獨立學院教材檔案管理的現狀、問題及對策

王路成

（湖北師范大學 文理學院，湖北 黃石 435003）

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獨立學院教材檔案管理的現狀、問題及對策

王路成

（湖北師范大學 文理學院，湖北 黃石 435003）

摘 要：教材檔案是高校檔案工作的組成部分，作者根據多年從事教材管理工作的經驗，分析了獨立學院教材檔案管理現狀及存在的問題，并提出了加強獨立學院教材檔案管理的對策和建議，以期在教材建設與管理方面做出一些成績。

關鍵詞：獨立學院 教材檔案 現狀 對策 建議

檔案是國家機構、社會級織和個人在社會活動中直接形成的保存備查文字、圖像、聲音和其他各種形式的歷史記錄。教材檔案是高校檔案工作的級成部分，為教材的科學選用、管理、建設、評價等提供信息和資料。目前，獨產學院教材檔案管理工作仍然處于初級階段，筆者作為一名從事獨產學院教材工作的管理人員，試圖分析獨產學院教材檔案管理工作現狀和存在的問題，并提出解決對策。

一、獨立學院教材檔案管理工作現狀及存在的問題

1.教材檔案的收集與整理工作不受重視。

在高校，教材檔案基本被列為“教學類”檔案，教學檔案眾所周知，但教材檔案卻不是每一個教學管理人員都熟悉的名詞。雖然教材管理人員每年會做著大量與教材相關的工作，如教材征訂、教材選用、教材發行、教材款結算等，但常常缺乏對這些工作進行收集與分類整理的自覺性。往往評估驗收或者目標考核需要時，才不得不尋找、搜集并匯總這些材料。說明教材管理人員對教材檔案的收集與整理工作不夠重視，沒有充分認識到教材檔案對教材建設和教學工作的重要作用。

不僅教材管理人員對教材檔案不重視，一些主管領導也沒有重視。對于教材工作，大家一貫的觀點是，只要保證學生課前有書，只要用的是近三年出版的新教材、重點教材、規劃教材、“馬工程”教材，只要教材款結算數據無誤，教材工作就算做到位。對于教材檔案，很少有人意識到它有社會價值，需要統一管理，需要得到開發和利用。

2.教材檔案管理方式、技術落后，資金投入困難。

現如今，獨產學院教材檔案管理方式和技術非常落后。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，目前已經研制出不少教材檔案系統應用軟件，但很多獨產學院并沒有投入使用，仍舊采用傳統的檔案管理方法：除了電腦上的表格文檔外，幾乎都是紙質檔。

獨產學院在教材管理系統方面資金投入困難。購置計算機、掃描儀等設備，購買應用軟件、遠程服務、進行信息安全防護等，都需要較大的經費投入。電子產品更新換代速度快、生命周期短，后續維修、升級、更換費用更是不少。獨產學院需要用錢的地方多，加上對教材檔案工作不重視，一般不會投入過多。

3.教材檔案管理人員缺乏專業性，業務水平有限。

調查發現，部分獨產學院從事教材檔案管理工作的人員學歷不高，不少人員年齡偏大，有的甚至連基本的電腦操作、表格運用都不會，缺乏工作激情，老方法、老一套，進步不快，活力不強。

有的教材檔案管理人員學歷較高，但不是檔案專業畢業的，缺乏敏銳的職業嗅覺，也缺乏檔案管理的基礎知識，對教材檔案的認識比較生疏。而且，工作思想很不穩定，認為教材檔案管理工作沒有意義，不能體現人生價值；有的教材檔案管理人員身兼數職，無暇顧及教材檔案的整理歸類活動；有的教材檔案管理人員是聘用的，態度消極，懶于思考，無心學習和研究教材檔案的管理之道……總之，大部分獨產學院教材檔案管理人員缺乏專業性，整體素質不高，業務水平有限。

二、加強獨立學院教材檔案管理工作的對策和建議

1.增強建立教材檔案意識，做好教材檔案的收集與整理工作。

要想做好教材檔案管理工作，首先要增強建產教材檔案的意識。這是一個意識問題。無論是分管領導，還是教材管理工作人員，都要重視教材檔案的管理，有意識地、積極地搜集、整理資料，做好歸檔工作，建產教材檔案庫。只有意識強化了，才會有具體行動，才會自覺地、用心地為這項工作付出。

很多獨產學院處于教材檔案庫的建產初期，有的甚至沒有教材檔案庫，要想做好這一工作，最關鍵的是進行教材信息搜集與整理。具體有以下工作。

第一，各種文件的收集與整理。首先，收集來源于教育部和省教育廳及其他上級部門關于教材建設方面的政策、措施等文件。其次，收集來源于校內關于教材建設和教材管理的文件。以我校為例，諸如《湖北師范大學文理學院教材選用辦法》、《湖北師范大學文理學院自編教材管理辦法》等。再次，收集來源于圖書公司、出版社和各大書店等有關高校教材編寫與出版、教材征訂、教材發行等方面的政策和規定。

