我做學校檔案工作的幾點心得體會

周海英

摘 要：近年來，隨著教育事業發展的日新月異，對學校的檔案管理工作也提出了更高的要求，需要與時俱進，跟上時代潮流，因校制宜，努力使學校的檔案管理工作向著現代化更高的水平發展。從接手學校檔案工作幾年來，感悟了檔案工作如何從一個膚淺的材料整理工作上升為學校工作中的重要組成部分，結合實際工作談一談檔案工作的心得體會。

關鍵詞：檔案；管理制度：步入軌道

一、對檔案工作的重新認識

在接手學校檔案工作以前，一直認為這項工作不顯山不露水，實在不必要大張旗鼓地弄得轟轟烈烈。2010年開始，隨著教育局對學校檔案工作的重視，接連幾次召開業務員培訓會議，從理論宣講到業務指導，我也逐漸對做好檔案工作有了新的認識，看到一些做得好的學校的檔案室中的檔案整整齊齊很羨慕，也很激動，恨不得馬上回家也大干一場。但是到了實際操作中又覺得無從下手，心里總是沒有底，又有些氣餒了。但是王主任每次會議上總是鼓勵我們：不要急慢慢來，先做一年的，有個大概的了解，萬事開頭難，做順手了就好了。在她的帶領下，我重新樹立起信心，慢慢摸索，仔細琢磨，不懂就問，開始對做好檔案工作有了興趣和信心。現在每每看著完工的排列整齊的檔案盒，心里也美滋滋的，很有成就感。

二、領導重視加強投入

每一項工作只有得到領導的重視與支持才能順利的開展下去，包括硬件和軟件的配備。我仔細觀察了一下，現在新建學校無論是在館室面積還是在設施配備上的條件都體現出明顯的優越性，一般都會把檔案室納入專用室的籌建計劃，并且配備好密集柜、空調、滅火器、電腦等等專用設備。而在平時交流中我也了解到，有些學校不要說三室分開、配備專用設備，甚至只有一些木柜子，檔案室也是在犄角旮旯辟處一塊小地方，更甚者，檔案室還兼做儲物間，堆滿了雜七雜八的物件，這對檔案工作建設是很不利的。原因是這些學校領導普遍認為，學校工作的重點是教育教學工作，對檔案管理工作往往重視不夠，有些領導認為有間檔案室，有些櫥柜即可，在檔案管理經費的投入上少之又少甚是出現真空現象，所以就出現了以上的問題。所幸的是，我區在近幾年大力加強學校綜合檔案館建設工作，對學校提出了星級檔案館的創建達標要求，并將檔案管理也作為了年終學校辦學水平考核的一個條款，極大地提高了校長們的重視程度。

三、管理制度、組織人員作保證

這些年工作中我深深覺得要做好工作必須建立一套完善的管理制度，才能做到有章可循。我著手做檔案工作的第一步就是構建學校檔案管理網絡，并且在取得一把手的支持下由一把手分管，辦公室主任兼任檔案員具體管理業務工作，同時各部門推薦一位人員為部門兼職檔案員，形成完善的管理梯隊。在各部門推薦上來的人員中，我也精心篩選，必須選擇責任心強、踏實肯干的人員作為這個隊伍中的一員，記得剛剛推薦上來的名單中，有一位同志平時紀律觀念差，做事拖拉，所以部門中一般也不安排什么重要工作給他，我拿到名單后，立即和該部門負責人進行溝通協調，并與分管領導進行匯報，強調該項工作的重要性，不是隨便拉個人就可以充數的，最后，該部門重新推薦出一個做事踏實、認真負責的同志充實到檔案工作隊伍中來。所以，應該說我校的檔案員隊伍的個人素質都很強，這對以后各項工作的開展起著至關重要的作用。

四、加強培訓提高業務水平

檔案工作是一項專業性很強的系統工作，它同樣需要專業化的工作隊伍，只有不斷學習更新理念，才能適應形勢的發展。我區對學校專兼職檔案管理人員定期舉行業務培訓，通過這一系列的培訓，使我們對做好檔案工作有了系統的了解，同時通過校際之間互動交流，實地查看交流學習進一步提高實際工作中的操作技能。

我校規定，檔案歸檔工作為一年二次，并保證在每次歸檔工作開始前都要舉行業務培訓、主要是對前期工作進行總結，指出存在的一些問題并進行指導。培訓上采取業務培訓（指導材料的甄別、分類、編號等等）、互相交流（談談自己在工作中的體會，存在的問題）、針對某部門檔案工作實例解析、邀請專家來校指導、組織到其他檔案管理先進的學校實地學習交流等多種形式。由于學校教育教學工作需要，部門之間成員不可避免會產生相互交流情況，檔案員也有人員更替情況發生，這樣的培訓，使新手也能盡快接上手，現在我感覺我們學校的檔案員無論在歸檔意識還是在業務水平上都有了較大的提高，各項檔案工作的開展也開始慢慢步入軌道。

隨著信息化時代的到來，網絡已經遍布各行各業，為我們全體檔案人提供了更多的交流平臺，我區創建的檔案員工作QQ群，在很大程度上發揮了集思廣益的作用，都說“三個臭皮匠頂過一個諸葛亮”，的確，有時候自己一個人關在辦公室搗鼓半天都沒半點進展的問題在群上請教一下，高手們馬上能給你解決，同樣，你的一些好的方法成功的經驗同大家一起分享也是一件快樂的事。

五、開發利用服務群眾

檔案的最大的價值體現就是檔案開發利用，如果僅是為了做檔案而做檔案，就失去了檔案工作的意義。如果所有的檔案都是靜靜躺在檔案室而不利用的話就是一堆毫無用處的廢紙，也就失去了它存在的價值，我們的工作也將失去意義。我們所做檔案工作最具價值的體現是其對學校教育教學管理工作指導輔助作用，為學校工作提供服務，為廣大師生提供服務，為各級各類查閱檔案資料者提供服務。在實際工作中，我們利用學校檔案，已多次為社會和各方面提供畢業生原始的學籍信息和學歷證明，為教職工的職稱評定、各類評先評優、退休教師住房貨幣補貼等提供最具可靠性的第一手資料證明，有一位很多年前離職的老師遺失了社保卡，為了和社保局核對工齡來學校查閱以前的教職工花名冊，最后在工資發放單上找到了他要的材料，為他解決了這個問題。學校歷年來在各種科研、教育教學和體育競賽中所取得的實物檔案材料（包括匾、獎牌、榮譽證書、獎杯、錦旗及其他實物如贈書、臺鐘、臺鏡、照片等）也在我校編撰辦學130周年校史中起到了重要作用，這本262頁校史的發行對提高學校知名度和開展對外宣傳等方面發揮了重要作用，取得了良好的效果。

參考文獻：

[1]鄧皓軒.高校體育檔案工作的現狀與對策研究[D].四川大學，2007.

[2]王紹忠.檔案定義研究述評.檔案工作，1990（08）.

（作者單位 江蘇省無錫市陽山中學）

編輯 司 楠