新形勢下企業檔案發揮的作用

孫雁

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，企業改革也不斷深入，企業檔案管理作為企業基礎管理的重要內容，正面臨著巨大的挑戰。如何在新形勢下進行科學合理的企業檔案管理，使企業檔案管理能夠更為充分地發揮其作用，是企業檔案管理人員亟待解決的問題。筆者就對新形勢下企業檔案的重要性進行了分析，并對如何發揮企業檔案的作用進行了探討。

關鍵詞：企業檔案；企業文化；管理作用

企業檔案是記載企業文化發展的重要依據，具有豐富的文化內涵，關系到企業文化的建設與發展，在企業發展中具有重要的導向作用。企業檔案管理作為企業基礎管理的一部分，在社會主義市場經濟的不斷發展的背景下，在企業經營管理、建立企業文化等方面發揮著重要作用。因此，在新形勢下，企業更需要加強企業檔案管理工作，使其更好地發揮企業檔案作用，更好地服務于企業文化建設。

1. 企業檔案的定義

企業檔案指的是企業經營過程中直接形成，具有一定保存價值的真實記錄，是企業生產經營的原始記錄，包括文字、圖表、照片等保存形式，企業檔案在企業生產、經營、管理中具有重要的參考價值。在企業運營過程中，檔案信息貫穿于企業活動的各個環節，不可再生，記錄了企業發展的整個歷程，為企業成長發展提供了真實的資料，具有企業經營的導向作用。

2.企業檔案在企業發展中的作用

企業檔案是企業發展的重要參考資料，企業發展的檔案反映了企業文化的歷史原貌，同時企業的發展又進一步豐富了企業檔案的內容，企業文化發展與企業檔案間相輔相成，有著極為密切的關系。企業檔案中記錄了企業的相關信息，對企業文化建設具有重要的導向作用。

2.1 企業精神的提煉離不開企業檔案

企業文化的核心是企業精神，只有明確了企業精神，才可以體現企業價值觀，企業精神是企業經過長期運營形成的，具有重要的參考價值。企業自創立到發展歷經了多個環節，在運營過程中涉及了大量資料，包括科技圖紙、文件文書、財務報表等等，而企業精神正是以這些檔案資料為基礎進行的提煉[1]。企業檔案部門需要與企業文化建設部門協調合作，為企業文化建設部門提供信息服務，從企業的發展傳統、服務對象、職工素質、資源環境與社會環境中提煉企業的精神文化。

2.2 企業檔案是企業發展的參考資料

企業檔案中真實記錄了企業運營的歷史過程，可以用作企業發展的參考，企業檔案為企業的文化建設提供了可以借鑒的歷史文獻，記錄了企業的目標、長遠發展方向以及企業決策，無論是何種企業發展歷史活動都可以通過企業檔案找到依據，雖然企業檔案中記錄的運營過程都是真實的，但是在企業現實中的文化建設卻沒有歷史的影子。企業發展都是堅持著一致的企業特色與企業精神，但是企業特色與企業精神又是以過去運營過程為基礎演變而來的，可以說是過去的企業精神與企業特色的繼承。企業文化建設需要以企業的歷史為依據，只有做好企業精神的傳承，才可以在企業的發展過程中體現企業特色[2]。企業檔案就記錄了企業歷史，因此，企業檔案是企業發展的參考資料。

2.3 企業形象宣傳企業檔案

社會公眾對企業行為的看法與感知都屬于企業形象，而企業形象關系到企業的未來發展，良好的企業形象能夠為企業創造經濟效益與社會效益，因此，樹立良好的企業形象是格外重要的。企業檔案中記載了企業在運營管理中獲得的各種獎項與成果，對企業形象的樹立具有重要意義。企業檔案部門需要對企業榮譽進行收集整理，對榮譽檔案進行集中統一的管理，通過榮譽檔案的整理，提取出最具代表性的企業精神與價值觀念，樹立良好的企業經營管理形象，提高企業的社會形象，從而提供企業的經濟效益與社會效益[1]。企業運營管理人員需要充分挖掘企業榮譽檔案資源，挖掘企業的品牌加上，從而樹立企業良好的外在社會形象與內部形象，提升企業在市場的競爭力。

3.新形勢下加強企業檔案管理的方法

3.1 推動企業檔案管理信息化

隨著信息技術的不斷發展，企業管理也需要向現代化、信息化建設方向發展，企業檔案管理作為企業運營管理的基礎更應該加強其信息化建設。企業檔案管理細膩系化指的是利用信息手段以及先進的技術設備，對企業檔案進行有效管理，在信息時代，企業在運營過程中產生的許多檔案都是電子檔案，這就需要檔案管理工作也隨之信息化，只有推進企業檔案管理工作的信息化，才可以適應新形勢下對信息數量與提供速度的要求。隨著企業的發展會形成更多的檔案數量，這就需要企業檔案管理者引入目標管理、全面質量管理等先進的科學管理理念和方法，促使企業檔案管理工作信息化。

企業需要將檔案信息化建設納入企業信息化建設的整體方案中，以實現檔案管理系統與企業信息系統的統一性。企業需要積極開展數字檔案室建設，通過計算機以完成電子檔案的存儲、分類、檢索、統計等工作，逐漸實現檔案數字化管理，確保電子檔案能夠保存完整、有效、安全，這里需要強調的是，電子檔案與紙質檔案需要保持一致性[3]。企業需要建立檔案數據庫，并完善數據庫的檢索網絡，使企業的管理人員、技術人員、營銷人員等等不同崗位的工作人員都可以自由便捷地搜索信息檔案。

3.2 深入開發檔案信息資源

企業檔案在收集整理后大多是靜止狀態，并沒有充分發揮其價值，浪費了巨大的信息資源。為了促使企業檔案能夠充分發揮其組員，需要結合企業文化建設需要對檔案信息進行深入開發，將大量的檔案信息資源進行歸類整理并進行二次、三次信息加工，使原本靜止狀態的檔案信息轉為動態的檔案信息。企業檔案管理部門需要結合企業文化建設，深入挖掘企業重大事件，根據不同階段的戰略目標與經營方針，對企業檔案信息進行歸類整理，形成“企業發展史”、“企業榮譽史”等類別。通過挖掘企業在管理上的創新內容，對檔案信息進行整理，形成例如“企業品牌名目”等專題性資料，這些資料不僅可以作為企業文化建設的參照，更可以作為企業培訓的課程，使工作人員更為深入地了解企業的文化與核心精神，通過這些檔案信息的深入開發，可以豐富企業文化建設內容，增強企業工作人員對自身工作的認同感與責任感，進而激發其工作的熱情。

4.結語

企業檔案對企業文化建設與戰略決策的制定都有重要的指導性作用，在新的知識經濟體系下，企業需要深入挖掘企業檔案中存留的信息，并充分利用檔案，使其能夠充分發揮其價值，促進企業文化建設，推動企業的發展，為企業創造更大的經濟效益與社會效益。

參考文獻

[1] 陸華.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J]. 中國管理信息化. 2014（13）：54-56.

[2] 王瓏，徐躍霞，徐艷艷.芻議企業檔案工作的現狀及對策[J]. 黑龍江水利科技. 2010（04）：27-31.

[3] 王淑改.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J]. 檔案天地. 2012（02）：1-19.