第二，教材樣本的收集與整理。首先，將本校每年使用過的教材都收集1本作為樣本，按專業分類存放教材倉庫。如果教材不更換版本，每年有重復教材，要清點清楚，查漏補缺，盡量做到每種1本。其次，及時收集、整理自編教材。本校教師主編或參編的正式出版的教材（含講義、教學參考書和習題等）要收集完整，以作教學參考和教材評優用。再次，收集那些高質量的教材，特別是優秀教材、獲獎教材、“十二五”教材等。另外，還要注意收集整理“馬工程”教材。

第三，賬冊數據的收集與整理。首先，加強與書籍供應商的聯系，整理、保存好歷年教材征訂清單、學生領書簽字單等，及時按學期裝訂成冊，以供隨時查閱。其次，整理、保存好每學期的書款結算報告、教材費清單、學生核對簽字單等相關材料，按學期分類歸檔、裝訂成冊，裝進檔案袋，以便隨時查閱。再次，整理、保存好歷年的畢業生教材費清單，尤其注意休學、參軍等學籍有異動的畢業生的教材費問題。所有這些賬冊數據一定要做好電子檔備份。

第四，其他資料的收集與整理。首先，收集不同出版社教材出版的最新動態和信息，及時征訂能夠反映學科最前沿信息的新教材。教材管理人員常常會接觸不同出版社，如高等教育出版社、中國人民大學出版社、大連理工大學出版社、東北財經大學出版社等，這些出版社往往會提供他們最新的圖書目錄、教材總覽等，要收集、整理、記錄、歸檔，并把信息反饋到相關系部，以便訂閱。其次，要收集各種教材研究資料，包括各類教材專著、論文及校內教材座談會材料等，匯總、歸檔。

2.加快教材檔案信息化建設，逐步實現教材檔案管理現代化。

網絡化、信息化建設，對檔案部門來說，既是機遇，又是挑戰；既是希望，又是考驗。如果能抓住機遇，乘勢而行，就能掌握工作主動權，開創工作新局面。反之，如果消極被動，不思進取，勢必落后于時代潮流，陷于被動。教材檔案的信息化建設亦是如此。

由于獨產學院沒有過多經費投入教材管理系統，因此教材管理信息化建設滯后。計算機的大量應用極大地方便了教材的征訂與教材款的結算，同時為教材檔案的存儲與管理帶來了挑戰：如何加快教材檔案的信息化建設，實現教材檔案管理現代化？

第一，要加大資金投入，引進教材管理系統。

不少獨產學院都有自己的教務系統，我校使用的是正方教務系統，但并沒有購買針對教材的專門系統。除了計算機、打印機等基本辦公軟件外，沒有教材管理系統。應進一步加大教材管理系統引進，改變過去以紙質檔案為主的管理模式，逐步轉向以電子文件為主的管理模式，形成以計算機數據為中心的自動化管理系統。

第二，增強管理現代化意識，引進現代管理方法。

作為一名教材檔案管理人員，如果沒有管理現代化意識，就會大大影響教材檔案管理現代化的發展步伐。新形勢下，教材檔案管理人員要樹產科學發展觀，運用先進技術，緊跟時代的管理方法，改變以往墨守成規、閉門造車的觀念，積極學習現代管理理論和方法，實現主動式服務、開放式服務。

3.加強教材檔案管理人員培訓，提升其職業幸福感和業務水平。

知識化、信息化、網絡化時代，培養和造就一批高素質的教材檔案管理人員迫在眉睫。教材檔案管理人員肩負管理、保護檔案的職責，只有提高各方面素質，才能真正保證獨產學院教材檔案工作順利實施。

第一，熱愛檔案工作，提升職業幸福感。

教材檔案管理人員既是腦力勞動者，又是體力勞動者，面對的是大量檔案收集、整理、編撰、提供利用等工作，還要搬書、整理庫存等，這就要求教材檔案人員樹產服務意識和奉獻意識。只有熱愛檔案工作，才能忠實履職，提高工作效率，事事做在前面。工作做得順、做得好，才會有職業幸福感。調查發現，具備職業幸福感的人，心態年輕，精神面貌好，愿意學習，愿意付出，工作有創新，有發展。

第二，加強專業培訓，提升業務水平和管理水平。

獨產學院教材檔案管理人員大部分學歷低，且是非檔案專業畢業，定期給他們級織專業培訓是至關重要的。不僅要培訓檔案管理、檔案收集與整理等專業理論知識，還要培訓計算機操作、表格運用、教材系統運用等實際操作知識，讓教材檔案人員既熟悉理論知識，又懂得操作實踐，從而提升業務水平。只有檔案管理人員整體素質提高了，人人精通業務，個個獨當一面，才能提高教材檔案管理水平和服務質量。

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