淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

閆靜靜

【摘 要】 做好資料收集工作是提高檔案價(jià)值的重要保證。伴隨我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和深入，人們?cè)诟鞣N現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中，需要通過對(duì)歷史進(jìn)行研究、繼承和發(fā)揚(yáng)已有的成果，才能有效體現(xiàn)出檔案文化的利用價(jià)值。本文分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的一些建議進(jìn)行探討，以供相關(guān)同仁參考。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，能夠?qū)挝桓黜?xiàng)工作提供依據(jù)和指導(dǎo)。在經(jīng)濟(jì)全球化，社會(huì)信息化的背景下，事業(yè)單位檔案管理所面臨的外部環(huán)境更加復(fù)雜，管理工作質(zhì)量也更加難以保障。從目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看，其中還存在很多不規(guī)范的問題，本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)以及現(xiàn)狀出發(fā)，有針對(duì)性的提出規(guī)范化管理的對(duì)策。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

從目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看，總體效率并不高，在規(guī)范化建設(shè)方面存在很多不足，下面針對(duì)這些問題進(jìn)行具體分析：

1.1 檔案規(guī)范化管理重視不夠

檔案管理規(guī)范化是社會(huì)主義建設(shè)的要求，能夠有效助力于事業(yè)單位的發(fā)展，尤其能夠促進(jìn)事業(yè)工作效率與質(zhì)量的提升，但是從目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看，很多單位并沒有意識(shí)到規(guī)范化管理的重要性，單位管理者認(rèn)為檔案管理浪費(fèi)時(shí)間，也不會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此對(duì)檔案管理有所忽視，盡管有一部分事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是真正做到管理規(guī)范化的單位卻少之又少，人力、物力、財(cái)力等都存在不同程度的欠缺，進(jìn)而阻礙了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

1.2 檔案管理制度缺乏規(guī)范化

從事業(yè)單位檔案管理的整體情況來看，大部分單位都建立了檔案管理制度，甚至有一部分單位已經(jīng)將檔案管理列入了單位管理的重要內(nèi)容，但是這不過是小部分單位的做法，還有一些單位并沒有重視制度的規(guī)范化建設(shè)，檔案管理部門缺乏規(guī)范化管理意識(shí)，管理行為不規(guī)范，單位各部門之間交流差，合作乏力。工作執(zhí)行力差，即便建立了檔案管理制度，也不能很好的落實(shí)下去，進(jìn)而影響了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

1.3 電子文件管理工作所需軟硬件設(shè)施不齊全

在經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開始逐漸被電子檔案取代，在這樣的背景下，必須要建立完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，引入更加完善的硬件以及軟件設(shè)備，但是目前我國很多事業(yè)單位在這個(gè)方面存在很多問題，硬件與軟件建設(shè)力度不夠，設(shè)備不完善，企業(yè)導(dǎo)致電子檔案管理質(zhì)量下降。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的一些建議

2.1 加大對(duì)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)扶持

我國大多事業(yè)單位檔案管理?xiàng)l件之所以落后，是因?yàn)槭聵I(yè)單位規(guī)模小或者是經(jīng)濟(jì)條件差，在這樣的條件下，事業(yè)單位若想在短期內(nèi)通過自身力量進(jìn)行檔案管理工作，顯然是異想天開。針對(duì)這一問題，事業(yè)單位應(yīng)積極、主動(dòng)地向當(dāng)?shù)卣暾?qǐng)資金扶持，當(dāng)?shù)卣粌H可以協(xié)助事業(yè)單位逐漸改善工作條件，還能進(jìn)一步幫助事業(yè)單位更新檔案管理設(shè)備，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作快速、健康地展開。在實(shí)際工作中，也存在一些有一定規(guī)模且資金寬裕的單位，這些單位并不需要政府的大力扶持，而需要單位領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變自身觀念，重視檔案管理部門的地位及作用，主動(dòng)將一些資金集中到檔案管理部門，主要用于升級(jí)檔案管理設(shè)備。值得重視的是，增加檔案管理部門經(jīng)費(fèi)的途徑有很多，領(lǐng)導(dǎo)者需重視的是投入的資金使用是否科學(xué)、合理。

2.2 完善檔案管理的工作制度

在事業(yè)單位的發(fā)展變革中，原有的檔案管理體系已經(jīng)不再適應(yīng)新的工作形式的需求，需要對(duì)工作制度進(jìn)行及時(shí)的革新，適應(yīng)實(shí)際工作開展的需要。 在工作中管理者需要對(duì)制定的制度進(jìn)行嚴(yán)格的遵守，確保制度的有效執(zhí)行以及實(shí)現(xiàn)其約束作用，使得檔案信息資源獲得更加完善的開發(fā)利用。 在制度的建設(shè)完善過程中，工作人員也需要相應(yīng)地對(duì)自身的工作提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)思想上的覺悟，嚴(yán)格的按照制度的要求行事，提高檔案管理的工作成效。

2.3 完善軟件和硬件建設(shè)環(huán)境

各基層事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際工作范疇建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，讓各個(gè)部門的檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速安全地傳輸?shù)綑n案管理中心，再由檔案人員進(jìn)行統(tǒng)一的整理、歸類、編號(hào)、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)當(dāng)選擇兼容性及穩(wěn)定性均比較好的管理軟件，單位內(nèi)部各部門及統(tǒng)計(jì)基層最好選用相同的管理軟件，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高電子檔案的質(zhì)量。

2.4 注重檔案信息安全的維護(hù)

在提倡檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視檔案的安全。基層事業(yè)單位的檔案大多涉及國家機(jī)密，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作不是一般的個(gè)人行為或者是企業(yè)行為，而是關(guān)系到國家信息安全的大事，基層事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。

2.5 提高檔案管理人員工作水平

檔案規(guī)范化建設(shè)與檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實(shí)現(xiàn)。所以說事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)納入單位戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實(shí)踐性、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及自身的責(zé)任，進(jìn)而在未來的管理中能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

2.6 對(duì)檔案管理的交接工作做出明確規(guī)定

檔案管理工作不同于其他崗位，對(duì)交接有著明確的規(guī)定，檔案管理人員在離職時(shí)要對(duì)接管人員做好交接工作，避免死檔等情況的出現(xiàn)。即使離職在今后檔案管理中出現(xiàn)問題時(shí)，仍要負(fù)有一定的責(zé)任，協(xié)助單位解決好所出現(xiàn)的問題，避免檔案管理工作出現(xiàn)大的差錯(cuò)。

綜上所述，我國事業(yè)單位檔案管理上仍然存在著嚴(yán)重的問題，但是只要立足于檔案管理的基本原則，切實(shí)確立有效科學(xué)的檔案管理制度，提高對(duì)檔案管理的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展指日可待。

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