提升事業單位檔案信息化管理建設的方法研究

付巍

摘 要： 在信息迅速發展的時代，不管是個人還是集體、組織，每天都通過網絡等手段獲取大量外界消息，尤其大型企業和事業組織單位每天都面對著各種各樣復雜的資料和消息，要處理各種各樣的問題，要想高效利用這些資料，不得不加強對這些資料的管理，應用先進的現代科學技術，整齊有序地整理和規劃這些包含大量重要消息和資料的檔案文件，使相關工作人員及時迅速地獲取和處理這些信息，解決相應問題，這是使事業單位有效運行、高效完成工作和任務的重要途徑和保障。

關鍵詞： 事業單位 檔案 信息化管理 方法策略

古往今來，很多重要資料都是通過文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因為這樣比較方便查閱，便于管理。當然，隨著時代的發展，文章的載體已經悄悄發生了變化，由古代的紙變為了現代的新網絡，以前把相關信息都記錄在紙質文件上，而現在則不同，科技在不斷發展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點不變的是，對這些文檔的整理工作相當重要，因為對這些文檔進行管理是否節省成本和原料，是否科學合理，將極大地影響工作效率，影響人們對其進行使用的便利性。

一、當前我國文檔管理工作存在哪些問題

經過長時間發展，我國在事業單位文檔管理工作方面已經積累了一定的經驗，但是縱觀整體，依然存在一些問題。

1.專業從事工作的人員不足。

在這一工作中，很少有人有豐富的經驗和專業的管理知識，單位很少對工作人員進行專業培訓，導致工作人員整體素質比較低下，達不到工作規定的要求，工作時不懂得如何科學合理地對文檔進行整理和分類。另外，進行文檔整理時，工作人員沒有專業知識，容易發生無意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當操作而消失或者缺少。

2.高層工作人員沒有意識到文檔管理工作的重要性。

很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認為這一工作的處理無關輕重，因此派一些沒有學習過專業管理知識也沒有經過培訓的員工進行這一項工作，其結果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進行，降低單位的整體工作效率。很多領導往往忽略這一問題，沒有清醒地認識到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎。

3.對文檔的管理不科學不合理。

很多單位對文檔的管理固守傳統，沒有跟上時代的步伐，沒有借鑒現代科學合理的方法，也沒有借助高超的科學技術，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統紙質檔案會因為各種意外而損壞，導致一些信息丟失，因此相關工作人員應該借助電腦等工具和互聯網技術對相關檔案進行存檔，防止其意外丟失，同時要進行整理和排序。

二、實現信息化的重要性

1.有助于提高工作效率。

實現信息化將更有利于管理工作進行，使工作人員對文檔的管理更便利、更省力[1]。

2.便于查閱。

將文檔進行整理、劃分后，實現資料信息化，便于閱讀者快速操作，進行查閱[2]。

3.有利于保障文檔的安全。

對文檔進行信息化處理之后，能有效防止相關文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會因為潮濕等原因出現字跡模糊不清等問題，或者由于蟲咬出現破損現象，甚至出現缺頁情況，導致信息不全情況。如果借助網絡對這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產生。

4.有利于為人民帶來利益。

對文檔進行合理管理后，將大大提高事業單位的工作效率，為人民群眾創造更多利益[3]。

三、如何實現信息化

1.加強信息化管理宣傳，使工作人員認識到其重要性。

要想實現信息化這一目標，首先必須做到的是認識到這一工作的重要性，工作人員應當了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結果和做不好的嚴重后果，只有清醒地意識到這些，才能真正認真地對待這些工作。提高重視意識，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強宣傳，讓上至上層領導下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會努力做好這項工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創造更多利益。

2.科學合理管理文檔。

工作人員應當及時更新知識，充分利用現代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對各種資料進行合理歸類，然后仔細檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補全資料，最后將文檔進行有序整理，使其便于查閱。總之，工作人員要仔細認真對待工作內容，規范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當的操作失誤帶來的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負擔，帶來輕松。

3.加強對人才的培養。

毫無疑問，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質、更強能力的人執行。因此，事業單位應當招聘具有專業知識的人員進行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學習了專業知識的人有理論，但不一定有實踐經驗，因此，單位應當定期對相關工作人員進行培訓，既能不斷為其補充專業知識，有利于總結更多經驗，又有利于他們及時更新知識，跟上時代步伐，更好地利用現代信息技術完成工作，優化工作方法，提高工作效率，保證工作質量。

4.加大資金投入，創造良好的工作環境。

要想做好這一工作，硬件設備和外在條件也很重要，如優良的硬件設備便于工作人員更輕松、更精準地操作，舒適的工作環境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應當加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設備及空調等其他硬件設施，將更有利于工作高效進行和目標實現。

四、總結

隨著時代發展，我們需要對信息進行收集和整理，其中一個很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個信息量巨大且復雜的社會和時代，這一工作變得困難，因此要加強信息化管理，將對單位發展和社會進步創造巨大推動力。

參考文獻：

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，16：128-129.

[2]李劍峰.事業單位檔案信息化管理建設的方法分析[J].赤子（上中旬），2014，15：244.

[3]李詠梅.事業單位檔案管理信息化建設的策略分析[J].黑龍江史志，2015，13：163.