醫院個人技術檔案的建設和管理

余潔

[摘要] 醫院個人技術檔案是醫院檔案管理工作的重要組成部分，是衛生技術人員在醫療實踐和科研活動中的記錄。本文從目前醫院技術檔案管理的現狀入手，探討如何加強個人技術檔案的建設和管理。

[關鍵詞] 個人技術檔案；現狀；建設和管理

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] C [文章編號] 1673-9701（2014）28-0123-03

隨著醫療市場競爭的日趨激烈，許多醫院把擴大規模、增加投入、引進新項目、購買新設備，即外延型發展模式作為醫院間主要的競爭方式，這種方式雖然能使醫院的建設取得較快的發展，但不可避免地帶來高精尖設備大戰、醫院費用高漲、醫療資源造成嚴重浪費的弊端。新時期醫院的競爭應該是內在綜合實力的競爭，即主要是管理、科技、人才、服務質量和技術特色方面的競爭，而在這眾多因素之中，最激烈的當屬人才的競爭。人力資源是第一生產力，復合型的多學科人才是醫院生存及壯大的重要因素，專業技術人員檔案是人力資源不可缺少的一部分，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用的源泉，是保障人才隊伍素質的重要措施，為人才的發現、考察、挖掘和利用提供信息和依據。

“檔案”一詞歷來與封閉、機密、神圣聯系在一起，但在現代文明社會已經不是什么神秘的東西了，人們在自己工作、生活、學習中越來越清楚地感受到檔案就在身邊，人人都要和它打交道。國家與國家的關系，機關工作、科研、基建、生產活動、醫療、訴訟、財會工作、甚至個人參與的社會活動、個人交往中都會產生原始的記錄，成為憑據性或參考性歷史資料，保存起來就是檔案[1]。它與社會各行各業相聯系，是歷史記錄，更是證據，具有法律效力。它包容著大量的信息，為社會各個領域服務。依據產生的主體不同，有各種各樣的分類，技術檔案就是檔案組成中重要的一個部分。

醫院個人技術檔案是衛生專業技術人員在長期的醫療實踐和科研活動中，利用智力和辛勤勞動所取得的豐碩成果，逐步積累和形成的思想、理論體系，有著較強的醫學科研價值和歷史研究價值。醫院的專業技術檔案不僅反映了醫院的綜合醫療水平和科研能力，也記錄了衛生專業技術人員在業務發展過程中的德、能、勤、績，是醫院寶貴的精神財富和物質財富[2]。

同時，醫院個人技術檔案也是三級綜合醫院復評的重要指標之一[3]。衛生部《三級綜合醫院評審標準實施細則》（2011年版）及《江蘇省三級綜合醫院評審標準實施細則（2012年版）》的第六章人力資源管理的第四節中均明確提出，職能部門應為每位衛生專業技術人員建立個人技術考評檔案，并存有個人的資質文件（經審核的執業注冊證、文憑、學位、教育和培訓等資料復印件）。因此，加強醫院個人技術檔案的建設和管理，是檔案管理工作者的重要課題。

1 醫院個人技術檔案管理的現狀

2013年，江蘇省多家醫院進行了三級醫院的復評工作，筆者了解了所在地區的幾家三級醫院，個人技術檔案相對于人事檔案來說不盡完善，發展相對滯后，具體表現為以下幾個方面。

1.1 缺乏規范的檔案管理制度[4]

目前，各家醫院個人技術檔案的管理仍不普遍，尚未建立合理規范的檔案管理規章制度，沒有明確的個人技術檔案管理部門，無專人管理，也無獨立的存儲空間。個人技術檔案材料往往分散在各個部門，例如科研課題項目等材料歸口科技部門管理，繼續教育和規范化培訓等材料歸口教育部門管理，定期三基考核、支農、業務培訓等相關材料歸口醫務處、護理部管理，職稱的申報評審、學籍材料等歸口人事部門管理，醫德醫風考評等材料歸口行風辦管理，先進工作者、表彰獎勵等材料歸口黨辦管理等，這種分散式管理導致個人技術檔案材料七零八落，時間上缺乏系統性與連貫性，部門之間材料有重復，查閱和利用較為困難。隨著時間的推移，各個部門的專業技術檔案資料堆積的越來越多，由于紙張的特性，存放檔案的地方應按照不同的季節做好各項濕度、溫度控制和防蟲防火工作，但由于各個部門辦公地點的局限，根本無條件做到規范的保管要求，易導致重要資料的破損和丟失，無法真實反映衛生專業技術人員的實際情況。

