移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理探析

肖　丹**2

信陽市人防指揮信息保障中心，河南　信陽　464000

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移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理探析

肖丹**2

信陽市人防指揮信息保障中心，河南信陽464000

摘要：移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來繼云計算之后的新一輪發(fā)展契機，同時也帶來更高水平的用戶檔案管理體驗。本文在論述檔案管理發(fā)展及其改革必要性的基礎(chǔ)上，對移動互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)涵及其背景下檔案管理的特點進行深入分析，并指出其面對的機遇和挑戰(zhàn)，最后對移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理發(fā)展提出兩個方面的轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：檔案管理；移動互聯(lián)網(wǎng)；轉(zhuǎn)變

信息技術(shù)的發(fā)展極大推動了社會的進步，并應(yīng)用在了社會生活的方方面面，例如通信、網(wǎng)絡(luò)購物等。以信息技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來的移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)近些年來獲得較大突破，極大地改變著人們的生活和工作方式，同時也在不斷促進現(xiàn)代社會檔案管理工作逐步向電子化和數(shù)字化轉(zhuǎn)變[1]。在當下我國檔案管理還存在諸多不足，例如管理方式落后等，從而使其在近些年來發(fā)展緩慢，為此迫切需要引進新興技術(shù)轉(zhuǎn)變其發(fā)展方式，以適應(yīng)時代的變化。移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了繼云計算之后的又一輪發(fā)展契機，同時也帶來更高水平的用戶檔案管理體驗，因此對移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理展開研究顯得非常重要。本文首先對移動互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)涵及其背景下檔案管理的特點進行深入總結(jié)，并對其面對的機遇和挑戰(zhàn)做了論述，最后對移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理發(fā)展從兩個方面提出轉(zhuǎn)變方向。

一、移動互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)涵及其背景下檔案管理的特點

移動互聯(lián)網(wǎng)是指在傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，將其與移動通信技術(shù)及其設(shè)施設(shè)備相結(jié)合所形成的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整體。我國目前主流的移動通信網(wǎng)絡(luò)是3G和4G，而且其用戶增長速度和技術(shù)更新速度比以往任何時候都要快。隨著我國信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們對移動通信和信息傳輸?shù)男枨笈c日俱增，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正悄悄地改變著我們生活、工作的方方面面，并使其變得更加完美。

將移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)同檔案管理相結(jié)合，徹底打破了傳統(tǒng)檔案管理方式的局限，用戶不再受到時空的限制，能夠快速、實時查詢到所需信息，從而為用戶帶來了更好的檔案管理體驗，同時也大大提高了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和效率。移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理主要表現(xiàn)為如下三大特點：

第一，檔案管理電子化、數(shù)字化。移動化聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，進一步推動了檔案管理電子化、數(shù)字化的進程。為了讓用戶能夠更方便的獲取檔案資料，將檔案管理電子化、數(shù)字化是必不可少的一步，這樣用戶才有可能通過移動終端查閱這些資料。此外，通過檔案管理系統(tǒng)將這些資料進行合理分類、歸檔，大大提高了管理效率和使用效率[2]。

第二，由用戶被動查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃油扑停峁┬畔⑼扑头?wù)。傳統(tǒng)檔案管理中，用戶只能被動查詢相關(guān)文件，有時花費大量時間也未能找到符合需要的資料。移動互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理為用戶新增了信息推送服務(wù)，當用戶在查詢所需信息時，檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)用戶的搜索內(nèi)容，主動將部分信息具有選擇性地予以推送，這種個性化的信息推送服務(wù)大大提高了用戶查詢效率。

第三，移動互聯(lián)網(wǎng)可以使用戶獲得更加快捷的用戶體驗。移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用使用戶查閱資料跨越了時空的限制，用戶只需配備一臺能夠聯(lián)網(wǎng)的移動終端設(shè)備即可，例如手機、iPad等，再通過輸入自己的用戶名及密碼，就能夠非常自由、便捷地獲取自己想要的資料。此外，隨著移動終端設(shè)備的不斷發(fā)展，用戶能夠?qū)Σ煌愋偷奈募Y料進行處理，例如Word、Excel、PPT、PDF等，同時還能處理圖片、音頻、視頻等多媒體文件，例如JPG、WMA、MP4等。這些不同形式的文件資料加上沒有時間和空間的限制，極大提高了用戶體驗質(zhì)量。

二、移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)

移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來的不僅是機遇，同時也是挑戰(zhàn)。檔案管理者在做好檔案管理工作的同時，不僅要考慮如何更好地抓住發(fā)展機遇，還要考慮將會面臨的挑戰(zhàn)，才能使檔案管理工作得到持久的發(fā)展。

