資產管理效益［J］.職教天地，2014（9）：38.

［4］財政部.行政單位財務規則［EB/OL］.（2012-12-06）［2015-08-11］.http：//tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizheng buling/201212/t20121210_713164.html.

［責任編輯秦濤］

作者簡介：張建，男，江蘇省無錫汽車工程中等專業學校總務處教師，主要研究方向為職教管理。

中圖分類號：G717

文獻標識碼：A

文章編號：1674-7747（2016）14-0037-03