1.2 缺乏足夠的重視

廣大職工的存檔意識比較薄弱，對檔案的作用認識模糊，為圖個人工作上的方便將檔案資料據為己有，久催不交，或因工作的不慎而使資料丟失[5]。同時，各個部門的檔案管理員大多是兼職人員，非檔案專業的人才，專業不對口，經常因工作繁忙或工作調動而臨時換人管理，人員流動性大，在一定情況下影響了檔案管理的有序進行。另外，由于管理人員自身的工作積極主動性和開拓性欠缺，對檔案管理的認知上還僅僅停留在材料簡單的放進抽出上，經常坐等材料上門，往往導致所收集的材料不完整、不系統。再加上檔案業務培訓、業務檢查、學術交流和崗位再培訓的滯后，檔案管理人員專業技術不熟練，也在一定程度上影響了檔案管理工作的正常運轉。

1.3 利用率低，個人技術檔案不能很好的發揮作用

檔案的最大功能就在于它能為醫院和社會提供他們所需要的信息，資源共享。但由于個人技術檔案缺少統一歸口管理部門，加之檔案內容收集滯后和不完整，使得領導在進行人才考察、選拔和任用時無法快速全面地了解一個人的全部業績和貢獻，往往需要從各個不同的部門借取材料，大大影響了工作效率。

立足等級醫院評審的標準，結合上述存在的問題，根據醫院自身工作的特點和需求應逐步規范和改善醫院個人技術檔案的管理工作。

2 個人技術檔案的建設和管理

2.1 確定歸檔范圍，建立健全管理制度

個人技術檔案是一個不斷變化的有機體，具有動態性，其材料是隨著專業技術人員一次次的崗位聘任、業務考核、教育培訓等活動的開展而不斷形成和變化的，材料很多，因此需要我們有標準化、科學化的檔案管理范疇，具體內容應包括以下幾個方面[6]：①個人基本信息：包括個人學習經歷和工作經歷，學歷證書、學位證書、各級專業技術資格證書、聘書等。②資格準入：執業資格證書、注冊證書、手術及介入治療的資質、大型醫用設備上崗合格證、放射診療資質等[7]。③醫療活動：典型病例、手術分析、新技術的開展、病歷書寫、查房情況、會診情況以及參與支農支邊等情況。④醫療安全：醫療事故、醫療安全不良事件、醫療投訴情況。⑤教育培訓：院內院外進修培訓、繼續教育、承擔的教學情況。⑥科研管理：論文與著作的發表、科技成果、科研項目、發明專利情況。⑦業務考核：衛生法律法規考核、專業知識、專業技能考核、年度考核等。⑧其他材料：院內、院外獲得的榮譽和獎勵、學術團體任職情況、懲處情況。endprint

材料收集應按照歸檔范圍，由醫院人事部門牽頭，各相關職能科室合作完成。同時，作為檔案材料，真實性是其基本屬性，因此，必須重視對材料的審核，尤其是對基本信息的審核。審核原則上由材料收集的各職能科室負責。例如醫務處（護理部）要仔細鑒定醫生（護士）的執業資格證書、注冊證書及定期更新情況；人事處要鑒定人員的教育信息，特別是后學歷的教育情況，可以通過信函、權威部門的網站、電話等途徑進行核實確實，對學歷學位證書進行復印留存等。

為了確保這項工作能持續、完整地進行，我們應結合醫院實際情況，根據《檔案法》的有關規定，建立符合醫院工作特點的《個人技術檔案管理辦法》，具體規定歸檔的范圍、歸檔的時間以及對檔案材料的要求，并以文件的形勢下發到各個科室，使全院職工都了解到技術檔案的作用和意義，增強檔案意識。

2.2 個人技術檔案的信息化建設

隨著計算機和信息技術的發展，檔案管理手段日趨先進。傳統的檔案歸檔方式檔案資料大多以紙質化的形勢存在，隨著時間的推移，檔案資料日積月累，數量越來越多，像目前醫院里的人事檔案和文書檔案，占用了大量的儲存空間。因此，檔案人員應積極探索，整合醫院各個部門現有信息資源，開發研制相應的個人技術檔案管理軟件，對個人技術檔案實行動態化管理和維護，建立數字檔案和多媒體檔案，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，并實行信息共享，授予使用權限，通過現代化手段建立醫院的人才信息收集、反饋和使用系統，節約資源，提高工作效率。

2.2.1 建立個人技術檔案的信息化管理系統[8] 醫院人事部門與信息部門主要負責個人技術檔案信息系統的建設和實施。在系統建設之初進行充分調研，對醫院內各科室的職能進行仔細梳理，明確各職能科室的職責，科學合理設計各業務模塊。

