淺議精細做好辦公室工作的幾點思考

李春燕，彭景云，彭冠銘

（川慶鉆探公司地研院，成都　610000）

淺議精細做好辦公室工作的幾點思考

李春燕，彭景云，彭冠銘

（川慶鉆探公司地研院，成都610000）

【摘要】辦公室工作是一個綜合性的集合體，從重要性上講，它是每個企業不可缺少的重要部門和對上對下的服務窗口，之所以重要是因為辦公室具有“管理服務、綜合協調、監督指導、參謀咨詢等多項職能”。

【關鍵詞】精細；做好；辦公室；工作；思考

中石油各行業歷經幾次大的重組后，原來的礦辦、廠辦（黨辦），基本上二合一；不少單位就連“外事辦、維穩辦、保衛科、計生辦、接待辦、事務辦”的等職能，全部歸入了辦公室，幾乎是“N辦”合一，工作容量大、頭緒多、責任大、任務重，稍有粗心就會延誤大事。這對于從事辦公室工作的同志來說，不僅在思想上、行動上，而且在綜合素質上、執行力上乃至政治高度上，都提出了更高的要求。在多年的工作實踐中，我深深地體會到：辦公室工作“既繁又難”，而要做好、做優這項工作那就更難！面對現實，怎樣游刃有余、克服困難，循序漸進地做好這項工作呢？

1　明確職能分工，敬業奉獻一盤棋

辦公室工作是一個綜合性的集合體，從重要性上講，它是每個企業不可缺少的重要部門和對上對下的服務窗口，之所以重要是因為辦公室具有“管理服務、綜合協調、監督指導、參謀咨詢等多項職能”。其職能作用發揮得好與壞，對全局工作有著直接重要影響。因此辦公室工作千頭萬緒，必須明確職能分工，各司其職。總起說來，辦公室職能主要包括四大類：

——管理服務類職能。主要包括：一是公文管理，即辦公室負責公文的收發、傳遞、催辦等各個環節的具體事宜；二是事務管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人；辦公室的值班、保衛、通訊聯系，單位的辦公環境管理等；三是信息處理，即利用計算機網絡等各種現代化手段，為辦公自動化服務；四是搞好服務，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質和精神兩方面的服務。

——綜合協調類職能。主要包括：一是統一步調，切實保證院領導的正確決策能夠認真貫徹落實；二是化解矛盾，即在單位局部利益發生沖突及局部利益與全局利益發生沖突時，進行及時調研和協調，將矛盾解決在萌芽之中；三是合理安排，協助院領導安排好決策實施過程中的各項事務工作。

——監督指導類職能。主要包括：一是按照上級部門及領導要求，隨時檢查工作進度及工作質量；二是督辦領導決定而沒落實的事項；三是協調制訂有關院中長期發展規劃，并對有關方針政策及做法進行指導和解釋。

——參謀咨詢類職能。主要包括：一是通過各種現代化手段為領導決策搜集提供各種信息，起草相關文件、領導講話；二是協助決策，發揮參謀助手作用。

2　具備技能素質，做好交辦工作

按照辦公室的職能要求，從事辦公室工作的所有人員都應努力成為政治可靠、業務嫻熟、作風過硬的團隊成員。在具體工作中努力在“踏、快、博、勤、心”5字上下功夫，即：

1、“踏”，就是對待工作要“踏實”。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發，實事求是，工作踏實、待人踏實、完成一切工作踏實。

2、“快”，就是辦事要“快捷”。好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實做到當日事，當日完；急事急辦、特事特辦，及時完成領導交辦的所有工作。

3“博”，就是提升素質要“博學”。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識、社會常識和錄井生產流程知識。只有知識積累多了、知識面寬了、理論功底厚了，才能更好的為領導服務，為基層生產一線員工服務。

4、“勤”，就是要腿勤、口勤。辦公室人員應經常到各部門及單位走走、看看，遇事多問、多記；對群眾的意見多聽、多想、多辦，這樣才會做到心中有數，做起工作來才能得心應手。

5、“心”，就是要耐心、專心、細心。服務是辦公室的一項重要工作，做服務工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓對方滿意；做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入到群眾中去，了解新情況、新問題；平時處理事務還要細心，多觀察，多思考，自覺查找工作中的漏洞和不足，以不斷改進工作方法。

3　提升自身素質，創新工作方式

辦公室作為單位一個綜合性辦事機構，肩負著院（公司）的上傳下達、綜合協調、內外溝通、內部行政管理、黨務工作等事項，是服務領導、服務基層的窗口，是部門能否有效統一開展各項工作的關鍵，因此只有我們不間斷的勤于學習、勤于思考，不斷提升自身素質，改進工作方式、創新工作方法，才能使我們的服務工作有新的起色和變化。

其一，提升自身素質，要不斷加強自身學習，改造世界觀。通俗地說，辦公室人員是企業領導的左膀右臂，自身素質咋樣，直接影響到領導的工作效果和效率。因此一定要堅持社會主義科學發展觀的理論學習；堅持鄧小平理論‘三個代表重要思想的學習；堅持油田綜合管理及“三基”管理等領域知識的學習，不斷提高科學化管理企業的水平和能力。

其二，創新工作方式，必須破除舊的管理方式。創新是辦公室工作的持久發展動力，堅持不斷創新就要不斷根除不適應生產力發展要求的條條款款，逐步完善現代化企業管理工作機制，反對因循守舊，在創新上下功夫。辦公室工作包羅萬象，要結合工作實際，選準突破口，大膽改進，推動各項工作不斷向前發展。

其三，創新工作方式，必須創新工作思維。思想是行動的支配者，所以必須解放思想，破除一些不適合形勢發展的舊框框，放開手腳，大膽地闖、大膽地式，只有這樣才能更好地推進辦公室工作的全面展開，取得新成果。，

其四，創新工作方式，必須強化制度建設。沒有規矩，不成方圓。制度是人定的，隨著形勢的發展，也應不斷健全完善和創新，絕不可能一成不變。在制度建設創新中，特別應當高度重視激勵約束機制的創新和落實。評價制度創新的標準不在于制定得多么細、多么具體，而在于是否緊扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真達到了按章辦事、獎勤罰懶的效果。

其五，創新工作方式，必須提升服務理念。當好領導參謀，既要想領導之所想，又要超前思考，想領導之未想；要從淺層次的被動服務理念中，向深層次的主動服務轉變；要從只是事后被動處理落實問題的理念中，向事前主動提出疑問，服務于領導轉變；切實當好參謀，為領導科學決策提供準確的、有價值的信息和建議，不斷使辦公室工作上檔次、上水平。

辦公室工作說起簡單做起來難，這也許是所有辦公室行業同仁們的共識。但是，今天我們既然已選擇了這一行，或者是領導安排我們干了這一行，那就應該以黨的事業為重，以組織安排為重，義無反顧地熱愛這一平凡而光榮的事業，在繁雜的工作中磨練自己，以強烈的事業心和的責任感面對一切困難和挑戰，為在四川建設中國石油天然氣工業基地和實現300億大氣區貢獻我們的力量。

【參考文獻】

[1]潘云良：《現代企業管理》，中共中央黨校出版社，2008.3

[2]許川：《企業政治工作手冊》工廠管理雜志出版社，1986.3