基于新時期背景下人事檔案管理信息化建設研究

趙益民

摘 要：信息全球化發展進程的不斷深化和科學技術的日新月異，為我國檔案管理工作的創新發展提供了重要契機和良好的外部條件，現階段，全球已進入具有信息化特征的時代背景之下，這對我國檔案管理工作提出了更新、更高的要求，建立信息化檔案管理工作模式并不斷創新，是我國社會經濟穩定發展、檔案管理工作轉型升級的必由之路，有利于提高檔案管理工作效率，實現各項檔案管理資源的高效整合，并在一定程度上減少檔案管理工作的成本投入。對此，本文針對新時期背景下人事檔案管理信息化建設進行研究，分析了當前人事檔案管理信息化建設的現狀，并針對此提出了幾點解決措施。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；現狀；解決措施

信息化檔案管理工作，以現代網絡技術、信息科學技術為基礎，將檔案管理工作與互聯網相融合，利用計算機對數據、資料等內容進行有效的搜集、整合、處理和歸檔，以便更好的為人民、企業和國家所服務。換言之，信息時代下檔案管理工作則是實現了傳統人工管理模式向數字化管理模式的有效轉變。檔案管理工作作為我國信息資源管理體系的重要內容，對促進我國社會經濟發展、推動企業創新改革具有重要的現實意義，在信息化建設的時代背景之下，檔案管理工作也要不斷迎合時代發展潮流，順應當前社會發展趨勢，將檔案管理工作與信息化建設相結合，實現檔案管理工作的創新發展。因此，在信息時代背景之下，采取何種積極有效的途徑實現檔案管理工作的創新發展，成為相關研究人員亟待解決的重要課題。

一、當前人事檔案管理信息化建設的現狀

在我國，很多企業對人事檔案管理的信息化建設工作都不是很關注，很多企業將其當做一種輔助類的工作，認為人事檔案管理工作不重要，根本就沒有認清人事檔案管理工作的重要作用。人事檔案管理信息化建設的意識非常淡薄，再加上缺少人力和物力方面上的投入，導致人事檔案管理信息化的建設和發展受到一定程度上的制約。很多企業仍然使用傳統的人事檔案管理模式，這樣的管理模式會經常出現大量重復的工作，降低工作效率。同時，實體檔案仍然處于人事檔案的主導地位，反復使用和翻閱這些檔案很容易受到損壞，很難對人事檔案進行完整的保存。另外，很多人事檔案管理工作人員的專業水平不高，很多工作人員的專業并不是人事檔案管理，沒有接受過系統的培訓，并且工作經驗也相當匱乏。到目前為止，雖然有很多企業忽視了人事檔案的基礎設施建設，沒有完整的信息化建設平臺，很多數據收集的不夠完整，甚至存在很多錯誤的信息，不能夠及時更新人事檔案等，導致信息化建設的程度不高，根本就無法實現資源的共享。在人事檔案管理的信息化建設過程當中，一定要有明確的工作目標，這樣才能夠保障信息化建設的正確方向。

二、基于新時期背景下人事檔案管理信息化建設中存在問題的解決對策

1.完善人事檔案管理信息化建設理念

要完善人事檔案管理信息化建設理念，為信息時代下人事檔案管理工作的創新發展奠定重要的理念基礎，并對其日常管理工作作出正確的思想指導，引導人事檔案管理工作朝著數字化、現代化和質量化的方向發展。在日常人事檔案管理工作過程中，相關管理人員要以科學發展觀為指導思想，對檔案信息化管理工作給予高度的重視，充分認識到信息化對提高人事檔案管理工作質量的重要作用[1]。同時，相關工作人員要樹立創新意識，敢于拼搏和研發，管理理念要不斷與時俱進，提升管理工作的實效性，以便更好的為人民服務。

2.構建人事檔案管理信息化建設平臺

要構建人事檔案管理信息化建設平臺，對數據資料進行統一的搜集和處理，為信息時代下人事檔案管理工作提供更為廣闊的發展空間。要將科學技術與人事檔案管理工作相結合，從人事檔案管理工作的實際情況出發，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協調工作，實現由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性人事檔案管理資料庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效的提高人事檔案管理工作的效率和水平[2]。同時，在創新思維的引導之下，要建立檔案共享平臺，實現各單位資源的有效共享，打破傳統人事檔案管理工作中時間和空間的限制。此外，在平臺建立過程中，還應建立信息化人事檔案管理反饋機制，工作人員可以將工作過程中存在的問題及時有效的進行反饋，進一步敦促管理人員優化配置人事檔案管理資源，提高管理平臺的實用價值。

3.優化人事檔案管理信息化建設模式

要優化人事檔案管理信息化建設模式，為信息時代背景下人事檔案管理工作的創新發展奠定重要的模式基礎。一方面，相關管理人員要不斷創新人事檔案管理模式，提高服務水平和質量。現階段，傳統化的人事檔案管理模式相對較為分散，信息化建設難以滿足各層次人民的需求，對此，要將檔案資料進行統一管理和高效整合，并對系統進行有效的備份，根據不同單位、機關的需要制定相應的檔案模塊，進一步簡化管理程序[3]。另一方面，要加強對管理系統的規范處理，明確人事檔案管理工作的各項細則，對硬件基礎設施建設要進行技術指標、軟件升級等方面的規范性處理，實現信息化人事檔案管理模式的優化升級。

綜上所述，人事檔案管理工作應牢牢抓住信息化這一時代發展機遇，不斷增強人事檔案管理工作的創新含量，將人事檔案管理工作與信息化相結合并不斷加以創新，每個人事檔案管理工作人員不懈追求的奮斗目標，這也為人事檔案管理工作的創新發展指明了方向，因此，要完善人事檔案管理信息化建設理念，構建人事檔案管理信息化建設平臺，優化人事檔案管理信息化建設模式，不斷提升人事檔案管理工作的水平，加快現代化人事檔案管理體系的構建進程，有效提升我國企業在認識檔案管理工作上的效率和質量，為企業的未來發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]孫濤，李小貞，占電群.信息化背景下高等中醫藥院校的人事檔案建設——以江西中醫藥大學為例[J].江西化工，2015，06：11-13.

[2]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，04：157-161.

[3]王玉萍.信息化時代背景下人事檔案管理現狀與對策淺論——以甘肅人事檔案管理為例[J].中國城市經濟，2015，18：317+319.

（作者單位：山東省威海市人事考試中心）