(一)機遇

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了發(fā)展機遇，檔案管理者可以對現(xiàn)實生活中的海量信息進行收集整理，并從中挖掘出有價值的檔案；同時用戶也可以實時獲取這些經(jīng)過處理后的信息，提高了信息的獲取能力和傳播速度。因此，首先檔案管理部門可以對龐大的信息做深度挖掘，找出其中具有價值的檔案信息，并通過統(tǒng)一的檔案管理平臺進行分享、提取等。其次檔案管理人員可以對這些檔案信息進行及時的更新、整理與保管等。最后可以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與移動終端設(shè)備的對接，支持相應(yīng)的信息資源類型，二者共同推動檔案管理的發(fā)展。

(二)挑戰(zhàn)

移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)主要來自于兩個方面：第一，網(wǎng)絡(luò)帶寬。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們希望網(wǎng)絡(luò)更加順暢，雖然3G時代的到來這一體驗已經(jīng)有所提高，但其穩(wěn)定性一直得不到很好的解決，更不能和有線網(wǎng)絡(luò)相比，這也成為移動互聯(lián)網(wǎng)在應(yīng)用過程中的一大致命傷。第二，移動流量費用。隨著人們生活品質(zhì)的提升，對高質(zhì)量的信息內(nèi)容提出了更高的要求，文字、圖片、視頻等媒體資料要更加清晰，與此相對應(yīng)的是文件本身容量就會加大，因此當用戶在移動網(wǎng)絡(luò)下查閱相關(guān)檔案資料時就會耗費更多的流量，從而帶來更高的流量費用，而移動通信運營商對這一收費并不便宜。因此如何以較低的成本獲取較高質(zhì)量的檔案資料是未來值得解決一個難題。

三、移動互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理轉(zhuǎn)變方向

檔案管理要緊跟時代的步伐進行轉(zhuǎn)變，才能獲得更好的發(fā)展，在移動互聯(lián)網(wǎng)時代更是如此，為此需要重點從思維方式和管理方式兩個方面進行轉(zhuǎn)變。

(一)思維方式的轉(zhuǎn)變

思維方式的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在三個方面：第一，檔案信息化思維。檔案作為信息資源，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)字化，并在經(jīng)過整理分類后輸入到檔案管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，大大提高檔案信息的利用效率，并創(chuàng)造更大的價值[3]。第二，共享性思維。電子化、數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的建立打破了原先檔案獨立存儲的限制，用戶不僅可以獲得更佳的體驗和檔案信息服務(wù)，還可以通過檔案管理平臺共享檔案信息。第三，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化思維。傳統(tǒng)的檔案管理模式極大地受到時空的制約，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展徹底打破了這一限制，不僅能夠?qū)π畔⑦M行深入挖掘與分析，還極大提高了用戶的搜索效率，為這些網(wǎng)絡(luò)用戶提供了更具價值的信息與服務(wù)[4]。

(二)管理方式的轉(zhuǎn)變

管理方式的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，電子檔案管理。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使檔案管理電子化、數(shù)字化成為可能，為了方便對電子檔案的管理需要建立檔案管理信息系統(tǒng)。對于檔案管理者而言，大大提高了檔案管理工作效率，節(jié)約了社會資源，且操作更為準確、規(guī)范；對于用戶而言，查閱檔案信息更為便捷，極大提高了檔案利用水平。第二，在線檔案管理服務(wù)。面對大量的檔案信息，用戶有時需要花費很長時間才能找到符合其需要的內(nèi)容，為了幫助用戶能夠更快速地找到相關(guān)信息，提供在線檔案管理服務(wù)是必須的[5]。這樣用戶可以通過與在線服務(wù)人員進行交流，從而為用戶提供更為全面的檔案管理服務(wù)。

[參考文獻]

[1]付亞南.企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)，2015(09)：18.

[2]袁新芳.信息化背景下高校檔案管理工作探討[J].河南機電高等專科學(xué)校學(xué)報，2015(05)：66-67.

[3]陳廣群，林慰平.檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].科技廣場，2010(4).

[4]施永利.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].商，2012(11)：145.

[5]王蘭成，劉曉亮，黃永勤.論互聯(lián)網(wǎng)新媒體檔案信息資源的建設(shè)與服務(wù)[J].檔案與建設(shè)，2014(1).

**作者簡介：肖丹(1980-)，女，漢族，河南羅山人，本科，初級館員，主要從事機關(guān)文書、檔案管理工作。

中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)08-0128-02