淺析新時期事業(yè)單位人事檔案信息化建設

覃玨

摘 要：對于事業(yè)單位而言，加強人事檔案管理信息化建設是檔案現(xiàn)代化管理的客觀需要，也是社會發(fā)展和時代要求所必須的選擇。本文從人事檔案管理信息化建設的優(yōu)越性入手，提出了事業(yè)單位如何加強人事檔案管理信息化建設的相關(guān)對策，以期促進新時期事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；人事檔案；信息化建設

在當今信息社會，計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了保證。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的作用，事業(yè)單位應積極將信息技術(shù)與檔案管理工作緊密結(jié)合，促進檔案信息化工作快速發(fā)展。

檔案管理信息化是指檔案管理的模式由以面向檔案實體保管作為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息形式向社會提供服務作為重心的轉(zhuǎn)變過程。與傳統(tǒng)的檔

案資料進行相比較的話，電子檔案的最大好處在于便于保管、保管時間長和方便查詢，并且能夠通過網(wǎng)絡實時進行，快速處理、及時傳遞，從而大大提升檔案管理效率，降低檔案管理成本。而且就目前看來，一些事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，依然僅僅局限于傳統(tǒng)的手工操作方式，有的單位即便已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或者“人事檔案管理系統(tǒng)”，也往往由于系統(tǒng)功能方面的限制，只將一些個人檔案以及信息輸入計算機，而在調(diào)閱檔案和檢索資料時，仍然習慣于手工操作，“無紙化閱檔”在實際工作中并沒有得到實施。因此，新時期下的事業(yè)單位檔案管理要適應時代發(fā)展需要，改變傳統(tǒng)模式，進行信息化建設，從而更好地為社會服務。

1 人事檔案信息化工作的優(yōu)越性

一是信息化的動態(tài)管理功能高效。人事檔案材料不是一次完成的，它是隨著個人的社會實踐活動增加而不斷增加，一直處于不斷變化之中。它是動態(tài)的而不是靜止的。正是因為人事檔案是動態(tài)性的，實行信息化管理以后，一旦有了人事上的變動的話，工作人員就可以在人事信息模型板快中輕松而又快速地登錄變動人事信息，確保人事檔案的動態(tài)性以及連續(xù)性，從而使得人事信息記載更為及時迅速、更加地全面準確。

二是信息化的搜索功能強大。人事檔案信息化的查詢功能，可以為領(lǐng)導擬定員工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實的依據(jù)。為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。

三是信息化的提醒功能全面。信息化的提醒功能，可以及時提醒員工退養(yǎng)、退休等事宜，可以有效避免工作的疏忽，影響檔案記載的準確性、時效性。

2 新時期事業(yè)單位人事檔案信息化建設的建議

2.1 提高檔案管理現(xiàn)代化意識

信息時代，強化檔案管理的現(xiàn)代化意識，在加快檔案由手工管理向計算機管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。過去的人事檔案工作封閉性較強，與外界社會聯(lián)系較少，因此在新時期下，要不斷更新觀念、勇于進取，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。這當中，增加檔案人員計算機管理技能內(nèi)容十分必要。檔案管理中應用計算機技術(shù)時，要摒棄之前重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式，從“封閉型”向“開放型”轉(zhuǎn)變，主動面向經(jīng)濟社會發(fā)展的主戰(zhàn)場，將檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。

2.2 增強安全保密意識

信息化管理技術(shù)為人事檔案的管理利用提供了更為高效、更為快捷的手段，但也使得人事檔案管理出現(xiàn)了較為嚴重的安全隱患。一些事業(yè)單位在檔案信息資源提供利用過程中，時常發(fā)生丟失數(shù)據(jù)以及泄密的現(xiàn)象，所以，在人事檔案管理工作中，要采取切實有效的安全保障措施，杜絕數(shù)據(jù)丟失以及泄密現(xiàn)象的發(fā)生。一是要不斷完善知識、加強專業(yè)知識的學習，要對信息資料進行必要的密集分類，運用好信息技術(shù)分層加密功能。二是及時有效的備份是保證檔案數(shù)據(jù)安全的最佳策略，因此管理人員要及時做好對檔案數(shù)據(jù)的備份工作。要對部門使用權(quán)限進行劃分，檔案信息不能越權(quán)使用，同時要科學管理，嚴格執(zhí)行保密制度，以保證人事檔案信息的安全無隱患。除此之外，電子檔案對保存環(huán)境以及保存方式手段都提出了比較高的要求，管理人員要做好防潮、防高溫、防輻射、防病毒等重要工作，不斷加強檔案資料的安全性研究，要結(jié)合電子檔案以及紙質(zhì)檔案的特征，正確處理好兩者之間的關(guān)系，以保證相關(guān)檔案資料的安全性、完整性。

2.3 加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設

事業(yè)單位在進行人事檔案管理信息化建設之前，應結(jié)合本單位檔案工作的實際情形，對單位全體職工的人事檔案信息進行認真地審查甄別，以保證數(shù)據(jù)錄入的準確性、完整性。通過數(shù)字化人事檔案信息的輸入和電子檔案的形成，建立完備的個人基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫、人事任免工作庫等等。同時注意對人事檔案信息進行不斷地豐富以及更新，以確保人事檔案信息的時效性、真實性以及準確性，并對信息庫進行適當分類，在設權(quán)條件下檢索，以促進檔案信息系統(tǒng)科學有序運轉(zhuǎn)。

2.4 加強管理人員專業(yè)知識培訓學習努力提高專業(yè)素質(zhì)

新時期下信息時代的發(fā)展，對每位檔案工作者提出了更高的要求，在業(yè)務素質(zhì)知識水平方面，包括業(yè)務學習，電腦學習。盡管科學技術(shù)對信息環(huán)境起著非常重要的推動作用，但是檔案管理最終由具備高素質(zhì)的管理人才來完成：

第一，人事檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，因此要不斷加強檔案管理人員思想素質(zhì)和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想覺悟以及堅定的政治責任感、良好的政治敏銳性和政治鑒別力。第二，檔案管理人員要加強專業(yè)知識學習，充分掌握檔案管理軟件，會運用管理軟件來進行檔案整理，分類歸檔，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，及時掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才。

目前我國事業(yè)單位的改革步伐明顯加快，對人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位人員的流動也不斷增加，人事檔案數(shù)量以及復雜度逐漸在增大，對人事檔案管理工作提出了更高的要求，利用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，加強人事檔案管理的信息化建設，已成為事業(yè)單位人事檔案管理改革發(fā)展的趨勢。

參考文獻

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