流動人員人事檔案管理摭探

王術平　鄭君

摘要：社會經濟的發展助推人口流動，現行的檔案管理存在的種種問題給流動人員檔案管理帶來了諸多瓶頸，故需要在對其充分認識的基礎之上，加大管理工夫和力度，不斷提升檔案管理人員的意識和素質。通過采用先進的技術和手段來豐富檔案的材料，及時提供流動人員的相關信息，不斷提高檔案工作效率，方便用人單位任用人才。

關鍵詞：流動人員；人事管理；現狀；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）09-0246-01

流動人員人事檔案管理是新時期人事制度改革深化的產物，承受經濟體制改革、社會用工形式變化與我國公共管理模式轉型三重作用力，人才頻繁流動投射到人事檔案管理工作，促使流動人員人事檔案管理的重要性在人才服務工作中日益凸顯。

一、流動人員人事檔案形成及來源

人事制度縱深改革，內部職能逐漸分化，流動人員人事檔案管理與服務工作已經成為各地人才中心的最主要業務。流動人員人事檔案管理工作憑借各地人才市場搭建的平臺得以發展。

從服務對象、檔案管理部門、檔案資料收集形成主體及檔案作用與功能上看，當今市場經濟時期的流動人員人事檔案管理發生重大改變，尤其是流動人員人事檔案資料的建立與形成，正逐步從“要我建檔”向“我要建檔”過渡與轉變。

流動人員檔案管理作為一種嶄新載體，服務目標發生改變，它的記載對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。此龐大群體由畢業時各大中專院校的畢業生檔案，由各級黨政機關、國有企事業單位、部隊轉出的人事檔案，社會新增就業人員提交建檔的個人資料（ 檔案）三大類組成。

二、流動人員人事檔案現狀與問題

（一）人事管理部門對流動人員檔案管理管理手段落后且缺乏積極主動意識

檔案管理水平落后十分普遍。不少單位的人事檔案專業人才比較匱乏，達不到相關規定的人員配備標準，甚至沒有專職人員分管人事檔案工作，管理工作處于收費、零散收集、不整理狀態，無法滿足人事檔案管理的基本要求。

流動人員單位不固定，工作流動性強。專管檔案管理人員配備不足，加之多數人員對檔案管理的相關政策、具體要求知之甚少，繁瑣單調的工作、巨大的工作量、諸多主客觀方面的因素導致檔案管理部門難以主動地采取各種方法與流動人員取得聯系。

（二）用人單位對流動人員檔案管理意識淡薄

當前很多用人單位普遍存在重當下眼前利益、輕檔案的現象。

以中小企業為代表的非公有制企業在招聘員工時對人事檔案關注度、重視度不夠。由于人事檔案材料不齊全、檔案材料新內容少，致使很難了解甚至無法了解和考察流動人員的學習、工作和思想等現實情況。

也有些用人單位為解決原單位不愿放人而無法進行正常人事調動的情況，采取只要個人提供一個學歷證明，本人填一份個人履歷，就可以重新建立檔案，無視原檔案里其它涉及到的證明一個人成長經歷、政治素質等記錄信息，從而造成人才流動沒有約束，使“重建檔案”占檔案管理的比例越來越高。

（三）個人對檔案管理重視程度不夠

價值觀多元、經濟快速發展，使一部分人在高薪高酬、高待遇的誘惑下，加之一部分流動人員認為，檔案現在對個人來說沒有什么用。采取“棄檔走人”，從而造成了“人檔分離”現象。棄檔、自存檔現象對流動人員個人而言，造成該歸檔的材料未歸檔，形成人事檔案內容單薄，缺乏連續性。

（四）檔案移交程序不規范

大中專畢業生自主擇業的開展，在求職過程中許多大學生違規自帶檔案，或認為檔案無用而將檔案遺棄。個別用人單位尤其是中小企業在招聘員工時不與人事代理機構協調溝通，在轉遞檔案時漏寫甚至不填《干部人事檔案轉遞通知單》，檔案材料移交過程中導致重要檔案材料缺失，致使檔案去向無從查找。更甚者，某些單位無視人事檔案屬于機密性的文件的保密特性，違反相關政策規定，在人事檔案傳遞過程中不通過專門指定的機構轉遞，在郵寄轉遞過程中造成滯留、丟失和損壞。

三、規范提升流動人員檔案的措施辦法

（一）樹立積極主動服務意識，提高管理水平，打造專業檔案管理隊伍

流動人員人事檔案工作在管理上要改變傳統的管理模式。成立由人才開發中心正副主任、部長和檔案管理員組成的流動人員人事檔案工作小組，構建一支熱愛檔案工作、熟悉檔案業務、安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理隊伍；強化服務意識，從政治素質、業務能力上嚴格考核，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期開展相關的知識和業務培訓。

（二）增強個人及用人單位的檔案意識

通過大眾媒體各種手段，加強《檔案法》的宣傳，提升個人與用人單位對人事檔案的深刻認識。

對流動人員人事檔案管理的宣傳要有針對性，尤其突出強調檔案材料對個人的重要性，它承載人事檔案內在利用價值，是用人單位了解個人、對個人進行選拔和重點培養的重要依據。

對用人單位的宣傳重點應側重于檔案材料嚴謹性和送達及時性，嚴格規范檔案的轉遞制度。檔案管理部門旨在通過對各類流動人員的檔案及時清理，降低“棄檔”、“死檔”比例。

（三）構建“以人為本”社會化開放式的人事檔案管理模式

人事管理工作應該擯棄物本觀點，著力于人本管理，人事檔案管理社會化、服務化的轉變，需建立社會化管理為全社會提供人事檔案服務。要求人事檔案管理機構建立健全各項檔案管理規定，規范流動人員人事檔案管理制度。嚴格手續流程，努力把好進出“三關”，切實落實轉入、轉出、接收材料有登記，務必做到查閱、借閱檔案有登記。

只有嚴格檔案操作規程，規范建檔依法管檔，才能保證所接收、轉遞檔案的真實性和可靠性。

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[責任編輯：龐 林]