淺談信息化在企業內部控制中的作用

泮喜云

[摘要] 信息化是當今經濟社會發展的重要驅動力，而其在企業內部控制活動當中更是可以發揮出重要的作用。在這種背景下，本文首先對內部控制信息化的相關理念進行了概述，進而分析了信息化是企業內部控制的必然發展趨勢，最后給出了建構企業內部控制信息化能力的要項。

[關鍵詞] 信息化；內部控制；作用；必然趨勢；要項

[中圖分類號] F239.45 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0024- 02

1 內部控制信息化的理論概述

就內部控制而言，其具有狹義與廣義兩方面的定義。狹義的內部控制，僅對資產管理、財務及會計作業，嚴格執行分工，以避免企業內的任何一個人對某項財務交易或事項具有的絕對控制權。簡而言之，某項財務交易或事項由某人處理后，必須經由另一人或另一部門進行審核的工作，以避免無心的錯誤或有意的舞弊，確保企業財產安全。狹義的內部控制，其作用在于消極性的防錯防弊，而非在于積極的加強管理，增進效率。廣義的內部控制是企業為指揮并監督各項業務活動的進行所實施的一切管理方法與手段，不僅包含財務、會計與資產管理，更涵蓋采購、人力資源、生產控制、質量管理等各項業務。這即是對企業各部門的活動均予以規范，使其能密切配合，起到相互制衡作用，確保企業的每項資源均投放于實現企業既定目標上來。

目前，不少人認為“信息化”就是企業內所有的成員都使用電腦進行交易、溝通，或者只要企業員工都會上網、處理電子文書，就算是信息化。事實上，這些理解都比較片面，而較為權威的概念是“將企業間各種的交易行為，以及相關交易的過程，利用信息設備以及信息傳輸的方式，取代原先人工處理的模式，讓企業能夠更有效率地經營，同時也可以降低相關的營運成本，增加獲利機會，創造企業價值鏈的最大化，進而提升企業整體的競爭力”[1]。換言之，信息化就是專業的流程管理，加上系統控制，再加上硬件設備，把管理專業知識，利用電腦和網絡來加以實現。

2 信息化是企業內部控制的必然發展趨勢

在信息化的浪潮中，企業最先投入改革的行列，為達到提升效率的目的，內部控制活動也對網絡進行了充分運用，并建立起龐大的數據庫以作為決策和評估時的參考依據。我國企業推動信息化內部控制已經取得了不少使用經驗，不少企業都已順利完成網絡基礎建設與網絡應用推廣等信息化計劃，對于提升企業內部控制效率及質量上幫助頗多，也受到了市場、社會的注意與肯定。企業審計人員可以使用信息科技來進行內部控制作業。在信息技術的支持下，除了可以評估與財務報表、經營計劃或經營結果等內容之外，也可以借助信息系統進行經營活動的控制，有效降低潛在舞弊、錯誤、違背安全性的重大災難事件的發生。

在講求速度與效率的當今社會，“信息化”的虛擬優勢是企業強化內部控制能力的重要條件之一。在外部環境漸趨“市場導向”的壓力下，企業勢必要在內部控制模式上做若干的轉型，否則很難適應競爭激烈的經營環境所提出的要求，更無法實現企業的使命與宗旨。因此，為了因應企業外部環境的改變，企業內部控制工作除了順應環境改變模式之外，也應盡速融入信息時代的潮流中，加緊腳步進行企業信息化的變革。只有及早進入信息的場域，才能及早享受“虛擬世界”的迅速與便利，掌握“環境瞬息萬變”的應變優勢。對于企業內部控制工作而言，信息化已經成為不可抗拒的趨勢，也是必須具備的能力之一。總體而言，企業若要提升內部控制的有效性，進而實現企業使命，信息化勢必是一項不可或缺的必要條件，并從如下3個方面為內部控制帶來巨大的促進作用：①節省企業資源；②整合資源；③暢通內部控制工作網絡，實現企業使命。

3 建構企業內部控制信息化能力的要項

“信息化”并不是單一因素就能達到的，必須有許多的必要條件，才能真正完整地做到內部控制的信息化，如配置電腦等基本硬件設備、適合企業的財務處理軟件、方案規劃軟件等。本文根據一般企業內部控制使用信息設備以及運用信息策略的狀況，歸結出4個要項，包括軟件運用、教育、硬件設備、信息創新[2]。

（1）運用軟件方面。信息世紀的來臨，加上網絡的發達，使我們能夠快速地取得資料，但相對地就造成了現代企業普遍面臨的問題：資料太多，信息不足。隨著企業的服務市場擴大、資金來源也相對緊縮，企業內部每天要處理的資料量與日劇增。因此，在企業必須運用有效的信息軟件，以提升企業內部控制工作在效率與效能上的競爭力。

（2）硬件設備。工欲善其事，必先利其器，在硬件設備的基本要求被滿足后，才有可能進行所謂的信息化工程。其中電腦的部分應該包含處理器速度、硬盤空間、是否配有網卡、屏幕大小。另外，也需要了解目前企業使用的網絡連線方式，帶寬是否足夠等問題。總之，信息硬件設備的建立，是信息化的根本，如果沒有基本的信息設備，根本就無法做信息上的操作，無法享受信息帶來的便利，更別提進行所謂的內部控制信息化，構建信息效率。

（3）信息教育。“凡事以人為本”，如果操作信息設備、進入虛擬空間的人，不具備運用軟、硬件的信息能力，內部控制的信息化也將只是空談。最起碼的要求是企業的電腦出現一些基本的問題時，應當有專業人員試圖幫忙解決問題。這些員工最好是既懂內部控制工作的要點，又掌握一定的信息化技術，也即是復合型人才，而這些人員也正是各個企業應該優先培養的對象。因此，如何為內部控制員工提供相應的培訓，以符合信息化的需求，是滿足企業需求的一個重要問題。

（4）信息創新。“信息化”不僅為內部控制工作帶來了便捷、扁平化、高效的好處，也為企業從事相關活動帶來了更多元的選擇。信息化的許多創新優勢，如果能將內部控制信息化的優勢與企業的戰略經營計劃進行有效的融合，則不僅能夠確保內部控制活動的高效性，而且也能因此為企業帶來競爭優勢，推動企業成長。

4 結 語

總的來說，根據會計信息化下內部控制的特殊性，建立一套適合會計信息化的完善的內部控制制度，有助于實現企業效益最大化，成為當前企業關注的一個重要問題。企業也只有結合會計信息化條件下內部控制的特點，建立與之相適應的內部控制制度，才能充分發揮會計信息化在現代企業管理中的積極作用，促進企業的健康發展。

主要參考文獻

[1]李小東.國有企業內部控制機制建設的探討[J].現代經濟，2008（10）.

[2]程艷.試論會計信息化審計模式的創新[J].網絡財富，2009（6）.