關于加強新形勢下檔案管理工作的思考

羅思璐

摘 要：隨著當前社會經濟的迅速發展和信息技術的飛快進步，新形勢下社會的轉型迎來了檔案管理工作的變革，在新形勢下做好檔案管理工作對任何單位在管理方面的水平和效率都有巨大的影響和意義。本文對此展開探討，分析新形勢下檔案管理工作的重要性，指出當前檔案管理工作存在的問題，并針對問題提出有效的解決措施，以供參考。

關鍵詞：新形勢下；檔案管理工作；思考

隨著科學技術的迅猛發展，計算機的功能已經逐步運用到了生活工作的方方面面，這對單位檔案管理工作的要求也越來越高，同時又帶來了巨大的挑戰。如何在新形勢下加強單位檔案管理工作成了很多相關工作人員必須思考的問題。

1 新形勢下加強檔案管理工作的重要意義

1.1 社會轉型的必然要求

當前社會進入了轉型期，逐漸實現并加快推動了城市化、工業化和經濟全球化的進程，無論在經濟結構、社會結構還是管理人員的思想觀念和企業的發展形式上都產生了巨大的變革。面對龐大的各種社會信息，單位的檔案能夠真實地將其記錄、整理和儲存，進而進行有效運用，這樣才能及時記錄這個時代的發展軌跡，使得社會事業發展尋求到根基，同時，充分運用這些信息又能制定出全面完善的發展目標，創造更多的社會經濟價值。

1.2 貫徹落實科學發展觀

黨的十八大指導思想就貫徹落實科學發展觀，這不但是長期實踐的結果，也是全國人民的心愿，國家得以發展的有效途徑，也就是說，作為重要文化事業的檔案管理工作必須成為支撐單位事業可持續發展的重要基礎，才能使得滯后的經濟發展現狀得到記錄和及時解決。

1.3 檔案管理的功能變化

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作已經成為了各單位工作中不可或缺的部分，不但有著較高的社會化程度，也能實現重大的社會價值。當前的現狀則是檔案管理工作處于半手工向信息化的轉型，越來越強調科技含量，且實現與各種科學之間的融合。人們對這項工作的需求和目的不斷發生著變化，使得檔案管理工作性質和功能會越來越復雜[1]。

1.4 現代信息技術的發展

如今，信息技術已經融入了各行各業當中，檔案管理工作涉及的領域更更為寬廣，內容的豐富化，載體的多樣化，服務手段的復雜化也對檔案管理工作提出了更高的管理要求和工作效率。現今的檔案管理工作在外部環境、工作模式、服務內容以及科技條件上都隨著信息技術的發展發生了翻天覆地的變化，同時也對相關的檔案管理工作人員提出了更高的要求。

2 當前檔案管理工作存在的問題

2.1 工作要求與社會發展不相符

隨著人們對檔案管理工作的重視，檔案管理的設施也逐步得到了應有的完善，但這與社會的發展和社會需求相比仍有一定的差距，在各個單位部門具體的檔案管理工作細節上還存在了很多問題。歸根結底是由于檔案管理工作的具體要求與當前社會發展不相符。在改革開放以前，我國實行的是集中式的檔案管理模式，這種模式在當前的局面和環境下發揮了重要的作用，但也使得長期實踐中檔案管理工作淡出管理人員的視野，得不到應有的重視。

2.2 人員素質和工作要求不適應

要適應新形勢下的檔案管理工作，就需要一批專業有經驗的檔案管理復合型人才，當前在崗的相關工作隊伍正欠缺這樣一批專業人才，很難在檔案管理工作中體現工作價值。在眾多的工作中，檔案管理屬于比較特殊的工作之一，既需要與專業相符相關的知識，又要借鑒很多其他專業的管理知識，如今進入電子科技時代，大量電子文獻的出現又逐漸淘汰了過去傳統的紙質檔案資料，演變成新的電子形式載體的檔案資料運用，這是對新的工作人員更高的工作要求。檔案管理工作與人們越來越密切，其體現出來的公益性和服務性引起了更多管理者的注意，在緊急情況下對檔案的查詢和儲存工作要求更高，這都是當前的檔案管理工作無法盡善盡美的原因[2]。

3 檔案管理工作問題的解決措施

國家經濟的發展推動了各行業的創新和進步，越來越多企業和單位都對自身的檔案管理工作越來越重視，管理者也從中不斷總結，不斷解放思想，打破陳規，與時俱進。

3.1 創新服務觀念

服務觀念是檔案管理工作的重要要素之一，提倡服務觀念的創新就是要求相關工作人員解放思想，提高服務意識。從當前我國各單位的檔案管理工作中可以看出存在的很多問題都源于工作人員保守的觀念上，因此可以得出，在檔案管理工作中，服務觀念創新是工作得以發展和進步的基礎，相關工作人員必須提升現代的檔案管理意識，在工作過程中不斷進行理念創新，尤其是管理人員必須摒棄過去重管輕用的管理理念，在為單位服務的同時，也要注重為個體服務。只有逐漸轉變服務方式，將過去傳統的被動服務轉變為符合新形勢發展的主動服務模式，才能保證檔案管理工作向著正確的目標發展。

