職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)分析

楊麗麗

摘 要：加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)需要做到：面向未來，提高認(rèn)識；統(tǒng)籌發(fā)展，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)技術(shù)支撐和安全保障；努力培養(yǎng)信息化的檔案管理人才。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校 檔案管理 信息化

中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-2117（2014）04-0079-01

1 前言

隨著全球化、信息化進(jìn)程的不斷加快以及計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與普及，職業(yè)學(xué)校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷加快了自身檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。然而，相比較于西方發(fā)達(dá)國家，我國檔案管理信息化建設(shè)起步比較晚、歷時(shí)短，所以整個(gè)建設(shè)過程中還存在諸多問題亟待改善。本文以職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題為出發(fā)點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上深入探討其完善措施，以期對加強(qiáng)和完善我國信息化建設(shè)有所裨益。

2 職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

縱觀我國職業(yè)學(xué)校信息化建設(shè)現(xiàn)狀，存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先是檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足，重視程度不夠。這表現(xiàn)為許多職業(yè)學(xué)校無論是領(lǐng)導(dǎo)還是教職工，亦或是檔案管理工作人員，都沒有從思想上正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，只是片面地將工作重心偏向到學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益以及教學(xué)管理上，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)舉步維艱。其次是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱。許多職業(yè)學(xué)校由于對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，重視度不夠，從而導(dǎo)致在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入嚴(yán)重不足。有的學(xué)校缺乏最基本的硬件設(shè)施，有的學(xué)校雖然基礎(chǔ)設(shè)施齊全，但使用的都是一些瀕臨淘汰或者嚴(yán)重老化的設(shè)備，難以滿足信息化的發(fā)展需求。再次是檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還有待加強(qiáng)。由于學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)過程中態(tài)度不端正，表現(xiàn)出很大的隨意性和分散性，缺乏必要的協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平相對低下，嚴(yán)總阻礙了檔案管理信息化建設(shè)步伐的加快。最后，檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)保障的缺失以及檔案管理信息化人員素質(zhì)不高也是職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的主要問題。

3 完善職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

3.1 面向未來，提高認(rèn)識

思想決定行為，高職學(xué)校只有正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，才能行動(dòng)起來，積極投身到檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中來。首先，高職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進(jìn)一步提高對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，將其納入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃之中，認(rèn)真聽取檔案工作人員有關(guān)工作現(xiàn)狀及問題的匯報(bào)，加大對檔案管理信息化建設(shè)的人力、物力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，在滿足信息化發(fā)展需求的同時(shí)也為檔案管理工作人員營造良好的工作環(huán)境。檔案管理工作人員應(yīng)在做好本職工作的同時(shí)，加大宣傳力度，號召全校師生加入檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍中來并為其詳細(xì)介紹檔案和檔案法規(guī)，增強(qiáng)師生的檔案意識，擴(kuò)大檔案工作的影響力。

3.2 統(tǒng)籌發(fā)展，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

做好檔案管理信息化建設(shè)工作，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程要求，全面推進(jìn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的制定以及執(zhí)行，加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)的建設(shè)完善，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。就檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)而言，應(yīng)從宏觀調(diào)控和內(nèi)部協(xié)調(diào)兩方面著手：宏觀調(diào)控主要針對檔案行政管理部門而言，其應(yīng)立足大局，在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，并加強(qiáng)對各個(gè)院校的監(jiān)督和指導(dǎo)，以確保各個(gè)院校檔案管理信息化建設(shè)工作有章可循，同時(shí)也加強(qiáng)了各個(gè)院校檔案管理信息化建設(shè)工作的協(xié)調(diào)性；內(nèi)部協(xié)調(diào)主要針對職業(yè)學(xué)校自身而言，對于學(xué)校來說，其檔案管理部門應(yīng)積極參與電子校務(wù)的建設(shè)，并且在這個(gè)過程中有效協(xié)調(diào)電子校務(wù)建設(shè)以及檔案管理信息化建設(shè)二者之間的關(guān)系，使其既不沖突又可以有效銜接，如此一來，一方面大大方便了電子檔案信息的收集，另一方面也可以借助網(wǎng)絡(luò)共享平臺為學(xué)校其他部門提供高效率的服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)技術(shù)支撐和安全保障

檔案管理信息化同時(shí)也加大了檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。雖然檔案管理技術(shù)在不斷更新，然而各種黑客攻擊以及病毒攻擊嚴(yán)重威脅到了電子檔案的安全。為此，職業(yè)學(xué)校檔案管理人員在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)支撐和安全保障。這就要求其必須嚴(yán)格遵守國家制定的相關(guān)法律、法規(guī)，使用國家認(rèn)證的技術(shù)、管理系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。除此之外，職業(yè)學(xué)校檔案管理人員還應(yīng)進(jìn)一步提高安全警惕，時(shí)刻注意防護(hù)黑客攻擊并做好防毒殺毒工作，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，以維護(hù)檔案的安全。最后，檔案管理人員還應(yīng)做好硬件保護(hù)工作以及數(shù)據(jù)備份工作，這樣即便是發(fā)生故障，也可以在故障處理完畢后第一時(shí)間恢復(fù)正常的工作。

3.4 努力培養(yǎng)信息化的檔案管理人才

檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的決定性因素，其整體素質(zhì)的高低直接決定著檔案管理信息化建設(shè)工作的成敗，為此，職業(yè)學(xué)校應(yīng)重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，使他們無論是知識結(jié)構(gòu)還是業(yè)務(wù)水平都能滿足檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的需求。此外，學(xué)校還應(yīng)完善鼓勵(lì)機(jī)制和競爭機(jī)制，營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和學(xué)習(xí)氛圍，激勵(lì)檔案管理人員在工作之余不斷深入研究，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)多多組織座談會(huì)等活動(dòng)，加強(qiáng)檔案管理工作人員之間的溝通和交流，集思廣益，鼓勵(lì)工作人員相互學(xué)習(xí)，相互促進(jìn)，為做好學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作不斷努力。

4 結(jié)語

總而言之，信息化建設(shè)是職業(yè)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)也為高校檔案管理工作開辟了新的視野和平臺。因此，各職業(yè)學(xué)校應(yīng)正視自身在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問題，并積極采取有效措施，從提高認(rèn)識、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)技術(shù)支撐和安全保障以及加強(qiáng)人才培養(yǎng)等多方面入手，做好檔案管理信息化建設(shè)工作，不斷加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（山東省商務(wù)技工學(xué)校，山東 泰安 271000）

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉雪蓮.加快高職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)之我見[J].管理觀察，2012，（14）.endprint