校院兩級教務管理系統優化研究與實踐

摘要：教務管理工作是高校教育教學管理的基礎和關鍵，隨著招生規模的擴大，傳統校級一級教務管理模式已無法實現教務管理工作的規范化、高效化。信息系統可在一定程度上減少物力人力的投入，提高工作效率。因此，建立和完善基于校院兩級教務管理的信息系統成為當前教務管理工作的首要任務。而如何在新模式下對學校內部教育資源進行優化配置，也是教務管理工作急需解決的問題。通過對校院兩級教務管理職能界定的研究，對應教務管理系統中各個子系統的操作內容，分析教務管理系統現狀并提出優化方案。

關鍵詞：院校兩級；教務管理系統；優化研究

作者簡介：閻威（1980-），男，天津人，中國民航大學教務處選課（考試）中心主任，助理研究員。（天津 300300）

基金項目：本文系2013年天津市教育信息化戰略研究課題（項目編號：x2013-003）、中國民航大學2009年教學改革項目（項目編號：xj2009024）的研究成果。

中圖分類號：G642.47 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）28-0064-02

近年來，隨著招生規模逐步擴大，我國高等教育已從傳統精英教育轉向了大眾化教育。筆者所在中國民航大學（以下簡稱“我校”）現有27個本科專業，碩士授權一級學科13個，二級學科49個，在校學生22000余人，專任教師1068人（數據截至2013年4月）。面對如此龐大的數字，單純的校級一級教務管理模式已無法進行有效的管理，優化校院兩級教務管理顯得尤為重要。

一、校院兩級教務管理簡介

校院兩級教務管理是管理的一種新模式，是指學校為了實現總體辦學目標，通過管理重心的下移、管理權限的下放，對學校的教育資源等重新整合利用，賦予二級學院一定自主權和決定權，使其具有更大的工作自由度。在此基礎上，學校、院系教務管理人員分級負責，相互配合，共同發揮各自管理職能，建立校級管理部門宏觀調控、院級管理部門實際操控的管理機制，激發各部門的積極性、主動性，有效提高教學質量和辦學效益。

高等學校各類資源按其所服務范圍的不同，可以分成校級資源和院級資源兩類。校級資源是指面向全校師生服務的資源，主要包括公用教室、實驗室、圖書館、校級行政管理辦公室、教職工宿舍、餐廳等建筑資源，以及公共課教師、圖書館管理人員、校級行政管理人員、后勤人員等人力資源等。院級資源是各系、各專業獨立使用的資源，如專用教室、自用實驗室、專業課教師、科研人員等。在校院兩級管理的模式下，應將資源合理配置，避免資源浪費。

二、校院兩級教務管理的職能界定

校院兩級教務管理模式具有多樣性、差異性的特點，但實施的最終目標是達成兩級教務管理的統一與協調，促進高校的教務管理持續、平穩進行，各項教學任務圓滿完成。實行校院兩級管理后，學校立足于宏觀調控，成為決策中心，側重目標管理，學院負責具體工作，成為管理中心，側重過程管理。

1.校級教務管理職責

（1）根據學校人才培養計劃制定學校教務總體發展方向。

（2）制定學校教務的階段性計劃和發展目標并監督二級學院進行實施。

（3）制定和頒布學校教務的各項宏觀教學管理規章，制定教學設施建設規劃。

（4）統籌規劃全校的教學科研、師資建設等物力、人力資源，對各二級學院進行合理分配。

（5）對各二級學院教學過程和辦學效益進行匯總，實施監控與評估。

（6）負責公共課程的開課、選課、排課、考試和成績。

（7）編制校歷。

2.院級教務管理職責

（1）根據學校教務工作的總體要求，組織制定本學院教學計劃，落實校級教務管理部門制定的任務。

（2）在校級教務管理的宏觀調控下，組建適合本學院的教學科研組織、教師隊伍，確定教職工崗位設置，組織實施教學研究，并對員工進行聘任及考核。

（3）在校級教務管理的統籌規劃下，完成學術交流、思想政治教育、學生管理等一系列日常事務性工作。

（4）完成重點學科、碩士點、博士點及重大項目建設等非常規性工作。

（5）負責日常教務管理工作，如專業課的開課、選課、排課、考試和成績。

（6）及時將各項任務執行情況上報校級教務管理部門。

三、校院兩級教務管理系統現狀

校院兩級教務管理系統基于一個共同的數據庫，所有數據具有高度共享性，各個子系統需要的數據均由一個數據庫中讀取，極大減少了重復信息的錄入、統計，減輕教務管理人員的工作強度，提高了工作效率，但也因此對數據的準確性有較高要求。這就需要明確不同模塊的人員分工，賦予不同的操作權限，嚴格按照標準的操作程序來錄入、修改數據。

我校自運行教務管理系統以來，學生的學籍通過此系統進行管理，更加系統化、規范化。教師使用此系統進行成績的錄入，方便學生、教務部門進行查詢。學生對教師進行不記名網上教學質量評估，便于教務部門對教學質量進行監控。但是在教務管理系統的應用過程中也顯現出一些問題。