首先，各職能部門對系統進行需求分析，得出該系統應具備的管理功能，信息部門根據需求進行軟件的設計和開發，并與醫院現有的人事檔案系統和文書檔案系統進行有機的聯系，做好數據傳輸的接口，以減少原始信息的錄入。其次，將設計好的軟件交由各職能部門進行反復的討論和實驗，確保科學、合理后投入使用。最后，隨著所存儲數據信息量的不斷擴大，加強數據備份系統和網絡安全成為該系統正常開展的先決條件。一旦信息系統遭到攻擊，相關數據信息遭到惡意修改、泄露或刪除，就會給醫院帶來重大損失。

2.2.2 實行院、科、個人三級用戶管理 用戶管理是提供基于角色的授權管理機制，可對系統所有的管理對象進行精細的授權控制。

首先，個人管理端口是個人技術檔案管理系統的構建基礎[9]。全院職工使用唯一的胸牌號和自己設置的密碼登陸系統，利用掃描儀、數碼相機等將各種原始資料上傳，按照管理系統條目進行個人信息的錄入和實時更新。如臨床工作繁忙，個人沒有時間進行資料的更新，可在授權的情況下由各臨床科室的秘書代為更新。

其次，各相關職能科室根據信息管理系統模塊的操作權限，對個人填寫的信息進行核對和補充，如發現問題，直接與個人聯系進行溝通和解決。

醫院人事部門是個人技術檔案管理系統的最終檢查與監督部門，負責整個系統的運行。如發現問題，可直接與對應的職能科室聯系，由后者負責解決。

2.2.3 個人技術檔案管理系統的使用 個人技術檔案管理系統真實、全面、完整地存儲了醫院職工的原始信息資料，院領導、職能部門、臨床科室和個人可利用索引、關聯、排序等命令查找、篩選需要的全部信息，大大節省了過去翻閱檔案、查對證件、手抄記錄、手工畫表等繁瑣落后工作所占用的時間。（1）充分發揮個人技術檔案的基石作用，為領導決策服務[10] 個人技術檔案是職工德才表現的動態材料，是個人的成長軌跡，要使決策正確，用人得當，個人技術檔案就是重要的信息資源。院領導可以隨時了解各科室各系列人員結構、醫療技術水平和科研工作技能等方面情況，對重點人才進行重點培養，充分發揮個人特長，使醫院形成一支合理的人才梯隊建設，為醫院發展提供可靠依據。（2）便于各職能科室和臨床科室的管理，提高工作質量和工作效率 個人技術檔案管理系統在個人晉升職稱中發揮了重要作用。醫學繼續教育學分已成為職稱評聘的必要條件，管理系統可與繼續教育培訓的考核掛鉤，將每個人的學分完成情況、外出進修培訓等情況進行統計，以方便教育處和各科室全面掌握每個人的繼續教育情況，合理安排培訓計劃[11]；下基層支農服務是醫師晉升中、高級職稱的必備條件，醫務處和臨床科室根據個人晉升需求，有針對性地合理安排本科室醫師分批分次下基層，從而避免晉升前一窩蜂外出支農、科內人手不足的現象。個人技術檔案管理系統在臨床醫療質量管理中也起到了舉足輕重的作用。醫務處可根據衛技人員的典型病例、手術分析等醫療活動，以及醫療投訴、醫療事故和專業技能、專業知識的考核情況，在聘任周期內對人員的資質進行審核評估，對不符合或達不到要求的人員進行再培訓再考核，如仍不合格將進行降職或待崗處理，以確保醫院醫療質量的安全有效。（3）個人職業生涯的規劃 職工既是個人技術檔案信息系統的主要完成者，也是使用者。個人技術檔案信息系統以強大的存儲能力和時間序列的記錄方式，展現了一個人的成長、學習、工作業績、個性和協作能力等方面的變化情況[12]。職工可以對一段時間內的工作、學習、培訓等進行整理與反思，分析其在某領域中存在的優勢與不足，調整自己學習計劃和奮斗目標，不斷反思，不斷進步，以求更好地認識自己、完善自己、發展自己，從而促進個人職業生涯規劃的管理。

醫院是高層次人才聚集的地方，他們的個人技術檔案是一個不斷變化的動態信息資源，既肩負著知人善任、合理使用干部，建立一支年輕化、知識化、專業化干部隊伍的重任，同時也為各系列專業技術職務評聘、學術梯隊建設和醫院的發展提供可靠依據。因此，醫院要充分認識到個人技術檔案的價值，提高職工的檔案意識，改善檔案管理的基礎設施，充分發揮個人技術檔案的作用。

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（收稿日期：2014-07-01）endprint