新時期如何做好中學檔案管理工作

王巧霞

摘 要：21世紀的新形勢對中學檔案管理有更為嚴格的要求，中學檔案管理者要切實采取多種措施達到此種要求。檔案管理屬于知識管理，它能夠對教育發展起到日益重要的作用。因此，要切實做好新形勢下的中學檔案管理，能夠在一定程度上助推中學教育的快速發展。我們要解放思想、更新觀念、掌握新思維、學習新理論、運用新方法，切實具備檔案意識、做好檔案工作，關注以及支持中學檔案管理，管理好新形勢下的中學檔案。在進入新的世紀后，教育改革也在持續發展，檔案工作出現了較大的變化。為了適應新時代的檔案管理要求，本文在分析中學檔案管理現狀基礎上，提出了若干條強化中學檔案管理的相關措施。

關鍵詞：中學；檔案管理 ；現狀；改進措施

一、引言

中學檔案管理是學校管理中必不可少的組成部分之一，已變成當前教育界以及檔案界較為關心的時尚課題之一。做好檔案管理，也能夠在一定程度上提升中學工作效率，服務于教育教學的相關改革，變成了判斷某所學校進行管理、教育以及教學水平的一個關鍵尺度。隨著社會進步，經濟發展，中學檔案管理也要隨形勢變化而改進，朝著更高的管理水平和目標努力。在此，筆者結合自身的工作經驗，粗淺地討論了如何認識、做好中學檔案管理工作。

二、中學檔案的概念、工作內容及意義

中學檔案能夠將中學日常活動直接記述和反映下來，而且還要將學校全部的文件材料進行保存和備查，它的總稱是中學檔案，這也是直接地反映了中學發展過程中的相關歷史記錄。詳細地來講，按照中學檔案信息的業務特點，生成規律和相關的載體特征，能夠將其劃分成七大類檔案，分別是：黨政管理、教學、科研、設備、人力資源、財會及報表統計檔案。它們擔負著這所中學獨特的歷史根基，而且承擔著為學校后續發展指明不斷前進方向和道路的重要任務，因此對中學有著舉足輕重的重要性。

中學檔案管理部門收集、整理、統計、鑒定、保管檔案，以及為相關部門利用這些檔案提供便利的相關活動，就是中學檔案管理活動，也被稱作是中學檔案工作。它也被看成是我國檔案事業中最為基礎的部分。從全部的管理活動，按照性質劃分為以下八項：檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯與研究和提供利用等。但是，上述八項內容只是相對的，不是絕對不變的。

在學校日常管理中，中學檔案管理是舉足輕重的環節之一。首先，中學檔案能夠很好地記錄和展示學校在確立自我形象以及建設價值觀方面的具體措施，從而為學校在新時期的建設提供有意義的參考和借鑒；其次，強化中學檔案管理工作，能夠優化學校的自我形象，完善學校的價值觀建設。二者有著緊密關系，還能夠彼此促進。

三、中學檔案管理工作的現狀

1.中學領導對檔案管理工作不夠重視

部分學校的領導不具備強烈的檔案意識，不能清楚地認識和發揮檔案工作在學校日常管理和后續發展中的巨大作用，不能高度重視檔案管理，使得本校不具備相應的規章制度，管理水平并不高，而且部分檔案也沒有按時歸檔，大多數時候都是隨意地進行管理。盡管各個地都頒布實施了《中小學校檔案管理暫行辦法》，然而，絕大部分學校都沒有按照《暫行辦法》和本校實際情況，切實進行檔案管理。不少學校的檔案室也是徒具形式，只被用來當做學校評級、迎接主管部門的檢查驗收的臨時設置。

2.中學檔案管理現代化設備配置缺失

從絕大部分的中學檔案管理來看，所需要的軟硬件設備都是比較破解，沒有投入較多資金，沒有多少先進的管理設施和設備，造成了不能正常開展檔案信息化建設。對中學檔案來講，所用的保存空間通常都比較狹小，而且較為簡陋。有的依附在其他科室，也有的偏遠地區學校甚至不能用計算機來開展檔案管理，甚至就沒有計算機等。工作人員不得不運用非常老套的手工手段來開展整理、登載、檢索以及編目業務操作，檔案信息化也在九霄云外。

