英語商務信函的文體特征

摘要：英語商務信函是國際貿易活動中的一種重要的交際手段。幾乎每一筆業務，從建立貿易往來關系，到詢盤、報盤、還盤及最終簽訂協議，各個階段都要經過買賣雙方多次信函溝通才能達成交易。英語商務信函具有行業英語的特色。從文體學的角度分析，英語商務信函從詞匯、句法到語篇都有其獨特之處。

關鍵詞：英語商務信函；文體特征；規范

中圖分類號：H315 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）19-0162-02

隨著中國經濟與世界經濟的接軌與融合，中國與其他國家的貿易交流越來越頻繁。盡管電話、傳真、E-mail等電子通訊已經廣泛使用，商務信函仍然是重要的聯絡方式之一。在國際貿易交往中，作為最重要的書面交往方，英語商務信函的使用越來越廣泛，越來越普遍。商務信函是公文文體的一個實用分支，是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。借助商務信函，各個商家可以在激烈的國際市場競爭中順利地捕捉到無限商機。幾乎每一筆業務，從建立貿易往來關系，到詢盤、報盤、還盤及最終簽訂協議，各個階段都要經過買賣雙方多次信函溝通才能達成交易。英語商務信函具有行業英語的特色。從文體學的角度分析，英語商務信函從詞匯、句法到語篇都有其獨特之處。

一、詞匯特征

1.用詞正式。英語商務信函在一定程度上意味著該企業對對方的承諾，這一特殊作用要求英語商務信函在措辭上更規范，更正式。因此，英語商務信函習慣使用書面詞匯替代口語詞匯，例如，以by virtue of代替because of，以be in a position to do代替be able to do，以cease to do代替stop to do，以otherwise代替or；以介詞短語代替簡單的介詞，使語言顯得更正式和嚴肅，如以in respect to，in connection with和with regarding to等代替about。

2.用詞專業。在對外貿易活動的操作過程中，經過長期的商業實踐，英語商務信函用詞經常使用大量的約定俗成的專業術語、行話、外來詞、縮略語等商業用詞，以便于精確地表達概念，使英語商務信函比較莊重。例如，trimming charges，Offer，status quo，L/C等在普通的英語信函中并不常見。

3.用詞具體。商務信函體現出的信息都是確切的，具體的，不會含糊其辭。在信函中幾乎不會出現大概、也許、不一定等詞匯。準確性主要體現在數量詞的大量運用。商務信函中的時間、價格、數量、金額、規格等問題貫穿商貿活動始終，數字的表達應言之確鑿，避免摸棱兩可。例如：The vender shall deliver the goods to the vendee by June 15，2011.（賣方須于2011年6月15日或之前將貨物交給買方。）該句明確了具體時間，而不好用next month 或tomorrow等模糊詞匯。

二、句法特征

1.主要使用陳述句。從地位上看，收信人和發信人雙方是平等的關系。因此，英語商務信函中多使用語氣委婉的陳述句來替代向對方發出要求的祈使句表示對對方的愿望或要求。至于對方是否會如愿采取行動，則由對方定奪。例如：We should be pleased if you would give us further details of Chinese leather shoes.（如能告知中國皮鞋的其他詳情，將不勝感激。）當交易雙方意見不統一時，信函的一方通常先肯定雙方能夠達成共識的部分，然后再對不同意的內容以商量的口吻進行對話。例如：It would be better if…即使交易的一方在表達不愉快的情感時，也會采用陳述事實等手段間接地表示出來。

2.采用大量的并列句和復合句。

（1）復合句與簡單句結合，以復合句為主：為了保證考究的句式和嚴密的邏輯性，函電英語往往需要將連續的短句結合成一個獨立的主從復合句或并列句。復雜句：The Credit could cover 65%of the local expenses if they are made under the responsibility of the British Contractor and within the limit of the down payments paid on the Contract，i.e.，10% as a maximum.（此項貸款可支付當地費用的65%。但此項費用必須是英國承包商直接負責支付的，并必須在合同付款的幅度以內，即最高不得超過合同金額的10%。）該句是主從復合句，由從屬連詞if引導的狀語從句包含了兩個前提條件，使主句的行為范圍受到嚴格限制，從而使全句邏輯嚴密。

（2）常用并列結構。用and連接并列結構，使表達更精確。例：This contract is made by and between the two parties.（雙方簽定本合同。）用or引導的選擇性并列結構，使內容更嚴謹全面。

（3）狀語位置獨特。英語商務信函中，較長的狀語經常出現在主謂語之間，一般文體的主謂語間不放長狀語。例：The Contractor shall，if called upon so to do，enter into and execute the Contract，to be prepared and completed at the cost of the employer，in the form annexed to these conditions with such modification as may be necessary.（在被邀簽約時，承包人應同意簽訂并履行合同，該合同是由業主按照本合同條件所附格式擬定，如有必要可對其進行修改。該合同的擬定和簽訂費用由業主承擔。）商務函電的狀語從句中，if，when，in case等連詞與從句的主體之間可放謂語，一般文體的狀語從句中則不可。例：If，after 30 days from the commencement of such informal consultations，the parties fail to resolve amicably a contract dispute，either party hereto may require that the dispute be submitted to arbitration for resolution.（在非正式協商開始30天后，如果雙方仍不能友好地解決合同爭端，任何一方都可以要求將爭端提交仲裁解決。）

3.虛擬語氣的運用。虛擬語氣可表達發信人的主觀愿望和假想虛擬的情況，并可使語氣委婉，should，would，could，might等情態動詞加實義動詞，可以準確表達發信人的預測、能力、允諾等語氣和態度，也表現出發信人的禮貌。

三、語篇特征

與普通信函相比，商務信函屬于與對方聯系業務的公函，因此，商務信函的書寫格式要規范、措辭要嚴謹、內容要簡潔。

從語篇內容上看，本著一事一信、一段一主題的原則，英語商務信函強調每封信函圍繞一個重要內容展開敘述，每個段落按照一個主題進行闡述，避免拖沓冗長，以便主旨明確，能夠使對方一目了然。

從篇章結構上看，英語商務信函的格式比較固定，通常由三部分構成，具有程式化色彩。發信人通常在第一部分開門見山地表明寫信的目的，或回信時首先提及對方上次的來信，使收信人盡快了解其意圖；在第二段具體闡明寫信理由或答復來信中的具體問題進行信息交流；第三段中表達自己的建議或愿望結束信函。整個商務信函內容連貫，層次清晰。

四、結語

英語商務信函在國際貿易往來中起著非常重要的作用。掌握英語商務信函的文體特征有助于企業借助有效的信函，在交易中取得成功。

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