芻議事業單位檔案管理信息化建設

吳麗麗

摘 要： 為適應社會進步發展的步伐，一些事業單位在辦公信息化方面進行了革新。這充分考慮到對單位內檔案資源的管理和開發，進一步加強檔案共享的可能性，繼而帶動整個單位辦事效率的提升，如此事業單位的檔案信息化建設趨勢足以預料。解決好檔案信息化方面的問題，對事業單位的檔案信息化意義非凡。

關鍵詞： 事業單位 檔案管理信息化 建設方略

站在時代的前沿不難預料，未來時代的事業單位檔案信息化管理與建設是必須經歷的一個階段，這將極大地簡化舊有的工作程序，使得相關檔案管理迅捷、容易。那么如今解決好檔案信息對應管理任務中的問題，尋找到新的對接點，合適的方法讓這些信息化管理思路得以付諸實踐。

一、檔案管理信息化的阻礙之處

1.對檔案信息化的建設關注度不夠。一般事業單位中檔案信息管理缺乏一定的參與度，涉及信息管理，很難引起關注與取得突出的工作業績。深受既有觀念的誤導，大多數人認為此類檔案信息的建設工作技術含金量低。此外，在一些高層管理者看來，單位的檔案信息管理屬于事務性操作，不能直接帶來經濟效益，有關單位重視不夠，甚至于相關領導層簡單地將檔案信息工作交給普通文員，以至于無法將檔案所具有的價值發揮出來，制約現如今檔案管理邁向信息化建設的加強。然而，在相當大的程度上，大家都忽略事業單位中的檔案資料是深受法律所保護的，帶有相當程度的法律效力，不僅僅要求有關檔案整理人員的嚴謹，而且要求相應管理高層在認識上有所轉變，重視資金與人才的扶持。

2.建設、管理信息化檔案針對性弱。在大趨勢下，已經有部分事業單位實施了檔案管理信息化建設，可是效果不盡如人意，在技術層面上來說，處于較低級的水準，自然檔案管理效率提高不顯著。同時，這種缺失體現在有關安全管理度上，一些本應由專業文員、專業部門監控的步驟都被簡化，最重要的安全管理步驟缺乏針對性與有效性的考慮和安排。隨著諸多單位信息化管理檔案的大勢，有關建設成效仍舊不容樂觀，現實是與電子信息技術連接性弱，多項工作管理深度不夠，針對性低，管理建設工作亟待革新。

3.管理員工自身素質的薄弱。一些中小單位，考慮到發展規模、經費限制等因素，在許多人事變動之時，就忽視對單位的檔案管理工作者的上崗考核與相關培訓，多數的人員都難以表述清晰檔案管理工作的知識與內容。也有些員工簡單地理解為是對人事信息的錄入，僅僅需要保證錄入的正確率即可，但是，這僅是對信息化管理檔案的最基礎的要求。問題還表現在其他地方，工作人員綜合素養偏低，很多具體管理工作進行時都未曾分類化、歸納化，任務完成水平低，嚴重制約事業單位檔案信息化管理工作的開展，特別是在諸多事業單位中檔案管理方向上的計算機型人才匱乏，這在一定方面是管理層的不到位所致。人員方面的工作效力不高，缺乏仔細、細致的整理監督流程，繼而讓諸多問題不能在第一時間反饋給上級部門，乃至于放縱不管，許多安全方面的疏漏都難以發現。因此，培養出專業性檔案管理人才刻不容緩。

二、探究與完善信息化建設的方略

1.建立健全有關事業單位檔案管理信息化建設的體制、機制。長期以來，檔案管理相關工作作為事業單位基本工作之一，卻沒有在發展與績效上有所注重。加強對檔案管理的信息化建設離不開有關制度層面的約束，必須在既有的體制上多下工夫，尋找與現代信息化管理檔案的切合點，并且注入新的思路，讓檔案管理與建設工作實現劃時代的飛躍。在完善管理制度的基礎上，應該在單位內組織各類培訓，將信息化管理檔案的理念、重要性潛移默化地滲透到檔案管理工作中，讓每一個員工及管理高層都意識到信息化管理手段的必要性。

2.突出在監督上的效力。檔案信息化管理工作亟待有效監督機制保駕護航，處于強有力的監督之下，方能調動有關檔案整理人員的工作積極性，提高信息化管理檔案高效率，繼而真正發揮檔案的價值與意義，保證檔案安全性的初衷。堅決杜絕有關領導及工作人士利用職務之便，篡改他人檔案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行為。真正有效的監督機制必須是事業單位內部與外部監管的協調一致、互相補充，在雙效的機制下，檔案管理信息化工作中存在的隱患無所遁形，可以為接下來解決方案的實施提供幫助，最終有利于整個事業單位管理信息化工作的高效運轉。

3.進行檔案信息管理硬件的打造。信息化管理檔案，顧名思義，需要各類的計算機、電子型存儲器、相關數據庫等皆是實現信息化管理路徑的基礎所在。如此一來，相應的事業單位便理應在長遠的立場上為單位的檔案信息化管理工作助力，加強關注，增加資金投入，使得有關硬件的配備逐漸齊全可靠。譬如，電子磁盤及多種硬盤是不可或缺的，在硬件設施完備的前提下，相關單位的檔案管理愈發科學化、合理化。

4.提高檔案管理人士的綜合素質水準。真正實施事業單位信息化的實踐者是這些檔案管理人員，這些工作步驟與流程全部都要倚靠他們實施，他們的工作能力與自身素養直接決定了相關工作的進程。于是事業單位必須開展定期的培訓活動，乃至是素質考核，憑證上崗，提升他們特定的獲取與處理訊息的能力，一旦事業單位檔案管理工作人員的綜合素養明顯提升，那么相關工作也會順利實施，信息化管理檔案將有條不紊地進行。

毋庸置疑，在這個時代的發展要求下，事業單位中的檔案資料管理信息化正如火如荼地進行，但是前路挫折頗多，事業單位只有牢牢把握住革新的關鍵要素，切實處理各種各樣的艱難險阻，才能夠披荊斬棘，揚帆遠航。

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