教務管理系統由于服務器、網絡技術等問題，導致同一時間能承載的訪問量有限，突出表現在期末階段，所有教師要將學生考試成績進行錄入，所有學生要在規定時間內登錄教務管理系統進行選課操作并查詢成績。如此大的訪問量導致系統經常不能正常登錄，在一定程度上影響相關工作。

有些教務管理人員或任課教師年齡較大，電腦操作技術欠佳，通過教務管理系統進行日常工作有一定難度。

四、教務管理系統及優化

教務管理系統平臺充分利用互聯網B/S（Browser/Server）管理系統模式，以網絡為依托，為各個學校教務系統的管理提供一個平臺，幫助學校管理教務系統，用一個賬號解決學校教務教學管理問題，并且學校可以自由選擇學校需要的教務管理系統，靈活地定制符合學校自己實際情況的教務系統。

高校的教務管理涉及眾多方面，包括學籍管理，教學計劃的制定，開課、選課、排課、考試和成績管理，日常教學質量監控，畢業設計和答辯等各個環節。教務管理系統通常以校院兩級管理模式為基礎，包括學生學籍管理、成績管理、教師信息管理、教學計劃管理、課程信息管理及教學資源管理等日常教務管理的大部分功能，使原本的純人工管理逐步轉入辦公自動化階段，實現了高校教務管理的信息化、規范化，而學生通過網絡進行學籍信息維護、網上選課、查詢課程和教室安排、查詢教師的基本信息、查詢成績、打印成績單等，提高了教務管理效率。

1.系統工具

教務管理系統把每個訪問人員作為一個用戶進行管理，通過權限設置賦予不同身份的人員相應的操作功能。系統管理員進行系統的維護和更新，教務管理部門進行各項教學安排的錄入，任課教師進行成績管理，學生進行個人信息的修改確認以及相關數據的查詢。

2.學籍管理子系統

新生錄取后由校級教務管理部門將學生信息錄入學籍管理系統，并對新生進行分班處理，生成學號等。每個學期、學年進行注冊登記。日常學習過程中，記錄學生獎懲信息，并根據預設值對學生相關資格進行審核，不符合條件的給予相應處理。

3.教師管理子系統

教師管理子系統就是以教師為管理對象，對教師的基本信息進行錄入及維護，對每學期的授課情況如課程名稱、計劃課時、授課班級及人數等信息進行統計記錄。

4.教學計劃子系統

當新生入學時，要按專業為學生制定不同的教學培養計劃，分配教學任務，根據總體教學計劃制定各學期教學安排，指定各專業教學指導教材、習題冊等學習用書，將所開設課程分配給相應教師。根據教師的時間和教室使用情況安排上課時間，按專業班級、任課教師、授課教室等不同分類生成課程安排表。

5.成績管理子系統

考試成績是檢驗教師教學成果和學生學習效果的指標，也是授予學歷、學位的基本依據。因此，成績管理是教務管理系統最為重要的組成部分之一，對準確性、真實性、安全性要求較高。每次考試結束，相應任課教師登錄教務管理系統進行成績的錄入，其中包括實驗成績、平時成績和期末考試成績等，系統根據各項成績所占比例計算學生該科目綜合成績。為了保證數據的真實性，成績一經提交不能隨意更改。如確需修改，須到校級教務管理部門進行更正。

任課教師可按課程、班級或是學生三種不同的方式進行成績錄入。成績匯總后，系統可按課程、專業班級、年級等方式生成排名表，為各項獎項的測評提供清晰的數據。教務管理部門也可通過考試分數、及格率等對教學效果進行評估。

6.教學質量評估子系統

教學質量評估系統是用于學生對任課教師、教師對教師、部門領導對教師的教學工作進行評價。針對不同的課程可以采用不同的評價指標，如課堂氛圍、授課范圍、出勤率等。可采用百分制也可采用等級制。系統可通過限制未參與評估學生的操作權限，如不能查詢成績等方式，督促學生參與評估。評估結束后，系統自動進行評價統計，生成各種評價結果。

7.財務信息管理子系統

教務工作人員通過此模塊來管理財務信息，如學生的繳費和欠費信息、有無申請助學貸款、獎學金或助學金的發放等。

在校院兩級教務管理模式下，校級教務管理部門由原來的具體實施者轉變為監督者，對教務管理整體工作進行把握和指導。各院級教務管理人員的工作不再只是負責教學信息的上傳下達，而是要進行各項教學的安排管理。為更好地為全校師生提供服務，就要不斷提高管理人員的自身素質和業務水平，定期組織培訓，增強信息化意識，不斷熟悉教務管理系統的操作方法，并在使用過程中提出建設性意見，參與管理系統的優化、更新。

校級教務管理部門作為教學管理的統籌者，要制定獎懲制度，以制度來促進教務工作人員及任課教師提高質量意識，增強責任心，保證數據的準確性，實現數據的高效共享。同時加強系統管理人員的技能培養，對系統的技術問題進行優化。

在教務管理信息化的情況下，學生與管理人員的直接接觸大大減少，不利于管理人員收取意見和建議，因此，在教務管理系統中還應設立反饋平臺，如論壇、站內信等，加強信息的溝通交流，使得教務管理部門更好地為學生服務。

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（責任編輯：劉輝）