淺談農業科研院所檔案管理工作

宋曉龍等

摘 要：檔案管理工作是農業科研院所重要的基礎工作，對農業科研院科技創新和跨越式發展具有重要的現實意義。該文立足于新形勢下農業科研院所檔案管理工作實際，分析了目前農業科研院所檔案管理現狀及工作中存在的主要問題，在此基礎上提出了加強檔案管理工作的對策建議。

關鍵詞：農業科研院所；檔案管理；現狀；問題；對策建議

中圖分類號 G27 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2015）20-106-03

根據《中華人民共和國檔案法》，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。習近平總書記早在浙江工作時就指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。2014年5月4日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，進一步闡述了做好新形勢下檔案工作的重要意義，指出做好新形勢下檔案工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平等的重要意義[1]。

農業在我國國民經濟發展中處于基礎地位，是整個社會賴以生存和發展的最基本的產業。農業科研院所作為我國農業科學研究、推廣的重要機構，其獨特的學術地位和工作性質在整個國家經濟社會發展方面有著極其重要的作用。長久以來，農業科研院所實踐活動形成了大量文字、圖表、影像、數據等各種形式和不同載體的材料，這些材料不僅是農業科研院所科技工作和日常工作的真實記錄，而且還蘊藏著豐富的農業科研成果、農業實用技術和農業科學知識，對我國農業科技進步、農業增產、農民增收具有的深遠意義。檔案管理工作是農業科研院所重要的基礎性工作，也是衡量農業科研院所工作水平的重要尺度，更是農業科研院的科技創新能力提升和跨越式發展的重要保障。新形勢下，農業科研院所檔案管理工作既是一項長期工作，又是一項復雜的系統工程。2012年底召開的全國檔案局長館長會議對國家檔案事業發展戰略提出了新要求，即到2020年全國各級綜合檔案館館藏總量比2010年翻一番；同時，隨著農業科技創新的快速發展和農業科研體制改革的不斷深化，農業科研院所檔案管理工作也將面臨著新的挑戰[2-5]。

隨著中央對農業戰略基礎地位的重視，以及農業科研學術交流活動的日益頻繁，探究農業科研院所檔案管理工作中存在的問題，探索提出做好農業科研院所檔案管理工作的政策措施，對積極推進檔案工作的規范化、制度化、正常化建設，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，充分發揮檔案工作在服務單位發展中的獨特作用具有重要的現實意義。

1 檔案管理現狀及存在的問題

1.1 缺乏完備的檔案工作領導機構，檔案管理效率低 受限于農業科研院所體制改革，管理部門精簡壓縮等，許多單位并未專門設置負責檔案管理的部門，檔案管理大多交由單位辦公室負責，且往往就是指定一名行政人員負責，成為行政部門的附屬品。從縱向來看，沒有形成自上而下、行之有效的檔案管理網絡，導致在實際的檔案管理過程中，出現部門職責不明、缺乏溝通等問題，難以實現對整個單位檔案的宏觀管理和指導。

1.2 規章制度不健全，歸檔不規范 不少單位的檔案管理制度不夠完善，檔案材料的收集、整理、歸檔、利用和保密等工作缺少強制性的制度要求；有的單位即使制定了制度，大多也都多年未有修訂更新，缺少制度保障，導致歸檔不規范，無法形成系統。比如，有的檔案以事為單位歸檔成卷，有的檔案以件為單位歸檔成卷，有的檔案材料不全，請示件的材料歸檔中沒有批復件，檔案借閱使用不履行檔案借閱登記手續等問題。

1.3 對檔案工作的認識有待提高，重視程度不夠 農業科研院所以科研為主，就目前來看，評價研究所實力的指標往往也都是項目、論文、專利等硬性產出，各級領導把主要精力大都放在了科研工作和事業發展上，對檔案工作鮮有問津，檔案員對做好檔案管理工作更是沒有信心。對檔案認識存在誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行，沒有認識到檔案工作對促進單位長遠發展的后續效應。

1.4 材料收集歸檔難度大，歸檔率低 農業科研院所材料收集歸檔難是檔案管理工作的一個老大難問題，尤其是科技材料歸檔。許多材料分散在各個部門或相關科研人員手中，由各部門的兼職檔案員負責收集整理，在移交過程中存在歸檔不及時、材料不完整等問題，專職檔案員及其所屬部門除了一再催促，沒有形成有效的制約措施。農業科研過程的周期性和不可逆轉性、延續性與不可分割性，導致難以實現對課題檔案質量進行全過程控制，這是客觀因素。從主觀角度看，科研院所科研為主的性質導致科研人員重視最終的成果產出和現實需求，忽略原始材料和過程材料的積累保存，以及部分科研人員因擔心自己的科研成果被泄密或者直接將科研成果視為個人成果而拒絕歸檔等都是主要原因。

1.5 檔案管理人員業務素養不高，從事檔案工作的積極性不高 雖然很多單位都建有檔案室，但很少有單位能夠設置專職檔案員，即使指定相關人員負責檔案工作，往往也是身兼數職，且缺乏系統、規范、專業的知識和技能，無法保證歸檔的有效性和規范化。檔案管理工作需要有時間保證，僅檔案材料的收集、整理、裝訂等流程就需要投入很多精力，而負責檔案工作的兼職人員往往還要從事繁雜的行政事務，僅靠利用正常的工作時間難以保證檔案管理的連續和質量。此外，很多單位在進行績效考評時并未將檔案管理工作納入考核范疇考慮，更進一步挫傷了兼職人員從事檔案工作的積極性。

