高校大學(xué)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作探析

高璨

[摘要]大學(xué)生在升學(xué)和畢業(yè)之際都會涉及到檔案的管理與傳遞問題，檔案是記錄每個人在學(xué)校和工作期間各項表現(xiàn)的重要依據(jù)，在今后的人身道路上會有重要的用途。然而，檔案在管理和傳遞中卻又較大的問題，有關(guān)教育機構(gòu)并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范。本文通過介紹檔案管理的重要意義及現(xiàn)狀，列舉了規(guī)范管理和傳遞的幾點措施。

[關(guān)鍵詞]大學(xué)生檔案;管理和傳遞;現(xiàn)狀;解決措施

一、高校學(xué)生檔案管理的歷史和現(xiàn)狀

在過去的年代，包括計劃經(jīng)濟和大學(xué)生擴招之前，由于在校大學(xué)生人數(shù)很少，畢業(yè)的應(yīng)屆大學(xué)生人數(shù)就更少了，大學(xué)生檔案管理問題在高校中很好規(guī)范，只需有人兼職管理即可。隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型，國家大規(guī)模地擴招大學(xué)生，高校在校大學(xué)生的數(shù)量猛增，隨之帶來了一系列的問題。國家鼓勵高校畢業(yè)生到中西部不發(fā)達地區(qū)、中小企業(yè)、私有民營企業(yè)等大學(xué)生缺少的地方去，建議他們不要都集中在大中城市、沿海發(fā)達地區(qū)、大型知名企業(yè)，缺少大學(xué)生的不發(fā)達地區(qū)和中小企業(yè)更有他們的用武之地。大學(xué)畢業(yè)生流向的變化，使學(xué)生的檔案流向發(fā)生了很大的變化，由于學(xué)校的檔案管理人員不能充分掌握用人單位是否具有機要文件接收權(quán)，很多小企業(yè)用人單位對機要文件不了解，造成機要文件轉(zhuǎn)遞中出現(xiàn)差錯和延誤，導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞或無法正常到位。

按照國家文件精神，大學(xué)生畢業(yè)后未落實單位的，可按學(xué)生本人意愿，檔案可在學(xué)校或生源地人事部門免費存放兩年，大多數(shù)學(xué)生的檔案都申請暫存在學(xué)校，這部分學(xué)生檔案數(shù)量相當(dāng)大，其管理也需要引起足夠的重視。

檔案管理人員肩負(fù)著重要的職責(zé)，首先是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。其次是做好檔案的轉(zhuǎn)遞工作。高校大學(xué)生畢業(yè)時檔案的轉(zhuǎn)遞大批量集中在學(xué)生畢業(yè)離校后的兩周內(nèi)，通過緊張的整理大學(xué)期間的檔案，合并歸納為一份完整的大學(xué)畢業(yè)生檔案。依據(jù)畢業(yè)生簽訂的就業(yè)協(xié)議書上提供的檔案轉(zhuǎn)遞地址，檔案管理人員組織各學(xué)院正確規(guī)范的填寫好檔案轉(zhuǎn)遞地址和機要轉(zhuǎn)遞單，及早將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)到用人單位或派遣地，為畢業(yè)生提供良好的服務(wù)。

二、高校畢業(yè)生檔案工作存在的問題

在多年的檔案管理工作中，隨著工作的開展，常遇到一些檔案管理問題，這些問題影響到了檔案的規(guī)范化管理和科學(xué)化管理，如果處理不好，可能會給畢業(yè)生帶來影響，使學(xué)校的名譽受損。

1、在大學(xué)生由高中升入大學(xué)之際檔案的轉(zhuǎn)移過程不規(guī)范。檔案是每個人在社會從事學(xué)業(yè)和工作的一種記錄，具有相關(guān)單位的印章，在今后的工作和生活中具有較大的作用，然而，在很多學(xué)生高中畢業(yè)之際還不是十分了解檔案的重要性，對于其管理的重要性也是缺乏認(rèn)識。在高中到大學(xué)的檔案轉(zhuǎn)移過程中，每個學(xué)校的轉(zhuǎn)移過程不免讓人擔(dān)憂，很少一部分通過正規(guī)的機關(guān)進行交接，較多的是通過快遞或者讓學(xué)生各自帶走的形式，這樣混亂的轉(zhuǎn)移就造成了部分檔案丟失的現(xiàn)象，然而每個人的檔案都是逐年進行評價與管理，不僅沒有副本，就是進行追補也是相當(dāng)?shù)穆闊Ｔ谖磥淼墓ぷ髦校羰窍嚓P(guān)單位進行檔案的交付就會造成較大的困擾。

