淺析規范檔案管理在推進高校學生精細化管理中的作用

徐霞

【摘 要】學校精細化管理應該是緊緊圍繞以人為本，以精心的態度，精心的過程，落實細節管理，實現學校管理效益最大化和最優化的一種現代管理思想，高校輔導員必須秉持精細化管理的理念去管理和服務學生，而檔案管理在輔導員精細化管理中其中至關重要的作用。本文我們從細化檔案管理的必要性，檔案歸類和建檔過程三個方面進行分析，細化檔案管理對高校輔導員工作將會產生深遠的影響。

【關鍵詞】檔案管理；精細化管理；高校輔導員

隨著高校招生規模的擴大，青年社會化過程的延長，以及大學生生活背景、思想狀況的多樣性和復雜性，高校學生工作面臨著許多新情況和新問題，結合當今高校學生的特點和高校輔導員工作內容的變化，高校輔導員必須秉持精細化管理的理念去管理和服務學生。細化學生檔案是精細化管理的前提，我們將從細化檔案管理的必要性，檔案歸類和建檔過程三個方面進行分析。

一、建立學生檔案的必要性

現在大學生思想狀況的多元化，其出現的各種心理、突發事件等問題如果不能被輔導員及時發現并有效解決，情節嚴重時甚至釀成惡果。在這種情況下，如何實現對學生的精細化教育管理，實現輔導員工作的全覆蓋，讓每一個學生能夠得到應有的指導和幫助，成為一個亟待解決的問題。

在學生的日常管理中怎樣做到既能服務學生又能對突發事件防范于未然，這就要求輔導員全面及時準確的掌握學生的個人信息、學習生活情況和思想動態等，并對其建立起一套完整的學生檔案，以便及時研究和預測，對有心理問題的學生及時干預幫助。因此細化檔案管理應成為輔導員工作的重中之重。

二、學生檔案的細化分類

常規的學生檔案只限于學生的生源信息，包括家庭住址、畢業學校和聯系方式等，我們認為這些是遠遠不夠的，輔導員應該進一步細化學生檔案，并能根據學生的情況及時對檔案進行更新。我們將學生檔案分為以下四類：

（1）常規檔案。普通學生的常規檔案應包括學生生源信息、家庭住址、家庭及個人聯系方式和學生的住宿情況等，這些檔案是輔導員必須掌握的，對學生工作起到鋪墊作用。

（2）違紀學生檔案。每個學校都會有部分叛逆的學生，他們對學校的管理及教學持有不屑的態度，而且這部分學生平時會表現為不遵守學校的規定，這部分學生應成為輔導員關注的重點。對于違紀的學生應單獨建立違紀學生檔案，內容應包括：違紀的時間，違紀事因，違紀次數，違紀談話記錄，學生保證書以及違紀談話后的表現等，對于多次違紀的學生應及時通知家長，并將與家長溝通的結果記錄在違紀學生檔案中。

（3）貧困學生檔案。貧困生是學校資助的重點，學校會根據學生的貧困程度進行不同的資助以幫助其完成學業，因此輔導員應該建立一套完整的貧困檔案。貧困生檔案應包括每個貧困生的具體家庭情況以及學生對自身情況的態度等，并應該對每個貧困生跟進，以便及時掌握家庭突變及對學生造成的心理影響，做到及時的輔導，并為其爭取相應的資助機會。

（4）問題學生檔案。問題學生是細化學生檔案里最重要的一部分，是輔導員關注的重點。問題學生可以分為失戀引起的問題學生，家庭生長環境引起的問題學生，心理方面的問題學生等，學校在新生入學時應該對新生做一些心理方面的測試，對于不同心理問題的學生進行分類篩選，針對較嚴重的問題學生做分批次的談話，并將談話內容記錄于學生檔案，并及時跟進更新。問題學生是學生管理的中心，做好問題學生的檔案管理，對于及時掌握并防范突發事件有著重要的意義。

三、細化學生檔案的過程

建立檔案很重要，但是建立檔案的過程更重要。多渠道了解學生信息，是檔案精細化的前提。要做好學生心靈層面的精細化教育，即以人為本，真情教育，讓輔導員走入學生心中，發揮輔導員獨有的“亦師亦友”的優勢，真正成為學生值得信賴的知心朋友。只有這樣，學生才肯主動將自己的思想動態和心理狀況同輔導員進行交流，在遇到困難和疑惑時才能主動想到尋求兼職輔導員的幫助，而不是將輔導員放在自己的對立面，被動地接受輔導員的教育和管理。我認為可以從以下幾個方面做起。

（1）班會制度。輔導員基本上每周都要深入班級，參加一個班級的心理班會，在這個班會上與班上的每一個學生聊天，了解學生們的困惑，并為他們解惑，回來做好記錄。

（2）深入宿舍調研。宿舍是一個小集體，通過深入宿舍，輔導員可以了解到每一個學生最真實的生活狀況，并且可以通過他們的個人用品，悉知他們的興趣愛好。

（3）召開座談會。學生座談會可以分為班委座談會、舍長座談會和勞動組長座談會，每種不同形式的座談會可以了解每個學生在不同方面的表現。

（4）個別談話。對于個別有心理問題的同學，輔導員應與其單獨聊天，聊天的時間和地點都會預先計劃好，為的是保護好學生的隱私同時也達到交流的效果。

（5）家訪。與家長坦誠的談論其孩子在學校的學習和生活情況，仔細的了解其在入學前的表現，同時做好記錄，并與家長探討共同教育好孩子的方法，極力爭取家長的支持和參與。

（6）班主任交流制度，我們輔導員一般會定期的與每個班的班主任見面交流，了解他們對班級同學的學習和管理的想法和意見，共同商量做好學生的教育工作。

（7）充分利用心理輔導室，心理輔導室是每個學校的必備科室，心理專業的老師會通過約談或者網上交流的方式，與學生進行各方面的溝通。輔導員老師應與各位心理導師定時聯系，加強溝通，相互交流記錄材料，完善學生心理健康管理檔案。

（8）做好與任課老師的溝通。與任課老師定時交流，了解學生們在課堂和實驗室的學習情況，做記錄，然后與任課老師協商辦法，共同做好學生的上課、學習工作。

通過以上這些舉措，精細化檔案管理工作基本上可以做到了全覆蓋，不留死角。“千里之行，始于足下”，學生檔案精細化的多層面和繁瑣的過程無不需要我們一步一個腳印地去探索和實踐。精致管理是一種境界，它既不能一蹴而就，也不是高不可攀，它就存在于日常工作的每一個細節之中，持之以恒地做下去，它必將對我們輔導員的工作產生深遠的影響。

參考文獻：

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