3.中學檔案人員專業素養不高

從檔案工作來看，專職人員數量較少，通常都是從其他工作轉崗或是其他專業調轉而來，一些也是兼職從事檔案工作，沒有接受過專業化培訓。但是，從檔案管理來講，它的專業性比較強，管理人員要有著較高的道德素養、精湛的知識技能、良好的管理協調能力和分析問題、解決問題的技能。綜合上述因素，部分學校所配置的檔案工作者就人手不夠，對中學檔案業務的效質量、效率以及水平產生了極大影響，極大地降低了檔案工作效能。

四、強化中學檔案管理工作的措施

1.提高對檔案工作重要性的認識。

要在全校范圍內擰成一股繩，在檔案管理方面形成共識，如此方能更好地為學校開展檔案管理營造出優良的管理環境。還要提升學校領導以及教師對檔案管理的重要性、性質、意義等方面的認識，要強化對他們的檔案意識理解和把握，更新老舊的檔案管理理念。對學校領導而言，要按照《中小學校檔案管理暫行辦法》，切實集中、統一管理學校的相關檔案，根據相關制度，督促相關部門和人員，收集整理好散布在相關處室的相關檔案與材料，要保證檔案與材料的準確性、完整性以及系統性。

2.加大對中學檔案管理軟硬件設備的投入

在學校檔案管理中，檔案信息化是今后的發展目標和方向。針對檔案管理的信息化建設已經是必然趨勢，資源共享勢不可擋。所以，要進一步下大功夫，增加學校在檔案信息化的資金和技術，切實投入更多經費，添置更為先進的檔案管理軟、硬件設備等。要創造更多的客觀條件，逐步完成學校在檔案信息化領域的相關建設。它的標志之一是，將手工檔案管理改換為計算機檔案管理。從中學檔案來看，有著繁雜的內容，龐大的數量，多種多樣的類目，手工的管理效率低，不便于使用。因此，要進一步加大資金和技術投入，切實完成檔案信息化建設。詳細而言，要切實提升學校在檔案領域的規范化以及標準化建設水平。大力開展檔案的信息化建設，要真正抓好檔案的規范化以及標準化建設。規范化的檔案業務能夠為建立健全以及徹底實施檔案標準奠定良好的基礎。從當前來看，整體而言，檔案信息化系統依舊處在從文件處理過渡轉變為信息管理系統的階段，實現此步驟的重中之重是數據庫建設。數據庫指的是通過發達的信息技術，合理地管理和利用檔案材料。

3.強化中學檔案工作人員的工作素質。

要注意以下方面：要選擇專業對口的專職檔案管理人員，如此方能盡可能地激發他們的積極性和主動性。要有針對性地培訓現有員工，熟練運用檔案工作所需要的多種常用技能。再就是要“走出去”、“請進來”等，要開展多種形式的學術交流，吸收和學習其他單位在檔案管理方面的成功之處，不斷充實本單位的檔案管理工作，切實注重培養所需要的技術性人才。對中學檔案工作人員而言，要具備下列素質結構：業務素質、政治素質以及智力、非智力因素以及能力素質的綜合，要體現出“廣”和“博”的知識面，而且還必須是“專”與“精”的多面手。所以，對檔案工作者而言，要很好地了解和把握先進檔案單位在檔案管理方面的工作狀況和發展態勢，這樣才能更好地拓展視野、豐富知識，實現厚積薄發，扎實地提升自己的檔案業務技能和水平。在此過程中，也要不斷地提升運用分析、利用、開發檔案信息的相關機制，促使檔案信息能夠切實流動，更好地服務于學校發展和社會進步。

五、結論

綜上所述，檔案管理工作能夠在很大程度上影響中學教育教學的發展和提高，為了更好地適應形勢的發展，要進一步對檔案管理進行科學的規范，做到與時俱進，才能更好地提升檔案管理事業的進步和發展。只有真正地扎根在中學教育管理中，才能更好地借鑒以及吸收出色的檔案管理研究理論成果和實踐結果。學校領導要高度重視檔案管理工作，提升對它的認識程度，加快檔案管理的發展步伐，從而更好地服務于教育事業以及社會進步。

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