3.2 創新服務手段

在新的形勢下，各個單位檔案管理工作要做好，必須創新服務手段。新形勢背景決定了檔案管理要緊隨時代發展潮流，積極借助信息技術發展建立檔案館網頁，建立符合檔案管理自身成長的信息局域網，并與相關的企事業單位網站制作相聯系，最大程度地利用網上的信息資源優勢，不但要實現網上快捷搜素，還要履行服務職能，更好地滿足用戶的要求。此外，建立檔案館還必須與相關的單位密切聯系，在此基礎上建立有效的電子數據管理系統，使得相關單位工作人員更好地利用數據庫進行需要資料的查詢和利用。眾所周知，電子數據庫主要是集中了管理網上各個單位所有的歸檔文件，同時附有保密的職能和查詢利用功能，最終實現檔案資料的資源共享，這種檔案服務拓寬了服務的覆蓋面，提高利用效率。最后，建立電子文件，實現文件的收集和自動上傳，與傳統的紙質檔案相比，在形式上不但簡單，大力借助科技手段保證了文件資料的使用時效性。如今是信息化時代，時效性成為了工作人員強調的重點，檔案管理實現所需信息的快捷處理和與時俱進，注定取代過去傳統的手工檔案服務方式，符合時代發展潮流[3]。

3.3 創新服務機制

檔案管理工作的嚴肅性決定了這項工作必須有科學合理的管理機制，當前我國有很多單位的檔案管理工作大幅度落后于其他領域和專業的發展，究其原因是機制不夠靈活導致。因此，這些單位的改制大多都大力推行聘任制，但是卻忽視了對考核人員創新意識的考慮，有的管理者沒有意識到在檔案管理工作中服務性的重要性。新形勢下檔案服務機制的創新迫在眉睫，要從單位的領導和管理人員方面為中心，努力為社會提供全方位的服務。如今的服務機制主要包括的方面是文件閱覽中心、網上檔案目錄中心、專題檔案展覽相關場所、檔案業務咨詢機構等，要及時針對人們關注探討的熱點問題提供有效的便捷的檔案信息服務。

3.4 拓寬服務領域

檔案管理工作的服務領域要拓寬，首先就必須面向全社會拓寬，過去傳統的檔案工作服務對象是企事業單位，如今面臨的是新形勢背景，服務領域更為廣泛，檔案管理服務工作要為社會提出更為全面的服務，這是檔案管理工作人員應該有的意識。因此，檔案相關管理部門必須認識到檔案的服務既要面對企事業單位，又要面對社會的各個組織或個人，新形勢背景賦予了檔案管理工作的服務更具針對性和特殊性[4]。如今人們對信息的需求量越來越大，對檔案信息的需要也由過去單一化逐漸轉向了綜合化。此外還要大力發展檔案產業，新時代的檔案管理與信息技術不可分割，對相關工作人員的要求也越來越高，不但要做好檔案的保存工作，更要成為檔案信息的開發者和提供者，檔案管理工作的發展不但要走信息化道路，還要走社會服務型道路，要建立檔案信息搜集、檢索、服務這些功效的實體，最終實現資源共享。檔案信息數據的增加，也使得了各個單位部門面對的是一個個龐大復雜的信息庫，因此部門之間又要打破孤立獨立的局面，加強部門的橫向合作，不斷提高信息的利用效率。信息目錄的建立能形成一個統一的網絡整體，在各個部門之間充分挖掘有效資料，實現資源共享，提高信息利用率，并根據相關用戶反饋信息進行修改和調整，才能從更深層次開發檔案信息，最大化實現檔案信息的利用價值。

4 結束語

新形勢下我國的檔案管理工作面臨了全新的挑戰，因此，工作人員必須要站上全新的起點，以發展的眼光順應時代潮流，不斷改革，實現服務觀念、服務手段、服務機制以及服務領域的創新和拓展，不斷破解在創新過程中遇到的各種難題，從而開創檔案管理工作的全新局面。

參考文獻

[1]門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創業月刊，2014，13（15）：45-46

[2]楊海英.新形勢下加強檔案管理工作的思考[J].檔案天地，2014，12（02）：18-19

[3]張錦繡.關于做好新形勢下檔案管理工作的思考[J].呂梁教育學院學報，2013，12（17）：12-13

[4]馬素君.做好新形勢下檔案管理工作的思考[J].新形勢下檔案資源管理服務，2012，11（12）：21-22