探討電子檔案文檔一體化管理

李穎　李愛菊

摘 要：新時期檔案信息化建設的重要目標，采用新技術手段，把電子公文歸檔管理作為突破口，積極研究探討電子公文管理新模式，探索提前接收電子文件、電子檔案的新路子。其基本思路是：統一歸檔電子文件的數據結構、規范歸檔電子文件格式，提供一個能實現不同業務系統、不同類型數據進行有效轉換和交流的統一的交換共享平臺。同時實現歸檔電子公文能夠獨立于文件形成系統并脫機保管的目的。

關鍵詞：電子檔案；文檔一體化；管理分析

文檔一體化管理，是隨著計算機技術的發展而提出的—個檔案管理領域的新課題。隨著當代網絡技術的發展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運用，文檔計算機一體化管理被賦予更新的內涵。

1 文檔一體化管理的內容及其發展

我國的文檔一體化管理基本與計算機技術在我國檔案領域的應用同步進行和發展，隨著計算機技術尤其是網絡技術的發展，文檔一體化理論和實踐也不斷深化和發展。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。

文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統、準確；從文件生產到歸檔全程控制；數據信息重復利用，提高工作效率。在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務?？梢酝ㄟ^辦公自動化或檔案系統或OA與檔案系統相結合等不同的方式實現文檔一體化管理。

2 電子文件與檔案

隨著以計算機為主的信息技術的發展，電子文件作為辦公自動化的直接產物，正在并逐步替代傳統的紙質文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領域帶來巨大的影響，檔案部門也不例外。

2.1 電子文件及其特點

電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過數字電腦進行操作、傳輸與處理的文件。與傳統文件相比，它具有以下特點：

1.電子文件的讀寫方式有了革命性變化。傳統文件以文字、圖形等為記錄符號，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進制數字符號做記錄符號，讀寫都依賴計算機。

2.電子文件的內容與載體的依附關系發生變化。傳統文件的內容與載體密不可分，內容脫離原載體時可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復制件的區別較顯著；電子文件的內容與載體不具有密不可分的關系，內容可以同載體分離并轉移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實體狀態；此外電子文件還可以由若干記錄模型結合而成，因而存在著虛擬狀態。

3.電子文件的結構發生變化。傳統文件的結構是為閱讀者顯示的，并作為文件真實性的重要標準，構成文件的組成要素；電子文件的實體結構并非一目了然，而其內容與載體可以分離，因而結構有時對讀者并無實際價值，所以電子文件適于建立邏輯結構，以便識別每份文件并顯示其組成部分。

2.2 電子文件的影響

電子文件的脫離載體生存的“數字式存在”形式，以及它在網絡技術下快速傳遞等特點，使它在文件檔案管理工作中帶來了巨大的便利：一方面使信息處理走向無紙化，減輕辦公、業務部門和檔案部門的文書、檔案實體管理的壓力，另一方面可以利用計算機實現快速檢索，提高查全率和查準率，有效地滿足人們的利用需要；同時，計算機的海量存儲和網絡化傳輸可以成功實現信息資源的共享。不過，也正是電子文件的以上特點，在改變人們文件與檔案的概念、提高信息管理水平的同時，也給檔案部門帶來了新的挑戰。

1.電子文件內容和載體的可分離性和物質結構的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來了困難，即難以確認電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價值難以確定，更難以保障。

2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時間及檔案管理的來源原則等都面臨挑戰。

2.3 電子檔案的發展趨勢

盡管目前在大多數檔案部門仍以傳統的手工管理方式對文件和檔案進行管理，而且受經濟實力、人員素質和傳統習慣等方面的影響，傳統方式還將在相當長時間內存在，在許多辦公室，計算機文件已取代手寫的文件；計算機輔助設計，已在許多企業取代手工制圖，并制定了相應的國家標準；諸如郵件取代信件、電子商務取代商務合同、信用卡取代存折、存單；也都發生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統檔案相比，其原始性、合法性、長久性和可靠性方面還有一些問題有待解決，但電子檔案的存在和認可確實已成為不可拒絕的事實：美國司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據；我國《合同法》認可電子文件的合法性；國家頒布的關于CAD的標準承認電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務和電子政務已開始登場。

在信息技術飛速發展的今天，計算機技術已發展到社會各領域。自1971年我國氣象部門首次用計算機管理氣象檔案，到現在不少單位檔案部門與業務部門聯網，計算機已經從“文件、檔案的管理——檢索”，發展到“文件的產生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長久、海量的存儲，方便、迅速的檢索和利用，與其說是發展趨勢，不如說是技術發展的必然。檔案部門只有勇敢地接受信息技術的挑戰，才能在新形勢下由必然王國走向自由王國。

參考文獻

[1]張武軍.電子文件文檔一體化管理中的問題[J].中國檔案， 2005（8）.

[2] 何嘉蓀，史習人.對電子文件必須強調檔案化管理而非歸檔管理[J].檔案學通訊，2005（3）.

[3]何振.信息化環境下企業文檔一體化探討[J].檔案學通訊，2005（3）