2、高校大學(xué)生檔案管理在校期間管理地不統(tǒng)一。教育局對于每個院校對于大學(xué)生檔案管理問題并沒有進行統(tǒng)一的規(guī)范，致使各高校按照自己的需求進行自我的管理。在學(xué)生工作處、教務(wù)處和就業(yè)指導(dǎo)中心都是個院校的檔案管理地，在沒有具體章程的管理中，查找學(xué)生檔案就會造成多地找尋的困擾，不僅耽誤了工作效率，在計算機的檔案錄入管理中也會造成較多的繁復(fù)工作。就是在今后進行檔案再轉(zhuǎn)遞時也會出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。

3、高校、機密文件管理機構(gòu)和企事業(yè)單位在檔案的管理中沒有進行良好的溝通工作。之所以在檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，主要還是檔案在正常渠道轉(zhuǎn)遞中效率不高。往往通過正規(guī)渠道的轉(zhuǎn)遞其轉(zhuǎn)移程序也就加多，由于工作時間的限制也會導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞的不及時，在高校與機密文件管理處，高校與就業(yè)的企事業(yè)單位間由于沒有進行及時和細致的溝通，就會造成學(xué)生就業(yè)的困擾，安全的檔案管理流程并沒有在實際的就業(yè)中給學(xué)生帶來方便，反而造成了不必要的困境，致使較多學(xué)生和院校放棄了正規(guī)轉(zhuǎn)遞的渠道。

三、如何規(guī)范和完善檔案管理

目前高校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)諸多問題的原因是制度不規(guī)范、對學(xué)生檔案的重視程度不夠、管理人員專業(yè)化程度不夠、人員缺少等。高校擴招后畢業(yè)生人數(shù)的增加，使得檔案轉(zhuǎn)遞問題由于量的增加而成為大問題。做好學(xué)生檔案的管理和轉(zhuǎn)遞工作，需要制度的規(guī)范化、科學(xué)化和人員的專業(yè)化、專門化。

1、高校應(yīng)該建立健全學(xué)生檔案管理制度。高校大學(xué)生檔案管理制度應(yīng)該明確規(guī)定：從大學(xué)生入學(xué)開始，新生檔案的接收、日常檔案的管理、大學(xué)檔案的整理和畢業(yè)時檔案轉(zhuǎn)遞的詳細內(nèi)容和原則，明確需要歸檔的內(nèi)容，檔案整理轉(zhuǎn)遞的步驟等等。

2、加強檔案管理隊伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)檔案管理的人員，是制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備檔案管理知識，熟悉所管理的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做好學(xué)生的工作，能獨立處理工作中遇到的一般問題。

3、科學(xué)合理地管理學(xué)生檔案。對大學(xué)生檔案管理實施計算機管理，對大學(xué)生檔案要分年級、分專業(yè)存放，對每一個檔案出入檔案庫要有詳細的記錄，用計算機建立檔案庫，全面詳細錄入，以方便查詢。對于計算機管理檔案，許多學(xué)校自己編制了適合自身情況、方便使用的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這是非常好的一件事情，應(yīng)該積極加以推廣。有的高校正在實施將畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞情況在網(wǎng)上發(fā)布，建議查詢庫，畢業(yè)生可以在網(wǎng)上查詢自己的檔案何時轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)往何地、何時收到、何人或何單位接收等等，這樣就減少了郵寄檔案后的查詢工作量，而且特別方便了學(xué)生，隨時可以上方查詢。這樣的工作可以繼續(xù)推廣到其他的學(xué)生，如在校生或申請將檔案留校暫存的畢業(yè)生，對檔案工作將是一個很大的促進。計算機管理檔案固然重要，對于檔案交接的書面材料，更一定要妥善保存，這是檔案查詢的重要原始憑據(jù)，絕不可遺失。

結(jié)語

高等學(xué)校是培養(yǎng)社會人才的地方，高校在對在校大學(xué)生實施教育職能和管理職能的同時，也在實施它的服務(wù)職能。學(xué)生檔案的管理和轉(zhuǎn)遞工作就是服務(wù)學(xué)生、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會的一個項目，這是社會發(fā)展的要求，也是高校服務(wù)社會的體現(xiàn)。

參考文獻

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