1.6 檔案信息化建設薄弱，電子材料歸檔困難 隨著計算機網絡技術的飛速發展，各行各業都產生了海量數據。目前，科研單位在申報項目時大多采用網上申報，期刊投稿和審稿也均是網上在線處理等。但是大多農業科研院所的檔案還是以手工管理為主，檔案信息化建設相對滯后，電子文件材料缺乏有效的歸檔管理方式[6]。在互聯網+、大數據深刻變革的新形勢下，緊靠傳統的檔案管理方式，難以有效管理這些龐大的信息量。

2 加強檔案管理工作的對策建議

2.1 完善檔案工作管理體系，加強組織領導 單位領導首先要帶好頭、好做表率，加大對檔案工作的領導和支持力度，推動檔案工作和單位事業協調同步發展。建立單位領導牽頭、檔案歸口部門負責、各部門共同參與的檔案工作管理機制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力。比如，成立包括單位領導、部門負責人、各部門職工在內的檔案管理工作領導小組，領導小組組長由單位領導擔任，成員由各部門負責人擔任，還要指定單位專職檔案員和部門兼職檔案員，以點帶面形成檔案工作管理網絡，從組織上、人員上保證檔案工作的順利開展。檔案工作領導小組要認真研究解決檔案管理工作中存在的各項問題，切實發揮對檔案工作的宏觀管理和組織領導。

2.2 建立健全檔案工作規章制度，確保依法依規治檔 認真履行職責，建立健全檔案管理辦法、預立卷制度、歸檔細則、借閱制度、庫房規章制度、入庫檔案驗收標準、保密安全制度等一系列管理制度。同時，根據國家有關法律法規的最新規定和單位工作實際，對已經出臺的制度辦法實時修訂，完善制度建設，形成制度合力，確保檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用和保密等環節的連續性，使檔案從形成到入檔使用有一整套的制度，工作起來有章可循、有法可依，從制度上保證檔案工作安全有效開展。

2.3 提高對檔案工作的重視程度，努力實現全員參與 關于檔案工作，統一思想、提高認識是關鍵。通過會議傳達、專欄墻報宣傳、知識問答競賽等多種形式向全體干部職工宣傳檔案工作的重要性，逐步形成人人關心檔案工作、人人參與檔案工作的良好氛圍，使全體干部職工轉變觀念，克服檔案管理工作中的落后思想，真正認識到檔案管理工作不是行政雜事，認真抓好在日常工作中自然形成的檔案資料。每個人都做好自己的檔案管理，部門檔案就好管理了，進而單位的檔案管理也就提升了。

2.4 建立檔案工作責任制，把檔案工作納入年度績效考核 實行單位主管領導、部門負責人、檔案員3級責任連帶責任制，明確工作目標，落實領導責任，建立單位領導負總責，部門領導負責本部門檔案工作，檔案員具體負責本部門文件材料的收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔等工作，一級抓一級、層層抓落實的檔案工作責任運行機制。把檔案工作各項任務落到實處，對檔案工作進行監督考核，并與年終考核掛鉤，提高檔案管理人員的工作責任感和積極性。

2.5 加強檔案隊伍建設，努力提升檔案管理水平 做好檔案工作，人才隊伍是基礎。只有不斷提高專兼職檔案員的業務素養，檔案管理水平才會相應提升。通過“走出去”和“引進來”相結合的方式，支持鼓勵專兼職檔案員參加相關培訓，或到兄弟單位和檔案工作先進單位學習取經，同時也可定期邀請檔案工作專家來單位作專題講座等，為檔案工作人員廣泛開辟進修業務、更新知識和擴展視野等方面的機會，不斷提升檔案員的工作能力和業務素質，為單位檔案管理工作上檔升級奠定基礎。

2.6 加快推進檔案信息化建設，建立紙質檔案與電子檔案雙套管理機制 檔案信息化服務將成為檔案工作的發展趨勢，農業科研院所要主動適應新常態，在確保保密安全的情況下，加快推進檔案信息化建設。檔案信息化管理不僅可以提高檔案管理的工作效率，降低管理人員的工作強度，更有助于實現檔案信息資源的有效共享，為科研工作提供大容量、高效快捷的數字化信息服務。在推進檔案管理信息化建設的同時，也不能忽視紙質檔案的管理，要在單位內部探索建立紙質材料與電子材料“雙套制”保存機制，融合發揮紙質檔案和電子檔案的優勢，實現既可以高效存取檢索，又可以保障檔案的憑證價值作用，使檔案工作更好地為農業科研院所科技創新和跨越式發展服務。

參考文獻

[1]楊東權.做好新形勢下檔案工作、建設檔案強國的綱領性指導文獻——學習《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》體會[N].中國檔案報，2014-05-08（001）.

[2]郭秀萍.規范農業科學技術研究檔案管理的探討[J].農業科技管理，2015，34（4）：39-41.

[3]張汛.知識產權保護視角下的農業科研檔案管理存在的問題及對策[J].現代農業科技，2013，21：371.

[4]郭金瑞，欒天浩，翟季，等.吉林省農業科技檔案現狀及信息化發展的主要措施[J].農業科技管理，2015，34（1）：33-35.

[5]韓千紅，陸明珊.農業科研院所學術檔案的開發與利用[J].安徽農業科學，2004，32（2）：371-372.

[6]趙丹丹.農業科研院所檔案管理信息化建設研究[J].農業圖書情報學刊，2015，27（4）：52-54.

（責編：張宏民）